Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 06.03.2019
Naslov: Digitalizacija dokumentarnega gradiva
Številka: 0712-1/2019/484
Vsebina: Občine, Razno
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z digitalizacijo dokumentarnega gradiva, ki vsebuje osebne podatke. Ker to gradivo lahko vsebuje (občutljive) osebne podatke imate za varovanje digitaliziranih gradiv sprejetih več internih splošnih aktov. Pojasnjujete, da je pravna podlaga za digitaliziranje fizičnih gradiv 50. člen Uredbe o upravnem poslovanju, ki določa le dva razloga, zaradi katerih se gradivo ne bi skeniralo. Glede na to vas zanima ali je dovoljeno digitaliziranje vseh dokumentarnih gradiv, ne glede na to, kakšne oseben podatke vsebujejo; tj. ali smete skenirati tudi dokumente, k vsebujejo: EMŠO, davčno številko posameznika, navedbe o družinskih razmerij, izpis iz kazenske evidence, davčne podatke in davčne tajnosti, podatke o članstvu v sindikatu, poslovne skrivnosti, podatke o zdravstvenem stanju posameznika, ipd.?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da varstvo, hrambo in dokazno vrednost dokumentarnega gradiva ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14, v nadaljnjem besedilu ZVDAGA), ki med drugim ureja tudi zajem dokumentarnega gradiva (npr. 8., 9. in 10. člen) in pretvorbo tega gradiva v digitalno obliko (11. in 12. člen).

 

Ker IP ni pristojen za tolmačenje določb ZVDAGA, vam svoje mnenje podajamo izključno z vidika določb ZVOP-1.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spadajo tudi občine, so nadalje določene v 9. členu ZVOP-1. Ta v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ena od možnih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov v zvezi z zakonskimi obveznostmi glede hrambe dokumentarnega gradiva je torej tudi ZVDAGA. Za tolmačenje teh obveznosti pa je pristojen Arhiv RS.

 

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1 in 30/18; v nadaljevanju: ZLS) sicer opredeljuje pooblastila občine glede obdelave osebnih podatkov v 21.a členu v povezavi z 21. členom tega zakona. Občina v skladu z 21. členom samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva oziroma datum smrti, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah ter druge osebne podatke v skladu z zakonom. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti. Občina ima torej za opravljanje nalog iz 21. člena ZLS pravno podlago tudi za pridobivanje podatka o EMŠO, naslovu stalnega ali začasnega prebivališča ter datumu in kraju rojstva, a zgolj za opravljanje nalog iz svojih pristojnosti.

 

Na koncu pa IP še poudarja, da lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja le v okviru inšpekcijskega postopka.

 

V upanju, da smo vam z našimi pojasnili pomagali, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:

Maja Wondra, univ.dipl.prav.,

svetovalka IP

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka