Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 08.01.2019
Naslov: Navedba razloga delodajalcu za predhoden odhod z delovnega mesta
Številka: 0712-3/2018/2753
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste imeli v službi do sedaj prakso, da ste lahko odšli nekaj ur prej z delovnega mesta ter ste nato do konca meseca te ure nadoknadili. Ker se je to začelo dogajati prepogosto, je nadrejeni uvedel nov režim, kjer ste v primeru predhodnega odhoda dolžni napisati razlog za to (npr. obolenje, službena pot, dopust in drugo, kjer je treba napisat razlog). Zanima vas, ali je v skladu z veljavno zakonodajo glede varstva osebnih podatkov.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

Obdelava osebnih podatkov je na podlagi odstavka 1 člena 6 Splošne uredbe zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  4. obdelava je potrebna za zaščito posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Zakonsko podlago v smislu člena 6 Splošne uredbe predstavljata v konkretnem primeru Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1).

 

ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc in način posredovanja podatkov, ZDR-1 pa v prvem odstavku 48. člena še na splošno določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

 

Tako so evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV, izrecno določene v 12. členu tega zakona, in sicer voditi morajo: evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa ter evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. V skladu z 18. členom ZEPDSV je delodajalec dolžan v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca dnevno vpisovati med drugim tudi podatke o neopravljenih urah, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, neopravljenih urah, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, ter neopravljenih urah, za katere se ne prejema nadomestilo plače. V skladu z ZEPDSV delodajalec torej potrebuje podatek o razlogih neopravljenih ur v okviru plačane odsotnosti delavca, saj le tako lahko določi na primer vrsto nadomestila, ki pripada delavcu, vendar v mejah, ki jih določba dopušča.

 

IP nadalje pojasnjuje, da ima delodajalec, ki delavcu izplača plačo tudi za čas odsotnosti z dela (zaradi npr. zdravniškega pregleda, izrabe rednega dopusta, službene poti), pravico izvajati nadzor nad uveljavljanjem te delavčeve pravice. Ob tem pa IP opozarja, da delodajalec ne sme nadzirati npr. samega zdravstvenega stanja delavca, temveč lahko nadzira  le okoliščine, ki so pomembne za presojo utemeljene odsotnosti z dela. To pomeni, da takšna kontrola odsotnosti z dela s strani delodajalca oziroma s tem povezana obdelava osebnih podatkov delavcev je načeloma dopustna. V zvezi z navedenim vas napotujemo na že objavljeno mnenje IP:

 

V kolikor pa gre za neplačano odsotnost z dela, delodajalec nima pravne podlage za preverjanje razlogov vaše odsotnosti. Lahko pa mu takšen podatek podate, saj bo na tej podlagi morda ocenil, ali je predčasen odhod upravičen in odhod odobril. Vsekakor pa vas ne more prisiliti v takšno razkritje vaših zasebnih razlogov. IP je izdal podobno mnenje glede izkaza nege ob bolezni otroka za uveljavljanje pravice do dopusta, iz katerega lahko analogno sklepate tudi na situacijo, kjer delavec predčasno zapusti delovno mesto:

 

IP še izpostavlja, da se razporeditev in pogoji za začasno prerazporeditev delovnega časa določijo s pogodbo o zaposlitvi v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo (prvi odstavek 148. člena ZDR-1), to pomeni, da ima lahko vsaka organizacija svoja pravila glede razporeda delovnega časa. V posledici navedenega vam dokončnega odgovora v konkretnem primeru ne moremo podati, saj je to v veliki meri tudi odvisno od razporeditve delovnega časa, ki velja v vaši organizaciji, in drugih s tem povezanih internih pravil. IP ob tem tudi pojasnjuje, da lahko zakonitost konkretne obdelave osebnih podatkov presodi le v okviru postopka inšpekcijskega nadzora.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

raziskovalka pri IP