Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 08.11.2019
Naslov: Fotografija na službeni izkaznici
Številka: 0712-1/2019/2541
Vsebina: Delovna razmerja, Fotografije kot OP, Pravne podlage, Privolitev
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 16. 10. 2019 prejel vaše zaprosilo za mnenje glede fotografije uslužbenca na službeni izkaznici. Navedli ste, da v občinski upravi pripravljate nov pravilnik o uporabi službene kartice. Glede na Recital 43 Splošne uredbe o varstvu podatkov sprašujete, ali je dovoljeno na službeni izkaznici natisniti tudi sliko uslužbenca na podlagi privolitve in ali je privolitev potrebna.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Praviloma fotografija uslužbenca na službeni izkaznici ni potrebna za uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Le za nekatera delovna mesta je pod določenimi pogoji mogoč odstop od tega stališča. Zato lahko fotografijo uslužbenca praviloma natisnete na službeno izkaznico le na podlagi njegove osebne privolitve, ki pa je v delovnem razmerju dopustna, kadar jo lahko uslužbenec odkloni brez posledic za delovno razmerje.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba (tako po Splošni uredbi o varstvu podatkov kot po ZVOP-1) imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku člena 6:

»Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

 

Področni zakon v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 oz. točke c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov v konkretnem primeru predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS; v nadaljnjem besedilu ZDR-1), ki v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V navedenem primeru posebna privolitev delavca ni potrebna.

 

Kadar objava fotografije na službeni izkaznici ni potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, je načelno mnenje IP, da je obdelava osebnih podatkov uslužbenca na podlagi njegove osebne privolitve v delovnem razmerju dopustna, kadar jo lahko delavec brez posledic za delovno razmerje tudi odkloni. Bodite pozorni, da Splošna uredba o varstvu podatkov predpisuje strožje pogoje za privolitev, kot je to veljalo po ZVOP-1. Po Splošni uredbi o varstvu podatkov mora biti privolitev razčlenjena po namenih, podana v jasnem in preprostem jeziku (člen 7 in člen 8 ter točka 32 in točka 171 uvodnih določb), posameznik pa mora biti pred podajo privolitve tudi ustrezno informiran (člen 13 in člen 14) v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov (naziv zbiranja, naziv upravljavca, pooblaščene osebe, čas hrambe, itd.).

 

IP je v preteklosti že odgovarjal na vprašanja v zvezi z zbiranjem in uporabo fotografij zaposlenih, zato vam predlagamo, da se seznanite z vsebino neobvezujočih mnenj, ki veljajo tudi po začetku uporabe Splošne uredbe o varstvu podatkov. Objavljena so na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/vop/: npr. mnenje, št. 0712-1/2018/1060 z dne 30. 4. 2018, št. 0712-1/2016/1077 z dne 17. 5. 2016, št. 0712-1/2015/3040 z dne 2. 12. 2015, št. 0712-1/2014/2719 z dne 13. 8. 2014, št. 0712-1/2011/2371 z dne 12. 9. 2011, št. 0712-925/2007/2 z dne 22.10. 2007, št. 0712-886/2007/2 z dne 2.10. 2007, št. 0712-344/2007/2 z dne 29. 3. 2007.

 

IP pripominja zgolj še, da se uvodna izjava št. 43, ki jo navajate v dopisu, nanaša na odnos javnega organa do posameznika v okviru izvrševanja javne oblasti in ne na razmerja javnega organa kot delodajalca. Tako tudi ZVOP v prvem odstavku 9. člena določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

 

Prijazen pozdrav.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP