Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 12.02.2019
Naslov: Zvočno snemanje seje društva
Številka: 0712-1/2019/267
Vsebina: Snemanje sej in javnih dogodkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 17. 1. 2019 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste prostovoljno gasilsko društvo, ki je še drugimi gasilskimi društvi povezano v gasilski sektor, ki ga vodi poveljstvo. Poveljstvo želi na sestanku obravnavati predlog Poslovnika, v katerem je navedeno, da se za potrebe pisanja zapisnika zvočno snemajo vse seje ter da se vsebina sej briše s snemalne naprave na koncu mandata, tj. po petih letih. Zanima vas naše mnenje v zvezi z navedenim.

 

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z zgoraj navedenimi vprašanji.

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

 

IP v uvodu poudarja, da se v okviru izdaje neobvezujočih mnenj ne more opredeljevati do zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov, pač pa lahko posreduje le pravna izhodišča ter pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Do zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov se lahko IP opredeli izključno v okviru inšpekcijskega postopka.

 

IP poudarja, da je na temo snemanj sej izdal že številna mnenja, ki so javno objavljena na naši spletni strani. Stališče IP glede dopustnosti snemanja sej ter nadaljnje obdelave posnetkov je znano že več let in se v tem času ni spreminjalo. IP poudarja, da posameznikov glas (in v primeru video snemanja tudi njegova podoba) vselej povesta več kot le zapis njegovih besed, četudi bi ta bil v obliki magnetograma. Glede na navedeno ni dvoma, da snemanje pomeni poseg v zasebnost in varstvo osebnih podatkov ter da je takšen poseg dopusten le na podlagi ustreznega pravnega temelja.

 

Obdelava osebnih podatkov je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev – člen 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov:

 

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov,

  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe,

  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca,

  4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe,

  5. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov, ki v vašem primeru prideta v najbolj v poštev, sta po mnenju IP:

(a) privolitev v obdelavo osebnih podatkov oz.

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov.

 

Navedeno pomeni, da je treba snemanje sej, kadar se te ne snemajo zaradi zakonitih interesov društva, snemati vedno s privolitvijo vseh udeležencev na seji. Privolitev mora biti prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna. Društvo ima vselej možnost, da samo opredeli način organizacije svojega dela in to uredi s Poslovnikom (ali drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje), pri čemer mora upoštevati relevantne predpise (npr. Splošno uredbo o varstvu podatkov). V obeh primerih bi bilo torej primerno, če snemanje društvo uredi z ustreznim notranjim aktom. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitve dostopne javnosti, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja Poslovnik (kot navajate za namen izdelave zapisnika), podana z udeležbo na seji.

 

Prav tako morajo biti snemani v vsakem primeru pred snemanjem seznanjeni z dejstvom, da se seja snema, namenom snemanja, kdo je naročnik snemanja in drugimi podatki, ki jih zahtevata 13. in 14. člen Splošne uredbe.

 

Glede roka hrambe IP pojasnjuje, da Splošna uredba to ureja v točki (e) člena 5(1), ki določa načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, in sicer so lahko osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Navedeno pomeni, da pravna podlaga za hrambo osebnih podatkov odpade z izpolnitvijo namena, za katerega so bili osebni podatki zbrani in nadalje obdelovani. Če je namen zvočnega snemanja sej v pripravi zapisnika, potem ni videti, da bi društvo imelo podlago za hrambo teh podatkov po tem, ko je zapisnik pripravljen in dokončno potrjen. Iz vašega dopisa namreč ne izhajajo razlogi, zakaj bi bilo treba navedene posnetke hraniti do izteka mandata predsedstva.

 

Predlagamo, da si glede dopustnosti snemanja sej preberete tudi preostala mnenja, ki jih je izdal IP, in so objavljena na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/, v zavihku »Iskalnik po vprašanjih in odgovorih«. Tako priporočamo seznanitev z objavljenimi mnenji:

- št. 0712-1/2018/610 z dne 14. 3. 2018,

- št. 0712-1/2016/2184 z dne 27. 10. 2016,

- št. 0712-1/2015/2904 z dne 17. 11. 2015,

oz. da v vrstico za iskanje vpišete iskalni izraz »snemanje sej«.

 

Prijazen pozdrav.