Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 01.08.2019
Naslov: Zbiranje podatkov udeležencev na seminarjih
Številka: 0712-1/2019/1788
Vsebina: Informiranje posameznika, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Pojasnjujete, da vaše podjetje INVEL d.o.o. v okviru projekta SPIN – Program vključevanja oseb, ki so pred izgubo zaposlitve, izvajate delavnice za informiranje in motivacijo ciljnih skupin na področju karierne orientacije in kariernega svetovanja. Na teh delavnicah zbirate podatke udeležencev na listi prisotnosti, kamor udeleženci vpišejo svoje ime, priimek in podpis. Hkrati pa območni Zavod za zaposlovanje (ki udeležence napotuje na informativne delavnice) doda svojo listo prisotnosti, na kateri pa sta že vpisana ime in priimek udeležencev, kamor ti dodajo samo svoj podpis. Zanima vas, na kakšen način naj izvedete popis prisotnih udeležencev, da boste spoštovali varstvo osebnih podatkov in hkrati izpolnili potrebe obeh naročnikov, ki potrebujeta te podatke (Javni štipendijski, razvojni, invalidski in preživninski sklad RS in ZRSZ).

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da Splošna uredba zahteva informiranje posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. V obvestilu je treba posameznike najkasneje ob zbiranju osebnih podatkov (lahko pa tudi prej) seznaniti tako z nameni obdelave, kot tudi s pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov in drugimi informacijami, ki jih predpisuje člen 13 Splošne uredbe. Za lažjo implementacijo zahtev Splošne uredbe na tem področju je IP pripravil tudi obrazec po členu 13 Splošne uredbe, ki je dostopen na spletni strani IP. Iz priloženega obrazca za zbiranje osebnih podatkov udeležencev ni razvidno, da bi bile udeležencem seminarjev podane informacije, ki jih zahteva člen 13 Splošne uredbe. Če udeležencem potrebne informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov niso bile že podane prej ali na drug način, potem IP predlaga, da za skladnost z zakonodajo ustrezno dopolnite obrazec z zahtevanimi informacijami oziroma na primeren način zagotovite obveščanje o informacijah po členu 13 Splošne uredbe.

 

Ob zgoraj navedenem IP še dodaja, da iz dopisa ni razvidno, za kašen namen in na kateri pravni podlagi zbira podatke udeležencev podjetje INVEL d.o.o. in za kakšen namen ter na kateri podlagi ZRSZ. Če gre za enotni obrazec (zbirajo se isti podatki) s strani dveh različnih upravljavcev, za dva različna namena mora že iz pojasnil udeležencem izhajati, kateri so ti nameni in katera je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov.

 

Dopustne pravne podlage za zbiranje osebnih podatkov udeležencev, so navedene v členu 6 (1) Splošne uredbe in sicer:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

IP glede pravnih podlag dodaja, da je od namena zbiranja in konkretnega pravnega razmerja odvisno, na kateri pravni podlagi zbirate osebne podatke udeležencev. Če na primer podatke zbirate zaradi obveznosti poročanja v zvezi z javnim razpisom, bo pravna podlaga povezana z zakonsko ali pogodbeno obveznostjo, ki opredeljuje zahteve poročanja v zvezi z izvajanjem ali financiranjem projekta. IP na podlagi predloženih informacij in v okviru mnenja ne more dokončno ugotoviti, katera je ustrezna pravna podlaga za zbiranje podatkov udeležencev – to je vselej odgovornost upravljavca.

 

Ob zgoraj navedenem IP še dodaja, da je za zagotovitev skladnosti s Splošno uredbo treba poskrbeti tudi za varnost osebnih podatkov. Upravljavec mora pri zbiranju osebnih podatkov zagotoviti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, da se prepreči nepooblaščen dostop ali drugačno kršitev varnosti osebnih podatkov. Ukrepe je treba sprejeti glede na tveganje, ob presoji vseh konkretnih okoliščin primera, upoštevaje vrste in obseg podatkov, kdo vse ima dostop, itd.

 

Pri zbiranju osebnih podatkov na listah prisotnosti je treba spoštovati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, ki zahteva, da se zbirajo le tisti osebnih podatki, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

 

Za dodatne informacije smo vam na voljo tudi v času uradnih ur po telefonu (na brezplačni telefonski liniji za svetovanje podjetjem 080 29 00 ali splošni telefonski liniji 01 230 97 30).

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                         

Anže Novak, univ. dipl. prav.      

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo