Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 05.03.2020
Naslov: Zbiranje podatkov za povračilo stroškov službenih poti
Številka: 07120-1/2020/156
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je Univerza v Ljubljani v Pravilniku o sobotnem letu in drugih odsotnostih delavcev zaradi izpopolnjevanja ali usposabljanja (v nadaljevanju Pravilnik) vzpostavila sistem, namenjen izogibanju dvojnega financiranja delavca s strani matične fakultete in institucije, kjer se delavec izpopolnjuje in usposablja. V 16. členu omenjenega Pravilnika je namreč določeno, da »če je dogovorjeno povračilo stroškov, delavec za namen obračuna stroškov predloži dokazila. Pri obračunu povračila stroškov se upoštevajo morebitna povračila stroškov s strani druge institucije. Delavec je dolžan poročati o morebitnih prejetih sredstvih ali povračilih stroškov s strani druge institucije.« Ker morate na vaši fakulteti operacionalizirati omenjeno določbo, vas zanima naše mnenje glede naslednjih dveh možnosti z vidika varstva osebnih podatkov:

  1. Po prvi možnosti bi bil zaposleni po opravljeni službeni poti dolžan predložiti vse stroške dokazane z računi, pri čemer se postavlja vprašanje varstva osebnih podatkov. Nenazadnje bi fakulteta povrnila le del teh stroškov (ostalo bi krila druga institucija), hranila pa bi vse račune zaposlenega;
  2. Po drugi možnosti bi zaposleni poročal o prejetih sredstvih ali povračilih stroškov s strani druge institucije, morebitni obstoj dvojnega financiranja pa bi se ugotavljal s pavšalno oceno stroškov službene poti in ne na podlagi revizije vseh računov, ki so nastali v sklopu službene poti. Refundacija bi se izvedla na podlagi predloženih računov za tisti obseg ocenjenih stroškov, ki presega vsoto vseh prejetih sredstev.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

Uvodoma pojasnjujemo, da IP ne more podati dokončnega odgovora na vaše vprašanje, v katerem bi konkretno izbrali prvo ali drugo od opisanih možnosti. Dejstvo je, da Informacijskemu pooblaščencu v postopku izdaje neobveznih mnenj ni na voljo vsa relevantna dokumentacija in okoliščine, morebitni dogovori s tujimi institucijami in podobno. Prav tako neobvezna mnenja IP niso namenjena presoji zakonitosti ravnanj konkretnih upravljavcev, temveč podaji načelnih in splošnih stališč glede interpretacije določb zakonov, ki se nanašajo na varstvo osebnih podatkov. Poleg tega pa ugotavljamo, da se vaše vprašanje bolj dotika področja revizije poslovanja ter načel transparentnosti, gospodarnosti in namenskosti porabe sredstev.

 

Glede na to, da gre v vašem primeru za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih s strani delodajalca, je treba ugotoviti, da v delovnopravnih razmerjih obdelavo osebnih podatkov primarno ureja zakon, torej je primarna pravna podlaga v smislu člena 6(1) Splošne uredbe zapisana v točki (c) - izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Prvi odstavek 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1) namreč določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

 

Določba prvega odstavka 48. člena ZDR-1 je abstraktna in ne vsebuje natančnega nabora osebnih podatkov, ki se smejo obdelovati. Zato je treba to določbo šele napolniti z vsebino glede na okoliščine konkretnega primera ter opraviti tehtanje glede tega, ali je obdelava osebnih podatkov zares »potrebna« zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

 

Poleg tega je v vašem primeru treba upoštevati tudi zakonodajo, ki v javnem sektorju velja glede povračila stroškov za službena potovanja v tujino, konkretno Uredbo o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (Uradni list RS, št. 76/19), ali morebitno drugo zakonodajo glede povračil stroškov za delo v tujini, denimo Uredbo o plačah in drugih prejemkih javnih uslužbencev za delo v tujini (Uradni list RS, št. 14/09, s sprem. in dop.) ali drugo ustrezno zakonodajo.

 

Pri interpretaciji potrebnosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru se moramo opreti na sam Pravilnik o sobotnem letu in drugih odsotnostih delavcev zaradi izpopolnjevanja ali usposabljanja. Ta glede povračila stroškov med sobotnim letom v 10. členu (in v 15. členu primerljivo za druge odsotnosti) določa, da se lahko v primeru, če delavec v okviru koriščenja sobotnega leta sodeluje na drugi instituciji, dogovori povračilo upravičenih stroškov. Nadalje omenjeni člen določa, da so upravičeni stroški, ki morajo biti predvideni v finančnem načrtu članice:

  • strošek enkratnega prevoza do kraja, kjer se delavec izpopolnjuje v času sobotnega leta in nazaj, ob predložitvi računov in drugih dokumentov,
  • povračilo stroškov nastanitve v okviru standardov, ki zagotavljajo gospodarnost - po predloženem računu,
  • povračilo stroškov za prehrano med delom,
  • stroške zdravstvenega zavarovanja v tujini, v primeru, da le-to ni pokrito z zavarovanjem v Sloveniji.

 

Tudi drugi odstavek 16. člena Pravilnika eksplicitno določa, da delavec za namen obračuna stroškov predloži dokazila.

 

IP glede na navedeno torej meni, da je članica Univerze v Ljubljani upravičena zbirati račune in druga dokazila, na katere se sklicujejo zgoraj omenjeni 10., 15. in 16. člen Pravilnika ter obdelovati vse druge osebne podatke, za katere je izkazano, da jih potrebuje za zagotavljanje zakonitega in gospodarnega poslovanja s svojimi sredstvi ter v skladu z zakonodajo glede napotitve na delo v tujini ali službenih potovanj v tujino, ki se nanaša na konkretni primer. Konkretno presojo, kaj je potrebno in v kakšnem obsegu, pa mora opraviti upravljavec osebnih podatkov sam.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

mag. Polona Merc

Svetovalka pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov