Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 22.01.2019
Naslov: Dostop do službenega elektronskega predala
Številka: 0712-1/2019/112
Vsebina: Elektronska pošta, Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa do službenega elektronskega poštnega predala zaposlenega v vaši organizaciji.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka, in sicer le v delu zakonite obdelave osebnih podatkov, za katerega je pristojen.

 

IP je na temo varstva osebnih podatkov zaposlenih pri vpogledu delodajalca v vsebino elektronske pošte in s tem povezane prometne podatke izdal že več mnenj, ki so dostopna tudi na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/vop/

Iz teh mnenj izhaja, da zaposleni tudi na delovnem mestu upravičeno pričakuje določen krog zasebnosti in da mora delodajalec za obdelavo osebnih podatkov zaposlenega vedno imeti pravno podlago v smislu 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US), ki v prvem odstavku določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Dodatno poudarjamo, da je vsebina komunikacij tudi predmet varstva širše pravice do zasebnosti na podlagi 37. člena Ustave RS. Slednji varuje tajnost pisem in drugih občil, za nadzor tega IP ni pristojen, ampak je predvideno sodno varstvo. Načeloma je torej za poseg v zasebnost elektronskih komunikacij potrebna sodna odredba.

 

Splošno delodajalec načeloma torej nima pravne podlage za vpogled v vsebino elektronske pošte zaposlenega niti za vpogled v t. i. prometne podatke. Vendar pa delodajalec lahko vnaprej opredeli in pisno obvesti zaposlene, v katerih izrednih primerih in pod katerimi strogimi pogoji ter po kakšnem postopku lahko izjemoma vpogleda v prometne podatke. Seveda morajo biti takšni razlogi taksativni in izjemni, zato bi bilo v takšnih primerih potrebno presojati vsak primer posebej. Predhodna obveščenost zaposlenih delavcev tako sama po sebi še ne pomeni, da je nadzor nad službenimi sredstvi dopusten in je tako potrebni, ne pa nujno tudi zadostni pogoj za zakonitost nadzora uporabe delovnih sredstev, ki vključuje obdelavo osebnih in/ali komunikacijskih podatkov. Bistveno je tudi, da je nadzor oziroma vpogled v elektronski predal dopusten le izjemoma v primeru, ko se namenov, zaradi katerih se pregled opravi, ne more doseči na drug, milejši način, torej z manjšim posegov v delavčevo zasebnost.

 

IP je o vprašanjih glede uporabe službenih sredstev in relacije delodajalec - zaposleni v povezavi s podatki na službenih sredstvih obširno pisal v smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih. Vse relevantne informacije v zvezi z elektronsko pošto boste našli na straneh 21-26. Smernice so dostopne na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf

 

 

 

S spoštovanjem.

 

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

pooblaščenka