Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 19.03.2019
Naslov: Osebna izkaznica ob zaposlitvi
Številka: 0712-1/2019/640
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste bili na razgovoru za zaposlitev v zaposlitveni agenciji, kjer so po končanem razgovoru in izpolnitvi vprašalnika za kandidate, od vas zahtevali osebno izkaznico. Navajate, da jo je vodja enote jo je s svojim mobilnim telefonom poslikal z obeh strani, tudi zadnjo stran, kjer je številka EMŠO. Zanima vas, ali je njegovo ravnanje pravilno. Menite, da so ti podatki pomembni šele ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi ter da ste kot iskalka zaposlitve v podrejenem položaju.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES, 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. IP še dodaja in poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

IP ni pristojen za razlago določb delovnopravnih predpisov, v nadaljevanju vam podajamo naše neobvezno mnenje le z vidika varstva osebnih podatkov.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (1. točka 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). Obdelava osebnih podatkov pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje (2. točka 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov).

 

Glede na zgoraj navedeno pomeni zbiranje kopije osebnega dokumenta obdelavo osebnih podatkov, za katero mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago, pri čemer pa mora upoštevati tudi določbe specialnih predpisov, kot pojasnjujemo v nadaljevanju. Osebni podatki morajo biti ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“).

Osebna izkaznica je po Zakonu o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, v nadaljevanju: ZOIzk-1) javna listina, s katero državljanka oziroma državljan Republike Slovenije dokazuje istovetnost in državljanstvo.

Ker se vaše vprašanje konkretno nanaša na fotokopiranje osebne izkaznice, IP poudarja, da je potrebno upoštevati tudi 3. odstavek 3. člena ZOIzk-1, v skladu s katerim se osebne izkaznice ne sme zastaviti niti tuje osebne izkaznice vzeti z namenom zavarovanja kakšne koristi ali pravice. Po naravi stvari sodi v zastavo osebne izkaznice tudi njeno fotokopiranje.

IP pojasnjuje, da pogoje za kopiranje osebne izkaznice določa 4. člen ZOIzk-1, iz katerega izhaja, da je za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma za kontrolo točnosti podatkov dopusten vpogled v osebno izkaznico, kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Osebno izkaznico je za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice. To pomeni, da upravljavec osebnih podatkov za dosego navedenih namenov ne sme zahtevati kopije osebnega dokumenta, prav tako osebnega dokumenta brez pisne privolitve imetnika, ki mora biti vnaprej seznanjen z namenom kopiranja, ne sme kopirati. Izjeme predstavljajo le notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, ki lahko v skladu z navedenima členoma kopirajo osebno izkaznico ali potni list, če kopijo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku. ZOIzk-1 pa posebej prepoveduje hrambo osebne izkaznice v elektronski obliki, za kar je v opisanem primeru verjetno šlo.   

Glede zbiranja osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev je sicer treba upoštevati Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZDR), ki v 48. členu ureja varstvo delavčevih osebnih podatkov, glede na četrti odstavek tega člena enako velja tudi za osebne podatke kandidatov za delovno mesto oz. iskalcev zaposlitve (v nadaljnjem besedilu: kandidat). Prvi odstavek določa, da se lahko osebni podatki delavcev (torej tudi kandidatov) zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Pravno podlago za zbiranje osebnih podatkov kandidatov določa 28. člen ZDR, na podlagi katerega sme delodajalec od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela (tudi točne osebne podatke, ki so v zvezi z delovnim razmerjem).

Glede na to, da ste bili vabljeni na predstavitev delovnega mesta in razgovor z delodajalcem, IP sklepa, da je namen zbiranja kopije osebnega dokumenta verjetno ugotavljanje vaše istovetnosti in zagotavljanje točnosti vaših osebnih podatkov, namen zbiranja kopije pa bi moral biti naveden že v vabilu na razgovor, da bi bili kot kandidatka vnaprej seznanjena z možnostjo in namenom kopiranja, brez vaše privolitve pa delodajalec ne bi smel zahtevati kopije osebnega dokumenta. Prav tako kopije osebne izkaznice ne bi smel hraniti v elektronski obliki.

V zvezi z vašim vprašanjem vas napotujemo še na mnenji IP, ki sta objavljeni na internetni strani IP:

 

https://www.ip-rs.si/vop/kopiranje-dokumentov-2990/

 

https://www.ip-rs.si/vop/posredovanje-osebnih-podatkov-ob-prijavi-na-zaposlitev-2184/

 

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:

Urška Črnič, univ. dipl. prav.,

Svetovalka informacijske pooblaščenke

 

 

                                                                                   Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                   Informacijska pooblaščenka