Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 19.12.2019
Naslov: Podatki na pisemski ovojnici
Številka: 0712-1/2019/2917
Vsebina: Pravne podlage, Telekomunikacije in pošta, Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da se vam ne zdi prav, da je že na ovojnici uradnih pisanj razvidnih dosti podatkov v zvezi s postopkom, ki ga nek organ vodi (npr. št. zadeve). Nadalje pojasnjujete, da prav tako ni v redu, da izvršitelji prilepijo obvestilo na vrata. 

 

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Navedba osebnih podatkov (npr. osebnega imena, naslova in dejstva odpovedi o zaposlitvi) na pisemski ovojnici predstavlja obdelavo osebnih podatkov v smislu člena 4(2) Splošne uredbe, za katero mora imeti upravljavec (npr. sodišče oz. druga upravna oseba) zakonito in ustrezno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe. V kolikor določen organ vodi postopek, v katerem na primer sodelujete kot stranka postopka, lahko pravno podlago predstavlja točka c člena 6(2) Splošne uredbe, v skladu s katero se lahko osebni podatki obdelujejo za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Vsekakor pa je odvisno od primera do primera, katera pravna podlaga za obdelavo podatkov pride v konkretnem primeru v poštev, navedbe v vašem dopisu so pa bolj splošne narave, zato vam dokončnega odgovora ne moremo podati.

 

Glede vročilnic v pravdnih postopkih IP pojasnjuje, da obstaja Pravilnik o ovojnici za vročanje po pošti v pravdnem postopku  (Uradni list RS, št. 49/17), ki ureja, kateri podatki naj bodo razvidni iz ovojnice. Eno izmed polj je »VSEBINA«, namen katerega je, da omogoča posamezniku, da preveri, ali se ovojnica/vročilnica ujema z dokumentom znotraj ovojnice. Tako se v navedeno polje v sodnih zadevah običajno vnese vrsta dokumenta, npr. sklep, opravilna številka in datum.

 

Nadalje IP glede obvestila na vratih s strani izvršitelja pojasnjuje, da Pravilnik o opravljanju službe izvršitelja (Uradni list RS, št. 18/03 s spremembami in dopolnitvami) in
Zakon o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 73/07 s spremembami in dopolnitvami; ZPP) določata, da se pod določenimi pogoji naslovniku, ki nima predalčnika ali je ta neuporaben, pisanje vroči tudi na način, da izvršitelj obdrži pisanje, na vratih stanovanja pa pusti obvestilo o vročitvi, v katerem je navedeno, kje je pisanje. Kar pomeni, da v kolikor izvršitelj pusti obvestilo na vratih, kakor to urejajo navedene določbe, ravna v skladu s Splošno uredbo.

 

Vsekakor pa je treba ob tem upoštevati načelo najmanjšega obsega osebnih podatkov, kar pomeni, da morajo biti podatki na ovojnici ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Torej v kolikor ni posebej predpisano, da pisemska ovojnica vsebuje še kakšne druge osebne podatke poleg tistih, ki so potrebni za namen pošiljanja, bi to lahko predstavljajo nesorazmerno obdelavo osebnih podatkov (tak primer je lahko npr. navedba vsebine pisemske pošiljke v primeru odpovedi delovnega razmerja). To pomeni, da je treba od primera do primera posebej presojati, ali je obdelava osebnih podatkov sorazmerna ali ne.

 

Na koncu IP dodaja, da 53. člen Zakona o poštnih storitvah (UL RS, št. 51/09 in 77/10, v nadaljevanju ZPSto-2) določa, da morajo izvajalci poštnih storitev varovati zaupnost poštnih pošiljk v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Pravne in fizične osebe, ki izvajajo poštne storitve, morajo varovati zaupnost poštnih pošiljk tudi po koncu dejavnosti, v okviru katere so jo bile dolžne varovati.

 

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                  

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

asistentka svetovalca pri IP