Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 25.05.2020
Naslov: Spremljanje aktivnosti zaposlenih
Številka: 07121-1/2020/923
Vsebina: Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Moderne tehnologije, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje glede uporabe aplikacije za spremljanje oz. nadzor aktivnosti zaposlenih ... Navedli ste, da v vašem podjetju razmišljate o uvedbi meritve delovnega časa in delovne aktivnosti pri delu od doma. Zaposleni delajo na službenih računalnikih. Zaposleni bi se v aplikaciji registriral, nato pa bi ta merila dejansko aktivnost, produktivnost in čas na aplikacijah, ki so last delodajalca. Aplikacija bi koristila tudi kot podlaga za izplačilo denarnih nagrad. Poudarjate, da sedanji način poročanja o opravljenem delu predpostavlja odnos zaupanja in dejansko delodajalec ne ve, ali delavec dela 8 ur. Navedli ste tudi, da je delo sicer pri nekaterih merljivo, saj se lahko npr. ovrednoti delo preko izdanih ponudb. Zanima vas, ali je uporaba take aplikacije z vidika varstva osebnih podatkov sporna.

 

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Z nezavezujočim mnenjem vam lahko podamo zgolj splošne usmeritve, ki jih naj delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov upošteva pri presoji konkretnih obdelav osebnih podatkov v obliki aplikacij, ki beležijo oziroma merijo delovni čas oz. aktivnosti zaposlenih pri delu na domu.

 

Uvodoma vas napotujemo na že izdano mnenje IP v podobni zadevi kot je vaša, in sicer mnenje št. 07121-1/2020/519 z dne 22.4.2020, v okviru katerega je IP že izpostavil osnovna priporočila oziroma pomisleke pri uporabi tovrstnih aplikacij.

 

Glede na opis aplikacije na posredovani spletni strani oz. vaš opis nameravane uporabe aplikacije dodatno izpostavljamo, da pri presoji utemeljenosti uporabe aplikacije oziroma pri samih nastavitvah, ki jih nameravate uporabiti, najprej razmislite o tem, kakšen je namen obdelave podatkov zaposlenih, oz. katere osebne podatke zaposlenih dejansko potrebujete za dosego svojega cilja. Kot smo poudarili v zgoraj citiranem mnenju, gre za t.i. »načelo najmanjšega obsega podatkov«, ki je določeno v (c) točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedli ste, da lahko za nekatere zaposlene merite njihovo delovno aktivnost preko izdanih ponudb. V tem primeru vam svetujemo, da uporabite alternativne možnosti, ki najmanj posegajo v zasebnost zaposlenih. Uporaba aplikacije tako, da so razvidni npr. pričetek in konec dela, čas malice, ure sestankov, ki jih vnese uporabnik sam, odsotnosti in podobno, po mnenju IP same po sebi niso sporne. Spomnimo naj, da delodajalec skladno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06) vodi evidenco o izrabi delovnega časa (18. člen), ki med drugim vsebuje tudi podatek o številu ur in nadur. Kot smo poudarili v zgornjem mnenju, je tudi utemeljena zahteva delodajalca po poročanju o opravljenem delu delavca na domu. Sam nadzor nad vedenjem zaposlenih tako, da je mogoč vpogled v rabo zasebnih aplikacij, analiza obiska spletnih strani, shranjevanje posnetkov zaslonov po »oceni« aplikacije, število pritiskov na tipkovnici oziroma gibanje miške, pa verjetno predstavlja prekomeren poseg v zasebnost posameznikov. V zvezi z nadzorom delodajalca, npr. glede vpogleda v podatke o obisku spletnih strani je IP podal svoja priporočila v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih« v poglavju 4.1. Smernice so dostopne na https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/ (glej npr. strani 21-28), kjer smo poudarili, da bi bilo spremljanje teh podatkov ob siceršnji ureditvi, ki dopušča tudi uporabo delovnih sredstev v zasebne namene, dopustno zgolj izjemoma. Pri tem je seveda treba upoštevati tudi morebitna pravila, ki jih je delodajalec sprejel glede rabe službenih sredstev v svojem notranjem aktu (npr. prepoved uporabe socialnih medijev, omejitve glede uporabe prostora na službenih diskih in podobni). Glede drugih možnosti uporabe navedene aplikacije vam predlagamo, da ob upoštevanju usmeritev v zgoraj navedenem mnenju za vsakega delavca oz. glede na naravo njegovih delovnih nalog presodite, ali je določena nastavitev, ki jo aplikacija omogoča (npr. kot ste izpostavili, merjenje časa, uporabljenega na aplikacijah delodajalca) utemeljena oziroma sorazmerna.

 

Nadalje izpostavljamo, da je treba zagotoviti tudi primerno pravno podlago, kot smo tudi poudarili v zgoraj citiranem mnenju (6. člen Splošne uredbe). Prav tako je treba v primeru, ko z aplikacijo ne upravlja delodajalec, temveč tretja oseba, upoštevati tudi določbe o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov skladno z 28. členom Splošne uredbe, ki zahteva sklenitev pogodbe o obdelavi z navedenimi minimalnimi zahtevami. Prav tako pa mora delodajalec zaposlene obvestiti o načinu zbiranja oz. obdelave osebnih podatkov z aplikacijo (13. oz. 14. člen Splošne uredbe).

 

Na podlagi navedenega vam zato svetujemo, da preverite nastavitve aplikacije in jo uporabite v takšni meri, kot boste na podlagi uporabe določil oz. načel Splošne uredbe presodili, da zasledujete legitimne cilje z uporabo primernega sredstva, ki kar v najmanjši meri posega v pravice posameznikov.

 

V upanju, da so vam bila naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo