Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 09.09.2020
Naslov: Vpogled članov sveta agencije v osebne podatke v sklenjenih pogodbah
Številka: 07120-1/2020/505
Vsebina: Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je svet javne agencije izglasoval sklep, da direktorica agencije pripravi za vpogled članom sveta poslovno dokumentacijo, ki vsebuje tudi številne osebne podatke (kot primer navajate osebne podatke iz avtorskih pogodb). Iz previdnosti in predvsem, ker ne želite uhajanja osebnih podatkov in njihove objave v javnosti, želite dati članom sveta v podpis izjavo o varstvu osebnih podatkov. Zanima pa vas, ali so člani sveta upravičeni do pregleda avtorskih pogodb z vsemi razkritimi osebnimi podatki, ob dejstvu, da ne želijo podpisati omenjene izjave.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

Obdelava osebnih podatkov je zakonita, če je podana katera izmed pravnih podlag iz člena 6 Splošne uredbe, ki določa, da je obdelava zakonita v naslednjih primerih:

(a)    posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b)    obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c)    obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d)    obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e)    obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f)    obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

9. člen ZVOP-1, ki je v tem delu še veljaven, določa, da se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

 

6. člen Zakona o Javni agenciji za knjigo Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 112/07, 40/12 – ZUJF in 63/13) v prvem odstavku določa, da se pristojnosti sveta določi z aktom o ustanovitvi.

 

Prvi odstavek 14. člen Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za knjigo Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 57/08 in 68/13) tako določa pristojnosti sveta agencije, in sicer svet:

  • skrbi, da agencija deluje v javnem interesu;
  • sprejema splošne akte javne agencije;
  • daje direktorju usmeritve in navodila za delo;
  • sprejema program dela in finančni načrt, ki ju predloži v soglasje vladi;
  • sprejema letno poročilo in druga poročila agencije, ki ju predloži v soglasje vladi;
  • izvede javni natečaj za imenovanje direktorja;
  • vladi predlaga imenovanje oziroma razrešitev direktorja;
  • sprejme akt o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest;
  • sprejme splošne akte za izvrševanje javnih pooblastil;
  • odloča o uporabi presežka prihodkov nad odhodki in pokrivanju presežka odhodkov nad prihodki na predlog direktorja in v soglasju z vlado;
  • imenuje člane strokovnih komisij iz drugega odstavka 8. člena Zakona o javni agenciji za knjigo Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 112/07);
  • obravnava mnenja o javnih politikah, na področju knjige, in predloge zanje;
  • imenuje pooblaščenega revizorja za pregled letnega poročila agencije;
  • odloča o drugih vprašanjih in opravlja druge zadeve, potrebne za izvedbo posameznih predpisov, za katere ni izrecno določena pristojnost drugega organa;
  • odloča o drugih zadevah, za katere je tako določeno s predpisi oziroma tem sklepom.

 

V drugem odstavku 14. člena Sklepa o ustanovitvi JAK pa je poudarjeno, da morajo člani sveta agencije pri svojem delu ravnati nepristransko in s skrbnostjo dobrega gospodarstvenika ter varovati poslovne skrivnosti agencije. Člani sveta so odgovorni za škodo, ki nastane kot posledica kršitve njihove dolžnosti.

 

Glede na to, da člani sveta agencije sodelujejo pri sprejemanju programa dela in finančnega načrta, letnega poročila in drugih poročil agencije ter na drug način opravljajo naloge enega od dveh organov agencije, je verjetno, da imajo zaradi opravljanja svojih pristojnosti pravico do vpogleda v določene osebne podatke, ki izhajajo med drugim iz sklenjenih in/ali realiziranih avtorskih pogodb. Pri tem pa je seveda treba upoštevati t.i. načelo sorazmernosti oziroma načelo najmanjšega obsega podatkov, ki izhaja iz točke (c) člena 5(1) Splošne uredbe, kjer je določeno, da morajo biti osebni podatki »ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo«. Presoja, do katerih osebnih podatkov so člani sveta upravičeni, da lahko izvajajo svoje pristojnosti, pa je v vsakem posameznem primeru na upravljavcu osebnih podatkov. Svetujemo vam, da pri svoji odločitvi presodite za vsak osebni podatek posebej, ali je nujno, da se člani sveta z njim seznanijo, da še lahko opravijo svoje naloge in izvajajo svoje pristojnosti.

 

Ob vsem navedenem poudarjamo, da podpis ali zavrnitev podpisa izjave o varovanju osebnih podatkov ne moreta biti odločilna, saj so pristojnosti članov sveta po eni strani določene v Sklepu o ustanovitvi, po drugi strani pa njihovo dolžnost varovanja osebnih podatkov opredeljuje vaš Pravilnik o tehničnih in organizacijskih ukrepih za obdelavo osebnih podatkov in seveda Splošna uredba ter ZVOP-1. V primeru ugotovljene kršitve varstva osebnih podatkov je mogoč tudi prekrškovni postopek.

 

Za konec naj še omenimo, da gre pri sklenitvi avtorskih pogodb lahko tudi za porabo javnih sredstev (podrobnosti IP seveda niso poznane), pri čemer bi lahko glede obdelave določenih osebnih podatkov prišle v poštev tudi določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDIJZ). Slednji namreč med drugim določa, da se dovoli dostop do osebnih podatkov (in drugih izjem skladno s tretjim odstavkom 6. člena ZDIJZ v povezavi s prvim odstavkom istega člena), kadar gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Tudi na tem mestu poudarjamo, da velja in je treba upoštevati tudi načelo sorazmernosti.

 

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov