Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 20.10.2020
Naslov: Preverjanje delovne dokumentacije
Številka: 07121-1/2020/1870
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi s preverjanjem delovne dokumentacije in s tem povezanim varstvom osebnih podatkov. Navajate, da vas je koordinator za varstvo in zdravje pri delu na gradbišču pozval k predložitvi Pogodb o zaposlitvi in M-1 obrazcev, in sicer iz razloga, da preveri ali imajo vsi delavci na gradbišču urejeno delovno dokumentacijo, v nasprotnem primeru jim je prepovedan vstop na gradbišče. Zanima vas zakonitost preverjanja takih podatkov iz vidika varovanja osebnih podatkov - ali je pridobivanje in obdelava takih osebnih podatkov posameznikov sploh dovoljena? V primeru, da je, na kakšen način se dovoljuje obdelava takih osebnih podatkov oziroma s katerimi dokumenti posameznik izkaže, da ima delovno dovoljenje, da je zaposlen pri delodajalcu, da ima sklenjeno podjemno pogodbo. In na kakšni pravni podlagi ima koordinator za varstvo in zdravje pri delu pravico posegati v osebne podatke? Ali ima pravico, da v kolikor mu teh dokumentov ne predložimo, prepovedati vsem izvajalcem vstop na gradbišče?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma pojasnjujemo, da IP kot nadzorni organ daje neobvezna mnenja, pojasnila in stališča o vprašanjih s področja varstva osebnih podatkov, lahko komentira izročanje delovne dokumentacije (konkretno pogodb o zaposlitvi in M-1 obrazcev) strani delodajalca koordinatorju za varstvo in zdravje pri delu le z vidika varstva osebnih podatkov. Zato vam odgovora na vaša vprašanja, ki se tičejo dokumentov, s katerimi posameznik izkaže, da ima delovno dovoljenje, da je zaposlen pri delodajalcu, da ima sklenjeno podjemno pogodbo in vprašanj, ki se tičejo pristojnosti koordinatorjev za varstvo in zdravje pri delu, v primeru nepredložitve dokumentov, ne more dati.

 

V zvezi z obdelavo osebnih podatkov, do katere pride pri prevzemu delovne dokumentacije delavcev s strani koordinatorjev za varstvo in zdravje pri delu, pa IP najprej pojasnjuje, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in so sledeče:

  • privolitev (točka (a)),
  • sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
  • zakon (točka (c)),
  • zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),
  • izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),
  • zakoniti interesi upravljavca (točka (f)).

 

 

Glede na vaše vprašanje, je v obravnavni zadevi treba podati mnenje tako glede pravne podlage obdelave osebnih podatkov delavcev s strani delodajalca, če/ko zahtevane pogodbe posreduje koordinatorju, kot s strani koordinatorja, ki jih od njega zahteva.

 

V delovnem razmerju je obdelava osebnih podatkov dopustna na podlagi področnih predpisov. Zakon o delovnih razmerjih v 48. členu ureja varstvo delavčevih osebnih podatkov. Prvi odstavek določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

 

Glede na to pojasnjujemo, da Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11; ZVZD-1), delodajalcu narekuje, da zagotavlja varnost in zdravje pri delu v skladu s tem zakonom, drugimi predpisi in smernicami (peti odstavek 1. člena in prvi odstavek 5. člena ZVZD-1). Ker iz navedb v našem zaprosilu izhaja, da se nanaša na delo v gradbeništvu, IP opozarja tudi na določbo 25. člen ZVZD-1, ki določa. da sme delodajalec dati v uporabo objekt le, če je pridobil dokumentacijo v zvezi z nadaljnjim delom skladno s predpisi o zagotavljanju varnosti in zdravja na začasnih in premičnih gradbiščih ter pisno ocenil tveganja, katerim bi delavci lahko bili izpostavljeni pri delu. V povezavi s temi določbami je z Uredbo o zagotavljanju varnosti in zdravja pri delu na začasnih in premičnih gradbiščih urejena funkcija koordinatorja za varnost in zdravje pri delu v pripravljalni ali pa v izvajalni fazi projekta, ki ga je naročnik ali nadzornik projekta dolžan imenovati, kadar dela izvaja ali je predvideno, da bo dela na gradbišču izvajalo dva ali več izvajalcev. Iz 8. člena navedene uredbe izhaja, da je ena od nalog koordinatorja v izvajalni fazi projekta tudi zagotavljanje, da na gradbišče vstopajo le osebe, ki so na gradbišču zaposlene, in osebe, ki imajo dovoljenje za vstop na gradbišče.

 

Glede na navedeno je odgovor na vaše vprašanje, na kateri pravni podlagi lahko koordinator za varnost in zdravje pri delu zahteva od delodajalca, da mu izroči pogodbe o zaposlitvi in M1 obrazce, v točki c) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, torej na podlagi ZVZD-1 v povezavi z Uredbo o zagotavljanju varnosti in zdravja pri delu na začasnih in premičnih gradbiščih. Po drugi strani pa je podlaga za obdelavo osebnih podatkov (izročitev teh dokumentov koordinatorju) s strani delodajalca v točki c) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, na podlagi 48. člena ZDR- 1, ter lahko tudi  v točki f) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, izhajajoč iz njegove dolžnosti zagotavljanja varnosti in zdravja delu, ki jo uzakonja ZVZD-1.

 

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov (člen 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov), ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave.

 

Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v smernicah IP, ki so dostopne na povezavi https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/ .

 

Na koncu IP poudarja, da v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za obdelavo določenega podatka. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka.

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                   Mojca Prelesnik

                                                                                   informacijska pooblaščenka

 

Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP   

 

Logotip projekta iDecide

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.