Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 24.04.2019
Naslov: Posredovanje OP članov društva občini
Številka: 0712-1/2019/944
Vsebina: Društva, Občine
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da so v občini  objavili javni razpis za sofinanciranje letnega programa športa. Komisija je pri pregledu prispelih vlog zahtevala od vašega športnega društva, da dopolni vlogo z letnicami rojstva za vse udeležence prijavljenih programov. Ker društvo nima soglasja članov za posredovanje osebnih podatkov, ste v vlogi obvestili komisijo, da če želi preveriti podatke o članih je evidenca možna v prostorih društva, kjer so jim na vpogled omogočeni osebni podatki članov. Želite pojasnilo, ali ste dolžni posredovati osebne podatke komisiji in kdaj to lahko storite. Ali podatke lahko navedete že v vlogi na razpis, ali pa podatke posredujete po pravnomočni odločbi o sofinanciranju in to za programe, ki so bili izbrani za sofinanciranje.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

Obdelava osebnih podatkov je na podlagi prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  4. obdelava je potrebna za zaščito posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok (ta točka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog).

 

Iz navedenega izhaja, da tudi po Splošni uredbi možna pravna podlaga ni (le) privolitev. Za javni sektor, kamor sodijo tudi organi samoupravnih lokalnih skupnosti, ZVOP-1 v 9. členu, ki se v tem delu še naprej uporablja, natančneje posebej ureja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju. V javnem sektorju se lahko osebni podatki obdelujejo le, če tako določa zakon, ki lahko tudi določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list. RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF in 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1 in 30/18 - v nadaljevanju ZLS) v 21. členu določa, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena “(izvirne naloge)“, ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom, in v skladu z drugim odstavkom istega člena tako občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev omogoča pogoje za gospodarski razvoj občine in v skladu z zakonom opravlja naloge s področja gostinstva, turizma in kmetijstva ter sprejema statut občine in druge splošne akte. ZLS nadalje v 21.a členu določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. V drugem odstavku istega člena je med drugimi osebnimi podatki naveden tudi datum in kraj rojstva občana. Pri varstvu, obdelovanju in hrambi podatkov mora občina ravnati v skladu z zakoni, ki urejajo to področje. IP ob tem opozarja, da ob tem ne gre spregledati načela najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki pravi da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (prej načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1).

 

Društva so pravne osebe zasebnega prava, v katere se združujejo posamezniki z enakimi interesi, da bi te interese lažje zasledovali. Združevanje v društvo je prostovoljno (2. člen (Uradni list RS, št. 64/11 – uradno prečiščeno besedilo in 21/18 – ZNOrg - v nadaljevanju ZDru-1). V skladu s 25. členom  ZDru-1 lahko društvo opravlja tudi pridobitno dejavnost, kot dopolnilno dejavnost nepridobitni dejavnosti društva, pod pogoji, ki jih za opravljanje te dejavnosti določa zakon, ter se lahko opravlja le v obsegu, ki je potreben za uresničevanje nepridobitne dejavnosti, ter mora biti določena v temeljnem aktu.

 

IP meni, da ima občina za namen odločanja o sofinanciranju in za namen nadzora nad zagotavljanjem namenskosti porabe programov, ki jih na podlagi javnega razpisa sofinancira, pravno podlago (točka c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi s prvim odstavkom 9. člena ZVOP-1 in 21. in 21.a členom ZLS) za pridobitev in obdelavo osebnih podatkov članov društva, ki so pomembni in potrebni za sprejem odločitve in tudi nujno potrebni za izvedbo nadzora (preverjanje namenskosti porabe). Posredujejo se lahko le tisti osebni podatki, od katerih je odvisen uspeh na razpisu.

 

Podatki, ki jih občina zahteva od društev, ki jim podeljuje nepovratna sredstva, služijo nadzoru in transparentni porabi javnih sredstev, ki jih dodeljuje na podlagi javnega razpisa. Temeljni smisel javnega razpisa, katerega namen je dodeljevanje sredstev ali sofinanciranje določenih programov, je preglednost, odprtost, javnost in zakonitost porabe javnih sredstev. Ob tem ne gre zanemariti, da so posledično javni tudi rezultati takih razpisov in da mora organ svojo določitev o dodelitvi sredstev opreti na določena dejstva in okoliščine, ki morajo biti izkazane. K temu je potrebno še dodati, da so občine v skladu z Zakonom o javnih financah (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo, 14/13 – popr., 101/13 in 55/15 – ZfisP in in 13/18 – v nadaljevanju ZJF) dolžne pri pripravi in izvrševanju proračuna spoštovati načeli učinkovitosti in gospodarnosti.

 

Glede na informacije, ki ste nam jih posredovali, se zdi, da bi lahko imela zahteva občine po posredovanju osebnih podatkov (letnice rojstva) članov društva, ki obiskujejo predmetne programe, če gre za enega od elementov oz. pogojev, ki so zahtevani v razpisu občine za dodelitev sredstev, v vašem primeru pravno podlago v zakonu. Za presojo sorazmernosti oziroma upoštevanje načela najmanjšega obsega podatkov pa je potrebno preveriti tudi razpisne pogoje in glede na to presoditi, če so takšni podatki za presojo upravičenosti oziroma izbor subjekta, ki bo do sofinanciranja upravičen, potrebni. Le na tak način lahko občina zakonito izvaja svoje naloge ali obveznosti in preverja upravičenost posameznega zahtevka za dodelitev javnih sredstev ter sprejme ustrezno (zakonito) odločitev.

 

IP je pri svojem delu že obravnaval primere glede zbiranja osebnih podatkov pri z javnih razpisih oziroma javnih naročilih. Predlagamo vam, da se z njimi seznanite. Priporočamo vam, da si v zvezi s tem pogledate predvsem mnenja št. 092-63/2007/2, 0712-119/2007/2 in 0712-824/2007/2.[1]

 

V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka