Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 06.03.2019
Naslov: Kadrovski OP umrlega očeta
Številka: 0712-1/2019/482
Vsebina: Vpogled v OP umrlih
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da ste prejeli elektronsko sporočilo občana, v katerem zaradi rodbinske kronike, ki jo sestavlja, prosi za vpogled v nekatere (ne navede katere) podatke iz personalne mape svojega pokojnega očeta, ki je bil uslužbenec predhodnika vašega ministrstva. Ugotovili ste, da ministrstvo hrani (nekatere) dokumente oziroma delovnopravne akte, ki so bili temu (pokojnemu) uslužbencu izdani. Zanima vas, kako je z (ne)upravičenostjo sina pokojnega uslužbenca do vpogleda v dokumente in delovnopravne akte oziroma osebne podatke pokojnega uslužbenca, ki se hranijo v personalni mapi (na mikrofilmu).

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

IP najprej pojasnjuje, da se Splošna uredba ne uporablja za osebne podatke umrlih oseb, lahko pa države članice določijo pravila za obdelavo osebnih podatkov umrlih oseb, zato se v RS za obdelavo osebnih podatkov umrlih še vedno uporablja ZVOP-1. Sami navajate, da podatke pokojnega obdelujete (hranite) na podlagi Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US - v nadaljevanju ZDR-1) in ker gre za delovno razmerje v državnem organu, tudi Zakona o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 – uradno prečiščeno besedilo, 65/08, 69/08 – ZTFIA, 69/08 – ZZavar-E in 40/12 – ZUJF - v nadaljevanju: ZJU) ter Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 - v nadaljevanju ZEPDSV). Navedeni zakoni pa (specialneje) ne urejajo posredovanja osebnih podatkov umrlih oseb, ki je urejeno v ZVOP-1.

 

IP še opozarja je glede na časovno oddaljenost zaposlitve pokojnika pri predhodniku vašega ministrstva treba upoštevati še določbe Splošne uredbe in specialnih predpisov, ki določajo urejajo hrambo in roke hrambe ter statuse dokumentarnega in arhivskega gradiva. Splošna uredba v zvezi s shranjevanjem osebnih podatkov v členu 5.1(e) določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (»omejitev shranjevanja«). IP pojasnjuje, da velja to splošno načelo, če ni s posameznimi specialnimi predpisi o rokih hrambe določeno drugače. Takšen predpis bi lahko bil Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA), ki ureja hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva, ZDR-1 ali ZEPDSV. Glede interpretacije ZVDAGA (glede statusa gradiva ter postopkov pridobivanja takšnega gradiva) vam IP svetuje, da se obrnete na Arhiv RS, ki je pristojen za njegovo interpretacijo.

 

 

 

Ker je IP pri svojem delu že obravnaval vprašanja s področja obdelave osebnih podatkov umrlih in o tem izdal številna neobvezna mnenja, med drugim tudi neobvezujoči mnenji št. 0712-34/2012 in 0712-1/2014/2488, vam predlagamo, da se z njima seznanite. Mnenja so dostopna na naši spletni strani prek spletnega iskalnika, na povezavi: http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/. Prav tako je nekaj pojasnil o obdelavi osebnih podatkov umrlih dostopnih na naši spletni strani, na povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/inspekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-krsitve/osebni-podatki-umrlih/ Iz navedenih mnenj izhaja, da osnovno pravilo obdelave osebnih podatkov umrlih iz 23. člena ZVOP-1 upravljavca zavezuje k posredovanju osebnih podatkov o umrlem posamezniku samo tistim uporabnikom osebnih podatkov, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom. Ne glede na to pa lahko upravljavec osebnih podatkov podatke o umrlem posamezniku posreduje osebi, ki je po zakonu, ki ureja dedovanje, njegov zakoniti dedič prvega ali drugega dednega reda, če za uporabo osebnih podatkov izkaže pravni interes, umrli posameznik pa ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov. IP poudarja, da je presoja izkazanega pravnega interesa na upravljavcu, ki odloča v konkretnem postopku dostopa do osebnih podatkov umrlega, IP je za presojo izkazanega pravnega interesa pristojen (šele) inšpekcijskem postopku.

 

V tretjem odstavku 23. člena ZVOP-1 je še izrecno določeno, da če zakon ne določa drugače, lahko upravljavec osebnih podatkov podatke iz prejšnjega odstavka (podatke o umrlem posamezniku) posreduje tudi katerikoli drugi osebi, ki namerava te podatke uporabljati za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene, če umrli posameznik ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov. Četrti odstavek istega člena pa nadalje določa, da če umrli posameznik ni podal prepovedi iz prejšnjega odstavka, lahko osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovejo posredovanje njegovih podatkov, če zakon ne določa drugače.

 

Glede na navedeno in glede na to, da v vašem zaprosilu ocenjujete, da prosilec pravnega interesa nima, ni izključeno da bi v poštev lahko prišel tretji odstavek 23. člena ZVOP-1, da bi posredovanje osebnih podatkov umrlega za potrebe pisanja rodbinske kronike lahko pomenilo zgodovinski namen obdelave osebnih podatkov. Na vas kot upravljavcu pa je odgovornost presoje, ali gre v konkretnem primeru za zgodovinski namen pridobivanja zahtevanih podatkov.

 

V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka