Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
SLO | ENG

Iskalnik po odločbah in mnenjih GDPR

+ -
Datum: 17.06.2019
Naslov: Anketa med študenti
Številka: 0712-1/2019/1465
Vsebina: Elektronska pošta, Posebne vrste, Šolstvo, Statistika in raziskovanje
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vašo prošnjo za mnenje glede posredovanja spletnega vprašalnika študentom. Pojasnjujete, da nameravate v sklopu dispozicije doktorske disertacije raziskati eno izmed zdravstvenih tematik na reprezentativnem vzorcu študentske populacije. Želite se obrniti na dekane posameznih fakultet, ki bi povezavo do spletnega vprašalnika posredovali svojim študentom. Sprašujete, ali bi bil takšen pristop ustrezen, ter katera soglasja morate ob tem zagotoviti (soglasje zavoda ali soglasje posameznih študentov).

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP uvodoma izpostavlja, da v sklopu neobvezujočega mnenja vsekakor ne more presojati konkretnih dejanj obdelav, temveč lahko to stori šele v okviru inšpekcijskega postopka, zato v nadaljevanju podaja splošna pojasnila. Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora obstajati pravna podlaga, pri čemer je v členu 6 Uredbe določeno, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Kolikor je razumeti vaše vprašanje, fakultete ne bi posredovale podatkov študentov vam, ampak bi same posredovale zgolj sporočila o vaši anketi, študenti pa bi se sami odločili, ali bodo sodelovali preko navedene povezave. Vi bi torej zbirali podatke preko spletnega vprašalnika. Za ta del morate sami poskrbeti za pridobivanje ustreznih privolitev za sodelovanje v anketi in glede na namene za zbiranje podatkov. Več o tem, katere zahteve Splošna uredba daje za zakonito zbiranje osebnih podatkov na podlagi privolitve na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/.

 

Če bi torej sporočila s povabilom k izpolnitvi vprašalnika v okviru rednega kontaktiranja študentov poslale same fakultete in torej naslovov študentov te ne bi posredovale tretjim (vam), potem načeloma posebna dodatna privolitev za to verjetno ni potrebna. Vsekakor pa fakultete odgovarjajo za zakonito pridobivanje kontaktnih podatkov svojih študentov in za to, da je pošiljanje anket skladno s temi zakonitimi nameni obdelave. O tem IP v mnenju ne more presojati.

 

IP torej na tem mestu tudi ne more presojati, ali imajo fakultete pravno podlago za uporabo elektronskih naslovov za navedeni namen niti ali morebitno soglasje študentov posamezne fakultete za obdelavo osebnih podatkov (navadno gre za Izjavo o zasebnosti ali Izjavo o obdelavi osebnih podatkov, ki jo študenti podpišejo ob pričetku študijskega leta oz. ob vpisu) izpolnjuje vse zahteve Uredbe po veljavni privolitvi.

 

Sami pa morate torej poskrbeti za to, da bo obdelava osebnih podatkov pridobljenih s spletnim vprašalnikom zakonita in boste imeli ustrezno soglasje posameznikov za to. IP tudi izpostavlja, da če je na podlagi rezultatov spletnega vprašalnika možno določiti posameznika (npr. da prek vprašalnika zbirate podatke o zdravstvene stanju posameznika, ki razkrijejo diagnozo, ki bi lahko posredno ali neposredno določila posameznika), potem gre v skladu s členom (2)(4) Uredbe za obdelavo osebnih podatkov oz. v skladu s členom 9 Uredbe bi v opisanem primeru lahko šlo za posebne vrste osebnih podatkov.

 

Glede na navedeno so vsi upravljavci, ki obdelujejo osebne podatke, zavezanci po Uredbi (neodvisno ali gre za podjetje, drugo organizacijo ali fizično osebo). V primeru, da bi prek spletnega vprašalnika zbirali in obdelovali osebne podatke študentov, bi posledično kot upravljavec bili dolžni izvesti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, da zagotovite in ste zmožni dokazati, da obdelava poteka v skladu z Uredbo. IP tako svetuje, da posebno pozornost namenite oblikovanju vprašalnika in morebitni anonimizaciji spletnega vprašalnika, s katero bo oblika osebnih podatkov tako spremenjenja, da jih ne bo mogoče povezati s posameznikom oz. da boste z anonimizacijskimi tehnikami dosegli nepreklicno deindetifikacijo.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.                                               

 

 

                                                                                                   Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                                   informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Jasmina Mešić,
svetovalka pooblaščenca za preventivo