Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 27.09.2019
Naslov: Hramba izdanih računov in pogodb o storitvah
Številka: 0712-1/2019/2146
Vsebina: Pravica do pozabe, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede rokov hrambe izdanih računov in pogodb o storitvah. Zanima vas, koliko časa lahko komunalno podjetje hrani pogodbo stanovalca (fizične osebe) za izvajanje svoje dejavnosti (odvoz komunalnih odpadkov, dobava vode, komunalščine) glede na to, da terjatve za te storitve zastarajo po enem letu. Komunalno podjetje je namreč zavrnilo izbris osebnih podatkov z obrazložitvijo, da lahko pogodbo hranijo še vsaj pet let po njeni odpovedi zaradi 5-letnega splošnega zastaralnega roka, kljub temu da so vse obveznosti po pogodbi že plačane, račune pa bodo hranili še 10 let po izdaji zaradi zahtev Zakona o davku na dodano vrednost. Po vaši oceni komunalno podjetje pogodb o dobavi storitve ne bi smelo več hraniti in bi jih morali uničiti.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

Če specialni predpisi ne določajo drugače, je konkreten rok hrambe odvisen od roka morebitnih postopkov uveljavljanja pravic v zvezi z navedenimi pogodbami.

 

IP lahko pravilno in zakonito obdelavo osebnih podatkov preverja zgolj v konkretnem inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku.

 

Splošna uredba o varstvu podatkov v točki (e) člena 5(1) opredeljuje t.i. načelo »omejitve shranjevanja osebnih podatkov«. Skladno s tem načelom so osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1), pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

 

Splošna uredba natančnega roka hrambe razumljivo ne more določati, je pa to področje urejeno v nekaterih področnih zakonih (npr. davčna zakonodaja podrobneje ureja obdobje hrambe poslovne dokumentacije). Po Zakonu o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14, 90/15 in 77/18, v nadaljnjem besedilu ZDDV-1) mora vsak davčni zavezanec v svojem knjigovodstvu zagotoviti dovolj podrobne podatke, da omogočijo pravilno in pravočasno obračunavanje DDV in nadzor davčnega organa nad obračunavanjem in plačevanjem DDV. Tako v zvezi s hrambo računov 86. člen ZDDV-1 določa, da mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem na ozemlju Slovenije, deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo; če se računi nanašajo na nepremičnine pa celo dvajset let.

Konkreten rok hrambe posameznih pogodb pa je, če specialni predpisi ne določajo drugače, odvisen od roka morebitnih postopkov uveljavljanja pravic v zvezi z navedenimi pogodbami. Pri določanju roka hrambe teh dokumentov verjetno ne gre spregledati 32. člena Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 32/12, 94/12, 101/13 – ZDavNepr, 111/13, 22/14 – odl. US, 25/14 – ZFU, 40/14 – ZIN-B, 90/14, 91/15, 63/16, 69/17, 13/18 – ZJF-H in 36/19), ki določa, da se mora dokumentacija iz 31. člena tega zakona hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo, če s tem zakonom ali zakonom o obdavčenju ni drugače določeno. Ker ni v pristojnosti IP razlagati roka hrambe posamezne dokumentacije, mora to za konkretne dokumente presoditi upravljavec sam, pri čemer velja splošno pravilo, da je hramba osebnih podatkov upravičena toliko časa, dokler ni dosežen namen, za katerega so bili ti podatki zbrani, ali dokler hrambo za posamezne zbirke oz. dokumentacijo zahtevajo področni predpisi. V tem času tudi pravica posameznika do izbrisa podatkov ne pride v poštev. Torej, ko pogodba preneha veljati v celoti, mora tudi upravljavec prenehati z obdelavo osebnih podatkov, saj člen 6(1b) Splošne uredbe o varstvu podatkov načeloma ni več ustrezna pravna podlaga za njihovo obdelavo. Vendar to ne pomeni, da bi zbrane osebne podatke (tj. sklenjene pogodbe) moral tudi izbrisati, kot to izhaja iz člena 17(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. V členu 17(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov so namreč določene izjeme, med drugimi je tudi, da se pravica do izbrisa ne uporablja, če je obdelava potrebna za izvrševanje zakonske dolžnosti upravljavca (točka b) ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov (točka e).

V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

 

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                               informacijska pooblaščenka