Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 17.03.2020
Naslov: Kopiranje osebnih dokumentov
Številka: 07121-1/2020/362
Vsebina: Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede kopiranja osebnih dokumentov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov presojati posameznih primerov obdelave osebnih podatkov. Prav tako ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.

IP pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v 6. členu določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  • obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  • obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  • obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  • obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

IP nadalje pojasnjuje, da kopiranje osebne izkaznice podrobneje ureja Zakon o osebni izkaznici (ZOIzk-1; Uradni list RS, št. 35/11), ki v 4. členu določa, da smejo upravljavci zbirk osebnih podatkov osebne izkaznice kopirati samo v primerih, ki jih določa zakon. Izjemoma je kopiranje osebne izkaznice dopustno že na podlagi določb ZOIzk-1 brez izrecne podlage v drugem področnem zakonu. Tako lahko osebno izkaznico poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana. Pojma finančna družba in finančna storitev po tem zakonu imata enak pomen kot v zakonu, ki ureja bančništvo. Osebno izkaznico je za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice.

Iz povzetih zakonskih določb izhajajo stroge omejitve uporabe osebne izkaznice. Prvenstveno je za namen ugotavljanja istovetnosti predviden le vpogled (oziroma po potrebi tudi prepis), kopiranje pa le ob strožjih pogojih, pri čemer je izrecno prepovedano nadaljnje kopiranje kopije osebne izkaznice in tudi hramba njene kopije v elektronski obliki. Ob kopiranju osebne izkaznice je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene.

Podobno tudi Zakon o potnih listinah (ZPLD-1; Uradni list RS, št. 29/11 – UPB) določa, da smejo potne listine kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon. Potno listino v skladu z drugim odstavkom navedenega člena lahko poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku. V skladu s tretjim odstavkom pa je potno listino za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika potne listine. V primerih, ki niso opisani v drugem in tretjem odstavku 4.a člena, je za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma kontrolo točnosti podatkov, dopusten vpogled v potno listino imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Skladno z določbo sedmega odstavka 4.a člena ZPLD-1 je kopijo potne listine  prepovedano hraniti v elektronski obliki.

Upoštevati je namreč treba, da osebna izkaznica in potni list oziroma njuna kopija vsebuje posnetek obraza posameznika, ki ima že biometrične značilnosti. Zaradi nevarnosti zlorab in kraj identitete pa je treba pri vsaki odločitvi o morebitnem zbiranju biometričnih podatkov ravnati izjemno previdno, kar je tudi eden od razlogov, da je zakonodajalec v omenjenih specialnih zakonih že sam predpisal stroge ukrepe v zvezi z zbiranjem oziroma kopiranjem osebnih dokumentov in omejil njihovo obdelavo na najmanjšo, torej nujno potrebno mero.

Tako ZOIzk-1 kot ZPLD-1 torej prepovedujeta hrambo osebnega dokumenta v elektronski obliki. Pri tem pa je treba upoštevati tudi določbe Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-1; Uradni list RS, št. 68/16, 81/19). Ta v 32. členu namreč določa hrambo kopij uradnih osebnih dokumentov v elektronski obliki in tako ta določba predstavlja izjemo od načelne prepovedi hrambe kopij osebnih dokumentov v elektronski obliki. Ob tem IP opozarja, da gre v navedenem primeru torej samo za hrambo kopij uradnih osebnih dokumentov v elektronski obliki, ki so jih zavezanci pridobili na podlagi ZPPDFT-1 v okviru izvajanja ukrepov ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke po določbah ZPPDFT-1 in ne na drugi pravni podlagi (npr. ZOIzk-1 ali ZPLD-1). V vseh ostalih primerih je hramba kopij osebnih dokumentov v elektronski obliki prepovedana, torej tudi v primeru podpisane izjave posameznika, ki jo navajate v vašem zaprosilu za mnenje. Enako po mnenju IP velja tudi za potne listine tujih državljanov.

IP nadalje splošno pojasnjuje, da je treba tudi glede kopiranja osebnih dokumentov tujih državljanov vedno zagotoviti pravno podlago za tovrstno obdelavo osebnih dokumentov. Ob tem IP splošno opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave. V vsakem konkretnem primeru bi bilo treba torej izkazati, zakaj je za dosego želenega namena (npr. ugotavljanja in preverjanja istovetnosti tujega državljana) treba hraniti kopijo osebnega dokumenta oziroma zakaj istega namena ni mogoče doseči z vpogledom v dokument ali prepisom podatkov z njega.

Sklepno IP izpostavlja tudi določbo (e) točke prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo; daljše obdobje se lahko hranijo le,  če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene. Kopija osebnega dokumenta se torej lahko hrani le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega se je pridobila. V skladu s tem IP meni, da ne obstajajo razlogi za hrambo nepravilnih oziroma neustreznih dokumentov, ki so vam (kot navajate v vašem zaprosilu) bili ali vam bodo poslani.

 

 

S spoštovanjem.

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka