Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 19.08.2019
Naslov: Posredovanje OP s strani upravljavca pokopališča
Številka: 0712-1/2019/1909
Vsebina: Občine, Pridobivanje OP iz zbirk, Upravni postopki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da je lahko pokojnik, skladno s prvim odstavkom 21. člena Zakona o pogrebni in pokopališki dejavnosti (ZPPDej), na zahtevo svojcev ali drugih fizičnih ali pravnih oseb, ki imajo za to upravičen interes, izkopan in prenesen na drugo pokopališče ali v drug grob na istem pokopališču, in sicer po predhodnem mnenju najemnika groba. Skladno s četrtim odstavkom 21. člena ZPPDej je za prekop pokojnika potrebno pridobiti dovoljenje pristojnega občinskega organa. V okviru odločanja v navedenem postopku je pristojni občinski organ, ki v postopku izdaje dovoljenja za prekop postopa po določbah Zakona o splošnem upravnem postopku, upravljavca pokopališča, na katerem se nahaja grom, zaprosil, da mu za grob, kamor želi vlagateljica zahteve prenesti posmrtne ostanke, posreduje osebne podatke najemnika groba (ime priimek, naslov najemnika groba, kopijo najemne pogodbe in kopijo najemnikovega mnenja oziroma dovoljenja k prekopu oziroma pokopu). Predhodno je upravljavec pokopališča pristojnemu občinskemu organu sicer že posredovali informacijo, da najemnik s prekopom soglaša. Pristojni občinski organ se v svojem zaprosilu sklicuje na 33. in 139. člen Zakona o splošnem upravnem postopku. Upravljavec pokopališča v skladu s 35. členom ZPPDej vodi evidenco najemnikov grobov. Skladno s petim odstavkom 35. člena se v evidenci najemnikov grobov vodijo podatki o imenu in priimku najemnika, EMŠO ali davčna številka, naslov najemnika, številka in datum sklenitve pogodbe o najemu ter višina grobnine. Zanima vas, ali je na zgoraj navedeni zakonski podlagi upravljavec pokopališča dolžan pristojnemu občinskemu organu posredovati zgoraj omenjene dokumente in osebne podatke oziroma na kateri pravni podlagi je / bi bil predmetne osebne podatke dolžan posredovati.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov; v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav in zavarovanja osebnih podatkov ne more presojati.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je potrebno imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba pravne podlage določa v prvem odstavku člena 6, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Točka (f) se ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Na podlagi drugega odstavka člena 6 Splošne uredbe pa lahko države članice ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1. Tako 9. člen ZVOP-1 opredeljuje pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju in na podlagi prvega odstavka se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, z zakonom pa se lahko določi, da se odločeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Na podlagi drugega odstavka lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.

 

Zakon o pogrebni in pokopališki dejavnosti (Uradni list RS, št. 62/16; v nadaljevanju ZPPDej) v četrtem odstavku 21. člena določa, da je za prekop pokojnika treba pridobiti dovoljenje pristojnega občinskega organa. Skladno s šestim odstavkom ZPPDej daje pristojni občinski organ soglasje za prekop ali soglasje za pokop zunaj pokopališča v skladu s tem zakonom, odlokom občine in v skladu z zakonom, ki ureja splošni upravni postopek.

 

Eno od temeljnih načel Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 in naslednji; v nadaljevanju ZUP) je načelo materialne resnice, ki določa, da je treba v postopku ugotoviti resnično dejansko stanje in v ta namen ugotoviti vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo (8. člen ZUP).

 

Skladno s 139. členom ZUP lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena (prvi odstavek) in odredi po uradni dolžnosti izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve (drugi odstavek). Uradna oseba, ki vodi postopek, si preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila (tretji odstavek). Če uradne evidence ne vodi organ, ki je pristojen za odločanje, je dolžan od pristojnega organa podatke brezplačno zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. Zaprošeni organ je dolžan te podatke posredovati takoj oziroma najkasneje v roku 15 dni, če ni v predpisu, ki ureja uradno evidenco, drugače določeno (četrti odstavek). Uradna oseba lahko pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala (peti odstavek). Določbe petega in šestega odstavka tega člena se štejejo za zadostno zakonsko podlago za pridobivanje osebnih podatkov v smislu zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, ne glede na to, ali posebni (materialni) zakoni za posamezne vrste upravnih postopkov vsebujejo takšno podlago (sedmi odstavek).

 

Na podlagi 34.a člena ZUP so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, so dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve.

 

Navedene določbe bi morda lahko predstavljale pravno podlago, na podlagi katere bi pristojni občinski organa lahko upravljavca pokopališča, za namen izdaje dovoljenja za prekop pokojnika, ki ga je potrebno pridobiti skladno s četrtim odstavkom 21. člena ZPPDej, zaprosil, da mu za grob, kamor želi vlagateljica zahteve prenesti posmrtne ostanke, posreduje tiste osebne podatke najemnika groba, ki so potrebni za odločanje v upravnem postopku, ki ga pristojni občinski organ vodi. Obenem je potrebno upoštevati še načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, še posebej načelo najmanjšega obsega podatkov (člen 5(1)(c) Splošne uredbe), skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Takšna presoja je primarna odgovornost pristojnega občinskega organa. IP na tem mestu ponovno izpostavlja, da ne more in ne sme ocenjevati, katere konkretne osebne podatke pristojni občinski organ potrebuje za odločanje v konkretnih upravnih postopkih. V kolikor ocenjujete, da je zahteva očitno pretirana predlagamo, da se za dodatno obrazložitev pravne podlage obrnete na organ, ki podatke zahteva.

 

Lep pozdrav,

 

 

Pripravil:

Žiga Veber,

državni nadzornik za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik,

informacijska pooblaščenka