Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 13.11.2020
Naslov: Izguba originalne zdravstvene dokumentacije pri prenosu med izvajalci
Številka: 07121-1/2020/2042
Vsebina: Zavarovanje osebnih podatkov, Zdravstveni osebni podatki
Pravni akt: Mnenje

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 9. 11. 2020 prejeli vaše vprašanje o tem, (1) kako ukrepati in (2) ali morajo izvajalci zdravstvene dejavnosti spoštovati kakšna posebna pravila glede posredovanja originalne zdravstvene dokumentacije. V svoji praksi pogosto zasledite, da se zdravstvena dokumentacija pri prenosu izgubi (npr. med starim in novim izbranim osebnim zravnikom ali med izbranim osebnim zdavnikom in MDPŠ). Prav tako vas zanima, (3) kakšne so posledice za izvajalca, če se dokumentacije ne najde.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

 

 

(1) Če se zgodi, da se originalna zdravstvena dokumentacija pri prenosu med izvajalci zdravstvene dejavnosti izgubi, je priporočljivo, da pacient pri obeh izvajalcih zaprosi za seznanitev z lastno zdravstveno dokumentacijo. Če ta postopek na prvi in drugi stopnji ni uspešen ali neodvisno od slednjega, lahko pacient vloži tudi inšpekcijsko prijavo pri IP. Inšpekcijsko prijavo lahko vloži tudi kdorkoli drug.

 

(2) Predpisi ne določajo posebnih pravil glede izmenjave originalne zdravstvene dokumentacije, zaradi česar pridejo v poštev vsa splošna pravila glede zagotavljanja varnosti osebnih podatkov, ki veljajo za pošiljatelja, prenosnika in prejemnika.

 

(3) Posledice izgubljene zdravstvene dokumentacije so z vidika inšpekcijskega in prekrškovnega postopka odvisne zlasti od tega, kdo je za izgubo odgovoren (pošiljatelj, prejemnik, prenosnik, tretja oseba), zakaj je do izgube prišlo, kako je imel izvajalec urejeno področje varnosti in ali je notranja pravila tudi spoštoval, ali je dokumentacijo možno obnoviti, pomen in obseg izgubljene zdravstvene dokumentacije in podobno.

 

Če je zdravstvena dokumentacija dokončno izgubljena, inšpekcijski ukrepi glede izgubljene dokumentacije niso možni. Je pa možna prekrškovna sankcija.

 

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Splošna pravila glede zagotavljanja varnosti so določena v členu 32 Splošne uredbe o varstvu podatkov in 24. ter 25. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov. IP-ju v tem trenutku niso znane specialne zahteve v področnih predpisih, ki bi natančno določale način zagotavljanja varnosti pri prenosu (odpremi in prejemu) originalne dokumentacije. Praviloma mora vsak izvajalec sam določiti pravila, ki preprečujejo namerno ali nenamerno izgubo, uničenje ali nepooblaščeno spreminjanje pomembnega dokumentarnega gradiva. Priporoča se pošiljanje po lastnem kurirju ali prek pogodbene dostavne službe z dokumentiranjem predaje oziroma prevzema ter sprejema dokumentacije, pošiljanje po klasični pošti najmanj na način priporočeno, sicer pa priporočeno s povratnico, vedno v zaprti in primerno zavarovani ter označeni ovojnici. 

 

V primeru izgube originalne zdravstvene dokumentacije se priporoča, da pacient pri prvem in drugem izvajalcu vloži zahtevo za seznanitev z zdravstveno dokumentacijo po 41. členu Zakona o pacientovih pravicah (ZPacP). Pri tem si lahko pomaga z obrazcem ZPacP 41-3, ki je dostopen na tej povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/pravice-pacientov/. V primeru zavrnitve ali molka (zamude roka za odgovor) lahko pri IP vloži pritožbo. Ta postopek lahko izvajalca vzpodbudi, da poskuša zdravstveno dokumentacijo najti ali vsaj razčistiti, zakaj in pri kom je do izgube prišlo.

 

Če pacient prejeme negativni odgovor od obeh izvajalcev ali negativno odločbo s strani IP, lahko pri IP vloži tudi inšpekcijsko prijavo. V pomoč je lahko obrazec ZIN PRIJAVA, ki je dostopen na tej povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Možno je, da gre v določenih primerih izgube izvirne zdravstvene dokumentacije za kršitev pravil o varnosti osebnih podatkov (32. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), vendar vnaprejšnja ocena izven inšpekcijskega postopka ni možna.

 

Seveda je razumljivo, da če je bila dokumentacija nepovratno uničena ali poponoma izgubljena, nobeden od postopkov pri IP (pritožbeni ali inšpekcijski) ne more biti uspešen. Možno pa je prekrškovno sankcioniranje, če so za to izpolnjeni zakonski pogoji.

 

Lepo vas pozdravljamo,

 

 

Pripravil:
mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka