Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 23.05.2019
Naslov: Predpisan obrazec in privolitev za obdelavo OP
Številka: 0712-1/2019/1264
Vsebina: Pravne podlage, Privolitev
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 8. 5. 2019 prejel vaše elektronsko sporočilo, iz katerega izhaja, da je vaše podjetje izvajalec občinskih obveznih javnih služb ... V okviru vaše dejavnosti imate z odlokoma podeljeno javno pooblastilo za izdajo pogojev in mnenj v upravnih postopkih. V mesecu juniju 2018 ste procese v podjetju prilagodili zahtevam Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (ang. GDPR) in v sklopu tega prenovili vse obrazce oziroma vloge, ki so objavljeni na naši spletni strani in jih stranke/vlagatelji uporabljajo v upravnih postopkih. Težava je nastala zaradi obrazcev, ki jih je s Pravilnikom o podrobnejši vsebini dokumentacije in obrazcih, povezanih z graditvijo objektov (Uradni list RS, št. 36/18 in 51/18 – popr.) predpisalo pristojno ministrstvo; obrazec namreč ne vsebuje izjave, s katero bi vam vlagatelj dovolil uporabno osebnih podatkih za potrebe izvajanja javne službe. Ker menite, da to ni prav, od vlagateljev zahtevate izpolnitev vloge na vašem obrazcu oziroma menite, da bi moralo pristojno ministrstvo ustrezno dopolniti pravilnik in z njim povezane obrazce. Sporočilu ste priložili vse dokumente, ki so predmet dileme, in sicer: obrazec …, primer vloge na obrazcu, ki ga je predpisalo ministrstvo, in pojasnilo ministrstva. Prav tako je iz nadaljevanja elektronskega sporočila razvidna pritožba projektanta/arhitekta, ki se ne strinja z vašimi zahtevami. IP prosite, da vam poda svoje mnenje glede pravilnosti in sorazmernosti vaših zahtev do strank. Po eni strani želite pomagati strankam z enostavnimi in dostopnimi obrazci in jim olajšati postopke, hkrati pa morate ravnati v skladu z zakonodajo in varovati podatke strank na ustrezen način. Obrazec ministrstva je po vašem mnenju preveč obsežen in preveč zapleten, napisan za avtorje ne za stranke in v skladu z veljavno zakonodajo, na podlagi pojasnil ministrstva pa lahko zaključite, da morate v letu 2018 objavljen pravilnik spoštovati in da druge možnosti nimate.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju v skladu z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov obstaja več pravnih podlag, ki so navedene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe. Privolitev je zgolj ena od pravnih podlag za zakonito obdelavo osebnih podatkov in če upravljavec osebnih podatkov razpolaga s katerokoli drugo pravno podlago za zakonito obdelavo osebnih podatkov za določen namen, npr. če je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu, za obdelavo osebnih podatkov zaradi izvajanja nalog, ki jih zajema javno pooblastilo, od posameznikov ne potrebuje še privolitve.   

 

 

Obrazložitev:

 

V skladu s predpisi je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena Splošne uredbe uvodoma določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naštetih pogojev, ki predstavljajo različne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, med njimi tudi, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (točka (a)) in da je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka (e)). Navedeno pomeni, da upravljavec, ki osebne podatke posameznikov obdeluje za namen opravljanja naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu, za takšno obdelavo od posameznikov ne potrebuje še privolitve.

 

Če je torej obdelava osebnih podatkov potrebna za izvajanje nalog v skladu s podeljenim javnim pooblastilom, od strank ne potrebujete posebne privolitve za to, da njihove osebne podatke v okviru podeljenega javnega pooblastila obdelujete, kar pomeni, da je vaša zahteva, da stranke poleg obrazca, ki ga je predpisalo ministrstvo, zaradi privolitve v obdelavo njihovih osebnih podatkov izpolnijo tudi vaš obrazec, nepotrebna oziroma nesorazmerna.

 

Glede na navedeno po mnenju IP posebna privolitev za obdelavo osebnih podatkov tudi v obrazcih ministrstva ni potrebna, presoja obsežnosti in kompleksnosti samega obrazca, predpisanega s strani ministrstva, pa ne sodi v pristojnost IP. Predlagamo vam, da upoštevate mnenje oziroma pojasnilo, ki ste ga prejeli s strani ministrstva, ki je pravilnik oziroma predmetni obrazec tudi pripravilo in je iz tega razloga tudi pristojno za pojasnila oziroma interpretacijo določb pravilnika, pri tem, da že iz opredelitve vsebine omenjenega pravilnika (1. člen) nedvoumno izhaja, da pravilnik določa tako obliko kot vsebino obrazcev, kar po mnenju IP nedvomno odkazuje na to, da s pravilnikom predpisanih obrazcev ni mogoče samovoljno spreminjati, dopolnjevati ali prirejati. Ob tem dodajamo, da ste dolžni posameznike ob zbiranju seznaniti tudi z informacijami, ki jih predpisujeta 13. oz. 14. člen Splošne uredbe.

 

Lep pozdrav.