Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 21.12.2018
Naslov: Kadrovske evidence, listine trajne vrednosti
Številka: 0712-3/2018/2636
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da ste ob pregledu različnih mnenj IP (0712-1/2017/1397, 0712-1/2018/1204, 0712-430/2007/2) in Smernic o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (stran 32 in 33) ugotovili, da IP na vprašanje glede hrambe listin, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih obdeluje delodajalec na podlagi Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 – v nadaljevanju ZEPDSV), odgovarja podobno. IP navaja, da je treba upoštevati tretji odstavek 14. člena ZEPDSV, ki določa, da se izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Identične določbe, ki se nanašajo na evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa, vsebuje tudi drugi odstavek 17. člena in drugi odstavek 19. člena.

 

Po pregledu vseh treh členov (14., 17. in 19. člena ZEPDSV) ste ugotovili, da določbe niso identične. Tretji odstavek 14. člen določa, da se tako kot dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, tudi izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Drugi odstavek 17. in 19. člena ZEPDSV (evidenca o stroških dela in delovnem času) sta identična. Ta dva člena v nasprotju s 14. členom določata samo, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi dotična evidenca hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Člena ne določata, da se listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco hranijo kot listine trajne vrednosti.

 

Zanima vas, koliko časa mora delodajalec hraniti listine, na podlagi katerih nastajajo evidence o delovnem času in evidence o stroških dela, kot na primer bolniški list, odredba o nadurnem delu ali celo dovolilnica za koriščenje letnega dopusta. Ali so tudi to listine trajne vrednosti in ali lahko delodajalec te listine uniči, ko preneha namen hrambe (npr. ob prenehanju delovnega razmerja oz. pet let po prenehanju delovnega razmerja, ko poteče splošni zastaralni rok za uveljavljanje pravnih sredstev) in trajno hrani samo evidence, ki nastanejo na podlagi teh listin.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju – Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP v zvezi s tem poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati, zato ustreznosti posameznih privolitev in skladnosti s predpisi ne komentira.

 

Splošna uredba vprašanja pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov ureja v 6. členu, pri čemer v skladu z 88. členom Splošne uredbe na področju urejanja zagotovitve varstva pravic in svoboščin v zvezi z obdelavo osebnih podatkov zaposlenih v okviru zaposlitve, zlasti za namene zaposlovanja, izvajanja pogodbe o zaposlitvi, vključno z izpolnjevanjem obveznosti, določenih z zakonom ali kolektivnimi pogodbami, upravljanja, načrtovanja in organizacije dela, enakosti in raznolikosti na delovnem mestu, zdravja in varnosti pri delu, varstva lastnine zaposlenih ali potrošnikov in za namene individualnega ali kolektivnega izvajanja in uživanja pravic in ugodnosti, povezanih z zaposlitvijo, ter za namene prekinitve delovnega razmerja prepušča možnost ureditve področni nacionalni ureditvi, konkretno torej med drugim npr. Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami - v nadaljevanju ZDR-1) in ZEPDSV. Zato v bistvenih sprememb na tem področju tudi s Splošno uredbo ni.

 

 

IP uvodoma poudarja, da mnenja IP, na katera se sklicujete, odgovarjajo na precej splošna vprašanja, v katerih ni bilo konkretizirano, za katere podatke o zaposlenem gre oziroma za katero evidence gre, zato je tudi odgovor širše zastavljen. Poleg tega je v mnenju navedeno, da se “identičnost določbe” nanaša “na evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa,” ne pa na izvirne listine. V nadaljevanju vam IP podrobneje pojasnjuje odgovore na vaša vprašanja.

 

Splošna uredba v zvezi s shranjevanjem osebnih podatkov v členu 5.1(e) določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (»omejitev shranjevanja«). IP pojasnjuje, da velja to splošno načelo, če ni s posameznimi specialnimi predpisi o rokih hrambe določeno drugače. Takšen predpis bi lahko bil Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA), ki ureja hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva, ZDR-1 ali ZEPDSV.

 

Glede obdelave osebnih podatkov delavcev je temeljna pravna podlaga 48. člen ZDR-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Iz vaših vprašanj izhaja, da vas zanima, kaj se zgodi z dokumenti oziroma s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih.

 

Obdelavo osebnih podatkov ter vrsto in vsebino evidenc na področju delovnih razmerij, podrobno ureja ZEPDSV, kjer so evidence, ki jih vodijo delodajalci, podrobneje določene v III. delu, in sicer so po 12. členu to: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa in evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporih pri delodajalcu (na podlagi osmega odstavka 7. člena ZEPDSV delodajalci sicer vodijo tudi evidence s področja varnosti in zdravja pri delu na podlagi zakona, ki ureja varnost in zdravje pri delu). V nadaljnjih členih tega poglavja je natančneje (taksativno) določena tudi vsebina teh evidenc oziroma kateri (osebni) podatki se v njih vpisujejo.

 

Kot navajate in ugotavljate sami, so urejene tudi situacije, ko se za delavca preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih. Tretji odstavek 14. člen določa, da se tako kot dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, tudi izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Drugi odstavek 17. in 19. člena ZEPDSV (evidenca o stroških dela in delovnem času) sta v delu, ki se nanaša na evidence, identična. V nasprotju s 14. členom pa določata samo, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi dotična evidenca hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Člena ne določata, da se listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco hranijo kot listine trajne vrednosti.

 

Iz navedenega izhaja, da ZEPDSV izrecno ne zahteva hrambe izvirnih listin, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o stroških dela in delovnem času kot listin trajne vrednosti. Kar pomeni, da delodajalec v tem zakonu nima zakonske podlage ravnati na ta način za tovrstne izvirne listine, če te ne predstavljajo dokumentov s podatki o delavcu v smislu zgoraj navedenih določb ZEPDSV. Glede na navedeno torej delodajalec trajno hrani le dokumente in izvirne listine (nekdanjega) zaposlenega, ki jih zahteva ZEPDSV. ZEPDSV torej v omenjenih členih daje pravno podlago in hkrati pomeni obveznost za hrambo listin, na podlagi katerih se vpisujejo osebni podatki v evidence, kot jih ureja 14. člen ZEPDSV. Listine, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih delodajalec obdeluje na kakšni drugi pravni podlagi (npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja), pa se lahko v personalni mapi hranijo toliko časa, dokler obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki se na takih listinah nahajajo (npr. do prenehanja delovnega razmerja ali za čas splošnega zastaralnega roka za uveljavljanje pravnih zahtevkov ali če drugi posebni predpisi to zahtevajo npr. obveznosti v zvezi s hrambo arhivskega gradiva, obveznosti glede hrambe dokumentacije evropskih projektov ali projektov glede porabe javnih sredstev ipd.).

 

Konkretno morate torej sami glede na navedeno presoditi za posamezne dokumente, katere dokumente oz. podatke morate hraniti in koliko časa.

 

V upanju, da ste dobili odgovore na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka