Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 07.02.2020
Naslov: Objava imen uporabnikov na omaricah, na oglasni deski in zapis v osebni mapi
Številka: 0712-1/2019/3033
Vsebina: Pravne podlage, Privolitev
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da se vaš center ukvarja z rehabilitacijo oseb s pridobljenimi možganskimi poškodbami. Zanima vas, ali so lahko imena uporabnikov objavljena na oglasni deski, na garderobnih omaricah in ali lahko v osebni mapi uporabnika zapišete še, kateri drugi uporabniki so bili prisotni na določenem dogodku.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma izpostavlja, da v sklopu neobvezujočega mnenja ne more presojati konkretnih dejanj obdelav, temveč lahko to stori šele v okviru inšpekcijskega postopka, poleg tega so vaša vprašanja splošne narave, zato v nadaljevanju IP podaja splošna pojasnila.

 

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je potrebno zagotoviti ustrezno pravno podlago. Pravne podlage ureja člen 6(1) Splošne uredbe, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Za objavo seznama uporabnikov v vašem centru na oglasni deski je potrebno zagotoviti ustrezno pravno podlago, saj gre pri tem za obdelavo osebnih podatkov. Ob tem je treba upoštevati, da so po navadi oglasne deske vidne tako zaposlenim in uporabnikom kot najverjetneje tudi obiskovalcem centra. Ena izmed pravnih podlag, ki bi v konkretnem primeru prišla v poštev je privolitev vsakega posameznika posebej v objavo njegovega imena na oglasni deski. Vsekakor pa dokončno presojo glede na konkretne okoliščine opravi upravljavec (torej vaš center).

 

Glede imen na garderobnih omaricah IP prav tako poudarja, da morate zagotoviti ustrezno pravno podlago. V kolikor je to potrebno z vidika organizacije znotraj vašega centra, bi pravno podlago lahko predstavljala točka (e) ali (f) člena 6(1) Splošne uredbe (to je tudi odvisno od tega, ali vaš center sodi v javni ali v zasebni sektor). Ob tem pa vam IP svetuje, da pri tem upoštevate načelo najmanjšega obsega osebnih podatkov in na garderobnih omaricah objavite čim manj podatkov o posamezniku, npr. da objavite le priimek ali le osebno ime uporabnika.

 

V zvezi z vašim vprašanjem glede vpisa imen uporabnikov, ki so bili na nekem dogodku, v osebno mapo drugega uporabnika, IP pojasnjuje, da nima dovolj informacij, da bi vam lahko podal enoznačen odgovor. Vsekakor ste dolžni tudi v tem primeru upoštevati načelo najmanjšega obsega osebnih podatkov, skladno s katerim naj bomo osebnih podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. To pomeni, da je upravljavec dolžan oceniti, ali je treba za doseg zakonitega namena v osebno mapo enega uporabnika vpisati osebne podatke drugega uporabnika. Poleg tega je v tem primeru treba tudi razmisliti, ali za to obstaja pravna podlaga iz člena 6(1) Splošne uredbe.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

raziskovalka pri IP