Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 18.03.2019
Naslov: Zapisnik zbora lastnikov
Številka: 0712-1/2019/624
Vsebina: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu: IP) je dne prejel vaše vprašanje glede zapisnika zbora lastnikov in varstva osebnih podatkov. Navajate, da 38. člen Stanovanjskega zakona v drugi točki določa, da mora zapisnik vsebovati podatke o kraju in času zbora, seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi, predloge sklepov, o katerih se je na zboru glasovalo in rezultate glasovanja. Navajate, da ste lastnik stanovanja v bloku in da upravnik zapisnikom zbora lastnikov ne doda liste navzočih etažnih lastnikov s podpisi. Navajate, da ste jo zahtevali pisno, običajno po e-pošti in ste jo tudi dobili, lani in letos pa je upravnik vašo pisno prošnjo po e-pošti, da naj vam posreduje še podpisno listo navzočih in vsa oddana pooblastila oz. obvezne priloge, le-to zavrnil s sklicevanjem na novo ureditev varstva osebnih podatkov. Zanima vas, ali ima upravnik prav, da od vas zahteva, da pridete osebno iskat obvezne priloge k zapisniku zbora lastnikov. Navajate, da ste kopije sicer dobili naknadno, in sicer osebno na sedežu upravnika, kjer ste se morali podpisati. Zanima vas, ali je to pravilno, da morate osebno ponje ter zanje celo plačati, čeprav so po zakonu obvezni sestavni del zapisnika. Zanima vas, ali je pravilno, da vam upravnik kot lastnici stanovanja zaračuna obvezne priloge zapisnika.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati  izven postopka inšpekcijskega nadzora.

 

Seznam prisotnih na zboru lastnikov je sestavni del zapisnika zbora, vsi etažni lastniki imajo pravico, da se z njim seznanijo, upravnik jim ga lahko pošlje tudi po elektronski pošti, pri čemer mora zagotoviti ustrezno varnost podatkov.

 

V zvezi s tem je potrebno upoštevati tudi pogodbo o upravljanju, sklenjeno z upravnikom. Splošna uredba v zvezi s tem ne prinaša sprememb.

 

   

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov (v konkretnem primeru za sestavo in objavo seznama navzočih na zboru etažnih lastnikov v sklopu zapisnika) je potrebno imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

  1. posameznik na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katere se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Člen 38 Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, s spremembami; v nadaljevanju: SZ-1) podrobneje ureja pravila glede zapisnika zbora etažnih lastnikov. Zapisnik mora v 30 dneh sestaviti upravnik. Člen 38 nadalje v drugem odstavku določa, da mora zapisnik vsebovati podatke o kraju in času zbora, seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi, predloge sklepov, o katerih se je na zboru glasovalo in rezultate glasovanja. Seznam prisotnih na zboru tako predstavlja sestavni del zapisnika. V skladu z navedenim obstaja zakonska pravna podlaga (oziroma celo obveznost) za obdelavo osebnih podatkov lastnikov na način, da se sestavi seznam navzočih lastnikov, ki predstavlja sestavni del zapisnika zbora lastnikov.

 

Zapisnik o zboru etažnih lastnikov, ki vključuje tudi osebne podatke prisotnih na zboru, upravnik etažnim lastnikom posreduje na način, ki onemogoča, da bi se s podatki seznanile tretje osebe, če pogodba o upravljanju ne določa drugače. Upravnik lahko zapisnik z osebnimi podatki objavi na oglasni deski, ki ni dostopna tretjim osebam, ki vstopajo v večstanovanjsko zgradbo (npr. na oglasni deski v prostorih, kjer se odvijajo zbori lastnikov, ali drugih skupnih prostorih, do katerih imajo dostop samo etažni lastniki), etažnim lastnikom pa lahko zapisnik pošlje tudi na način, da ga v zaprti pisemski ovojnici vloži v njihove hišne predalčnike ali pa jim ga posreduje po elektronski pošti, pri čemer pa mora paziti, da posameznemu etažnemu lastniku ne bo razkril e-naslovov ostalih etažnih lastnikov (razen če je za razkritje pridobil njihovo vnaprejšnjo privolitev), kar pomeni, da bo e-naslove vnesel v skrito kopijo (v rubriko »Skp:« ali »Bcc:« in ne »Za:« oziroma »To:«).

 

Seznam prisotnih na zboru lastnikov predstavlja sestavni del zapisnika zbora, torej, ga je potrebno objaviti, na način kot je pojasnjeno v prejšnjem odstavku, skupaj s preostalim zapisnikom. Glede podrobnega načina pošiljanja zapisnikov ter zaračunavanja stroškov pri posredovanju zapisnika je po mnenju IP potrebno upoštevati tudi pogodbo o upravljanju, sklenjeno z upravnikom.

 

IP vas za podrobnejši odgovor na vaše vprašanje napotuje na svoje smernice za upravnike večstanovanjskih stavb, kjer je na enako vprašanje že odgovoril (glejte str. 15 in 16, točka 9):

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf

 

IP še pojasnjuje, da ni pristojen za razlago in podajo mnenj s področja stanovanjskega prava. V primeru, da menite, da gre za kršitve stanovanjskega zakona ali če želite mnenje v zvezi s tem zakonom (npr. glede zaračunavanja stroškov pri posredovanju zapisnika), vam svetujemo, da se obrnete na Inšpektorat RS za okolje in prostor, in sicer na stanovanjsko inšpekcijo, ki je pristojna za nadzor nad uresničevanjem javnega interesa na stanovanjskem področju po Stanovanjskem zakonu in predpisih, izdanih na njegovi podlagi.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

                                               

                       

Urška Črnič, univ. dipl. prav.,                                                    Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Svetovalka informacijske pooblaščenke                                    Informacijska pooblaščenka