Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 10.02.2021
Naslov: Hramba fotokopij osebnih dokumentov
Številka: 07120-1/2021/47
Vsebina: Rok hrambe OP, Upravni postopki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 25. 1. 2021 prejel vaš elektronski dopis, v katerem navajate, da se kot pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov ukvarjate z vprašanjem hrambe osebnih podatkov v zaključenih upravnih zadevah, ki jim še niso potekli roki hrambe. Zanima vas, kako je s hrambo fotokopij osebnih dokumentov v navedenih zadevah, kadar upravni organ nima več namena zbiranja osebnih podatkov?

 

***

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma pojasnjujemo, da lahko konkretno presojo glede vašega vprašanja opravimo zgolj v okviru postopka inšpekcijskega nadzora. IP namreč ne sme in ne more prevzeti odgovornosti posameznih subjektov za njihovo poslovanje, podobno kot to velja za druge inšpekcijske organe. Zato poudarjamo, da IP v mnenju ne more namesto upravljavca presojati, ali in kako dolgo lahko hranite fotokopije osebnih dokumentov v zaključenih upravnih zadevah, ki so oz. še niso potekli roki hrambe in kadar organ nima več namena zbiranja osebnih podatkov.  Iz tega razloga v nadaljevanju podajamo zgolj splošna pojasnila ter izpostavljamo relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena hramba osebnih podatkov zakonita. Konkretno presojo pa mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov.

 

Upravljavec osebnih podatkov lahko skladno z načelom sorazmernosti (točka (c) člena 5(1) Splošne uredbe) pridobiva in obdeluje le tiste osebne podatke, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (najmanjši obseg podatkov).

 

Obdelavo osebnih dokumentov urejata dva zakona, in sicer sta to Zakon o osebni izkaznici (v nadaljevanju: ZOIzk-1) in Zakon o potnih listinah (ZPLD-1), ki določata (7. odstavek 4. člena ZOIzk-1 ter 7. odstavek 4.a. člena ZPLD-1), da je prepovedano hraniti kopije osebne izkaznice in potnih listin v elektronski obliki. Hramba kopij osebnih izkaznic in potnih listin v fizični obliki pa je dopustna le tako dolgo, kolikor je to potrebno za dosego namenov, za katere se osebni podatki obdelujejo (načelo omejitve shranjevanja kot ga določa člen 5(1)(e) Splošne uredbe).

 

Poleg zgoraj navedenega vas IP napotuje tudi na Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki ureja hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva.

 

IP vam svetuje, da si več, v zvezi z vašim vprašanjem, preberete v že izdanih mnenjih IP, npr. mnenje, št. 0712-1/2019/2550, z dne 07. 11. 2019 in mnenje št. 0712-1/2019/1852, z dne 07. 08. 2019. Omenjeni mnenji lahko pridobite preko iskalnika na spletni strani IP: www.ip-rs.si/vop.

 

IP sklepno povzema, da zbiranje in hramba kopij osebnega dokumenta pomeni obdelavo osebnih podatkov, za katero mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago.  Več o kopiranju osebnih dokumentov in prepisovanju podatkov iz osebnih dokumentov pa si lahko preberete na spletni strani IP na povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/inspekcijski-nadzor/najbolj-pogoste-krsitve/kopiranje-osebnih-dokumentov-in-prepisovanje-podatkov-iz-osebnih-dokumentov/

                                                          

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka