Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 08.08.2019
Naslov: Hramba OP študentskih delavcev
Številka: 0712-1/2019/1852
Vsebina: Delovna razmerja, Pravica do pozabe, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da opravljate koncesijsko dejavnost študentskih servisov in v okviru svoje dejavnosti izdajate napotnice ter obračunavate dohodke študentov. Dodajate, da Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) določa, da se kot delavec v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca. V zvezi s temi delavci naj bi delodajalec TRAJNO hranil naslednje evidence, in sicer:

- evidenco o zaposlenih delavcih (študentski servis in naročnik),

- evidenco o stroških dela (študentki servis) ter

- evidenco o izrabi delovnega časa (naročnik).

 

Nadalje navajate, da osebne podatke študentov zbirate na treh (3) različnih podlagah, in sicer:

1. študent se vpiše v bazo kandidatov študentskega servisa, vendar do naročila napotnice NE PRIDE. V tem primeru študenta na zahtevo izbrišete iz vaših evidenc,

2. študent se vpiše v študentski servis, dostavi dokazilo o šolanju in naroči napotnico. Napotnica se pošlje na podjetje, izroči študentu, na inšpektorat pa se pošlje seznam napotnic, ki vsebuje podatke o št. napotnice, statusu, vrsti napotnici, nazivu dela, datumu, začetku, koncu, št. študenta, imenu, priimku, naslovu, poštni številki, mestu, št. naročnika, imenu naročnika, naslovu naročnika, poštni številki naročnika ter mestu naročnika,

3. študent se vpiše v študentski servis, dostavi dokazilo o šolanju, naroči napotnico, zanj podjetje pošlje obračun, izstavite račun, študent prejme nakazilo. Napotnica se pošlje na podjetje, izroči študentu, na inšpektorat pa se pošlje seznam napotnic, na obračunu so podatki o firmi naročnika, št. napotnice, ime študenta, obdobje dela, št. ur in urna postavka. Na dan nakazila dohodka se na FURS poroča individualni REK-2, ki vsebuje ime študenta, davčno številko, naslov prebivališča in zaslužek.

 

Sprašujete nas:

- ali lahko v drugem primeru na zahtevo študenta izbrišete vse podatke glede na to, da ste o izdaji napotnice poročali inšpektoratu (včasih dobivate tudi poizvedbe policije o ponarejenih potrdilih o šolanju za preteklo leto),

- koliko časa je potrebno hraniti obračune dohodkov za študentsko delo, tako imenovano evidenco o stroških dela (stara navodila v javni upravi so, da naj bi se podatki o študentskem delu hranili 5 let, vendar so mnenja v arhivski stroki različni svetovalci glede arhiva in varstva osebnih podatkov različna. Nekateri zagovarjajo trajno hrambo, nekateri 5, drugi 10 let.)

- koliko časa morajo podjetja hraniti evidenco o izrabi delovnega časa?

           

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru nezavezujočih mnenj ne more podati konkretnih odgovorov na zastavljena vprašanja, namreč konkretno presojo lahko opravi zgolj v postopku inšpekcijskega nadzora. Zato vam v nadaljevanju podajamo splošna vodila, ki vam bodo pomagala v danem primeru.

 

Rok hrambe

 

Splošna uredba v točki e prvega odstavka člena 5 Splošne uredbe na splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov. Ta določa, da so osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Osebni podatki se lahko shranjujejo za daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s prvim odstavkom člena 89, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz Splošne uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Po izpolnitvi namena obdelave se torej osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

 

Kot že navedeno, roke hrambe za nekatere upravljavce oziroma nekatere vrste osebnih podatkov natančneje določajo področni predpisi. To pomeni, da četudi sami niste določili roka hrambe določenih osebnih podatkov, lahko področna zakonodaja določa, da je potrebno nekatere osebne podatke hraniti do preteka nekega obdobja (npr. določbe ZEPDSV). V kolikor ti področni predpisi določajo poseben rok hrambe konkretnih osebnih podatkov, je potrebno upoštevati ta rok. Ni pa v pristojnosti IP v okviru mnenja razlagati roka hrambe posameznih dokumentov, to morate presoditi sami.

 

V kolikor rok hrambe ni vnaprej določen in specialni predpisi ne določajo drugače, je slednji odvisen od roka morebitnih postopkov uveljavljanja pravic v zvezi z vašimi storitvami, tj. opravljanjem koncesijske dejavnosti študentskih servisov.

Pravica do izbrisa

Uredba prinaša posameznikom pravico do izbrisa osebnih podatkov oziroma “pravico do pozabe”, vendar ta pravica ni avtonomna. V skladu s členom 17 ima vsak posameznik pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, kadar so izpolnjeni določeni pogoji. Posebej pa opozarjamo na določbe točke b tretjega odstavka 17. člena Splošne uredbe, ki določa, da se prva dva odstavka ne uporabljata, če je obdelava potrebna za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi prava Unije ali prava države članice, ki velja za upravljavca, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Pred vsako morebitno zahtevo za izbris podatkov mora upravljavec temeljito preveriti, ali mora dejansko ugoditi zahtevi posameznika ali po drugi strani pretehtajo drugi razlogi, da zahtevi ne ugodi, kot to določa 17. člen uredbe. Prav gotovo pa ni priporočljivo podatkov brisati takoj na zahtevo posameznika, temveč je dolžnost upravljavca, da najprej skrbno preveri, ali za hrambo ne obstajajo druge pravne podlage ali nobeni prevladujoči zakoniti razlogi. V kolikor je zahteva utemeljena in ni več podlage za hrambo podatkov, pa se vsebine podatkov ne sme več hraniti. Lahko se hrani zgolj dokaz o izbrisu brez vsebine podatkov. Za več informacij o pravici do izbrisa osebnih podatkov vas napotujemo na svojo spletno stran: https://tiodlocas.si/zelim-izbrisati-svoje-podatke/.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka