Kopiranje osebnih dokumentov in prepisovanje podatkov iz osebnih dokumentov
+ -Kopiranje osebnih dokumentov je v skladu s 4. členom Zakona o osebni izkaznici (ZOIzk-1) in 4.a členom Zakona o potnih listinah državljanov Republike Slovenije (ZPLD-1) možno samo v primerih, ki jih določa zakon.
Ni torej dovolj, da je kopiranje predpisano v podzakonskem aktu ali celo v notranjih pravilih (npr. pravilniku) upravljavca, ne glede na to, ali gre za zasebni ali javni sektor.
Izjeme
Izjemoma je kopiranje osebnih dokumentov dopustno tudi brez izrecne podlage v drugem področnem zakonu.
Notarji in finančne družbe
Prva izjema so notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če kopijo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku.
ZPLD-1 ob opredelitvi pojmov finančna družba in finančne storitve napotuje na zakon, ki ureja bančništvo. Pojem finančna družba je opredeljen v 11. točki prvega odstavka 7. člena Zakona o bančništvu (ZBan-3), pojem finančne storitve pa v 5. in 6. členu ZBan-3.
Notarji in finančne družbe pa lahko osebne dokumente kopirajo le za točno določene namene - osebno izkaznico lahko kopirajo, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana (drugi odstavek 4. člena ZOIzk), potno listno pa, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku (drugi odstavek 4.a člena ZPLD-1).
Pisna privolitev posameznika
Upravljavci osebnih podatkov lahko osebne dokumente kopirajo tudi na podlagi pisne privolitve njihovih imetnikov. IP pri tem poudarja, da načeloma ne vidi razlogov, ko bi lahko javni sektor kopiral osebno izkaznico in potni list na podlagi pisne privolitve posameznika. Privolitev kot podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, ko ta izvaja svoje oblastne naloge, že zaradi narave razmerja nadrejenosti načeloma ni dopustna. Vendar pa je potrebno upoštevati tudi določbo 139. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP), ki od uradnih oseb zahteva, da si po uradni dolžnosti priskrbijo podatke, ki jih o posamezniku vodijo organi javne uprave.
IP poziva upravljavce osebnih podatkov, da zakonsko določilo, po katerem se osebna dokumenta lahko kopirata za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku, razlagajo čim ožje. Pri tem naj ne spregledajo niti splošnega načela, da je kopiranje dovoljeno zgolj takrat, ko tako določa zakon. Poleg tega je nujno upoštevati tudi vsa načela iz člena 5 Splošne uredbe.
Oznaka na kopijah in hranjenje kopij v elektronski obliki
Peti odstavek 4. člena ZOIzk-1 in peti odstavek 4.a člena ZPLD-1 od upravljavcev osebnih podatkov, ki bodo kopirali osebne dokumente, izrecno zahtevata, da kopijo ustrezno označijo z opozorilom o prepovedi uporabe v druge namene. Zakona ne predpisujeta obličnosti vsebine oznake in to prepuščata upravljavcem osebnih podatkov. Kljub temu IP priporoča, da upravljavci na kopijo napišejo vsaj naslednje podatke:
– da gre za kopijo;
– naziv upravljavca osebnih podatkov;
– namen fotokopiranja; in
– pravna podlaga za fotokopiranje (npr. pisna privolitev).
Žig ali vodni žig bosta morala biti postavljena na fotokopijo izkaznice, kjer je slika izkaznice in ne na bel rob, ki je okoli nje oz. na praznino lista, saj bo drugače mogoče vse ostalo odrezati in fotokopirati izkaznico brez oznak upravljavca.
Imetniku potne listine zakon izrecno omogoča, da kopijo označi s svojim podpisom, smiselno pa je tudi imetniku osebne izkaznice omogočiti, da kopijo osebne izkaznice označi s podpisom. Gre namreč za dodaten ukrep zavarovanja kopije osebnega dokumenta in preprečevanja nadaljnjega kopiranja. Fotokopijo izkaznice je najbolje podpisati čez sliko izkaznice in ne ob robu fotokopije.
ZPLD-1 tudi določa, da je kopijo potne listine prepovedano hraniti v elektronski obliki. Zakon torej prepoveduje kopiranje z uporabo skenerjev in podobnih naprav, ki kopijo zapišejo v elektronski obliki in jo shranijo na elektronski medij. Pri tem pa je treba upoštevati tudi določbe Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-1). Ta namreč določa, da lahko ne glede na določbe drugih zakonov kreditne in finančne institucije kopije uradnih osebnih dokumentov, ki so jih pridobile v okviru izvajanja ukrepov ugotavljanja in preverjanja istovetnosti stranke po določbah ZPPDFT-1, hranijo v elektronski obliki, če je zagotovljeno njihovo varovanje z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki in ukrepi skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.
Prepoved hranjenja kopije osebne izkaznice v elektronski obliki je določal tudi ZOIzk-1, ki pa z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o osebni izkaznici (ZOIzk-1A) tovrstne prepovedi več ne določa.
Potrdilo o kopiji
Peti odstavek 4. člena ZOIzk-1 in peti odstavek 4.a člena ZPLD-1 določata tudi, da je upravljavec osebnih podatkov dolžan izdati na podlagi vloge imetnika osebnega dokumenta potrdilo o kopiji. Zakona določata, da mora potrdilo vsebovati naslednje sestavine:
– namen rabe kopije in
– rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje.
Pogodbena obdelava
Določil ZOIzk-1, ZPLD-1, ZBan-3 pa ne gre spregledati niti pri pogodbeni obdelavi. Tudi obdelovalci bodo namreč morali spoštovati opisana zakonska določila.
Vpogled in prepisovanje podatkov iz osebnega dokumenta
Do sprejema novega ZVOP-2 še vedno velja ureditev iz 2. odstavka 18. člena ZVOP-1, ki določa, da lahko vsak upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo.
Glede na ZOIzk-1 pa je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva posameznika, dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Podobno določa ZPLD-1, da je za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma kontrolo točnosti podatkov, dopusten vpogled v potno listino imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje.