Posredovanje OP o zaposlenih

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov zaposlenih s strani delodajalca zaradi potreb varnostnih organov ob obisku tujega državnika.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«. Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

V javnem sektorju in tudi za organe, ki sodijo pod zavezance po Direktivi (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (v nadaljevanju: Direktiva 2016/680), pravne podlage ureja 9. člen ZVOP-1.

Na podlagi navedb, ki jih navajate v vašem zaprosilu, IP sklepa, da je šlo za posredovanje osebnih podatkov policiji. Njene naloge in pooblastila ureja Zakon o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, 23/15 – popr., 10/17; v nadaljevanju: ZNPPol). Ta v 33. členu določa, katera policijska pooblastila smejo policisti izvajati ob opravljanju policijskih nalog. Med drugim smejo izvajati tudi akreditacijski postopek. Gre za omejeno varnostno preverjanje za zagotavljanje varnosti določenih varovanih oseb v prostorih posebnega pomena ali objektih, kjer bodo potekali določeni dogodki državnega pomena (mednarodne konference, obiski državnikov tujih držav, …) in se izvajajo posebni varnostni ukrepi za varovanje določenih varovanih oseb. V skladu z določbami 101. člena ZNPPol oseba, ki se bo zadrževala v takem prostoru ali udeležila takega dogodka, izpolni poseben vprašalnik, ki ga izdela policija skupaj z organizatorjem dogodka. V akreditacijskem postopku se smejo pridobivati naslednji podatki: osebno ime (vključno s prejšnjimi), davčna številka, podatki iz nekaterih evidenc policije (navedenih v 1., 2., 3., 5., 6., 11., 12., 14., 19. in 27. točki drugega odstavka 123. člena ZNPPol), datum in kraj rojstva, državljanstvo oziroma državljanstva (vključno s prejšnjimi), poklic in delo, ki ga oseba opravlja ali je opravljala, podatki o namenu oziroma razlogu prihoda ter o organizatorju (osebno ime ali naziv pravne osebe), ki bo potrdil namen prihoda, podatki o delodajalcu (osebno ime ali naziv pravne osebe in naslov), vključno z njegovo pisno potrditvijo na vprašalniku, da preverjeno osebo pošilja za izvedbo posameznih del, povezanih z dogodki državnega pomena, ter podatki o načinu prihoda, vključno z navedbo registrske številke in znamke za prevozno sredstvo.

Akreditacijski postopek torej obsega izpolnitev posebnega vprašalnika, ki ga izpolni oseba, ki se bo zadrževala v takem prostoru ali udeležila takega dogodka, ne pa delodajalec sam. Vprašalnik vsebuje osebne podatke preverjene osebe, namen vstopa in zadrževanja v prostorih posebnega pomena ter druge, nujno potrebne podatke za uspešno in učinkovito varovanje določenih oseb in objektov.

Nadalje Pravilnik o policijskih pooblastilih (Uradni list RS, št. 16/14, 59/17) določa, da se sme varnostno preverjanje zaradi varovanja določenih varovanih oseb, ki so visoko ogrožene, izvajati le za osebe, ki se nahajajo v objektih, njihovi neposredni bližini ali ob poti, kjer se bo zadrževala varovana oseba.

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti.

Na podlagi navedenega IP ni znana pravna podlaga oziroma razlog za posredovanje osebnih podatkov tistih zaposlenih, ki se dogodka niso udeležili. Sklepno IP poudarja, da vam konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov IP v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka