Posredovanje osebnih podatkov za potrebe ZUP, razlika med 34. a in 139. čl.
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 25.05.2008Številka: 0712-549/2008/2
Kategorije: Posredovanje OP med upravljavci Spoštovani,
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je dne 20. 5. 2008 prejel vaš e-dopis, v katerem nas sprašujete (na kratko povzemamo):
- kakšno pravno podlago (materialno, procesno …) mora upravni organ, ki odloča v upravnem postopku, navesti, ko od Zavoda RS za zaposlovanje (ZRSZ) zahteva posredovanje osebnih podatkov, s katerimi razpolaga, in
- kakšno je v takem primeru razmerje med 139. in 34.a členom Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP)?
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena (Uradni list RS, št. 94/07 - UPB; ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem:
1. Upravni organ, ki za potrebe odločanja v upravnem postopku zahteva pridobitev osebnih podatkov, se lahko sklicuje na:
- 139. člen ZUP ali
- 34. a člen ZUP.
2. Zahteva 34. a člena ZUP po navedbi »pravne podlage« ne pomeni, da je potrebno dodatno navesti še podlago v 139. členu ZUP ali drugo podlago v specialnem predpisu, pač pa pomeni, da je dovolj sklicevanje na 34. a člen ZUP.
Enako velja pri sklicevanju na 139. člen ZUP.
3. Posebna (dodatna) podlaga v specialnem procesnem ali materialnopravnem predpisu ni potrebna (če pa že obstaja, je primerno, da jo prosilec tudi navede).
4. Če se prosilec sklicuje zgolj na 139. člen ZUP, to še ne pomeni, da je lahko zahteva neobrazložena, saj mora ZRSZ ugotoviti, ali je prosilec res upravičen do podatkov, tj. ali so osebni podatki potrebni in primerni za odločitev v neki konkretni upravni zadevi, za katero je pristojen prosilec in o kateri dejansko odloča.
5. Opozarjamo, da je 139. člen ZUP specialnejši v odnosu do 34. a člena ZUP, saj:
- se nanaša zgolj na »uradne evidence«, 34. a člen pa se nanaša na »katerekoli zbirke osebnih podatkov« (Opomba: ni vsaka evidenca, ki ima podlago v zakonu, tudi uradna evidenca), torej tudi tiste, ki jih vodijo v zasebne sektorju.
- omogoča, da stranka prepove tak način pridobivanja osebnih podatkov, če to stori, mora podatke dostaviti sama.
- ne omogoča pridobivanja osebnih podatkov v postopkih, uvedenih po uradni dolžnosti in v katerih se odloča o obveznosti stranke, in
- je za občutljive osebne podatke predviden poseben režim,
- omogoča pridobivanje osebnih podatkov le za tiste postopke, ko stranka sama vloži zahtevo za uvedbo postopka.
6. Opozarjamo še na podrobnejšo ureditev izmenjave osebnih podatkov po členih 199 do 205 Uredbe o upravnem poslovanju.
O b r a z l o ž i t e v:
34. a člen ZUP
139. člen ZUP
Upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, so dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve.
(4) Če uradne evidence ne vodi organ, ki je pristojen za odločanje, je dolžan od pristojnega organa podatke zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. Zaprošeni organ je dolžan te podatke brezplačno posredovati takoj oziroma najkasneje v roku 15 dni, če ni v predpisu, ki ureja uradno evidenco, drugače določeno.
(5) Uradna oseba lahko pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala. Podatke, ki štejejo za davčno tajnost, ali se nanašajo na rasno in drugo poreklo, politična, verska in druga prepričanja, pripadnost sindikatu, spolno vedenje, kazenske obsodbe ter zdravstvene podatke, si lahko uradna oseba v skladu s prejšnjima odstavkoma priskrbi le, če tako določa zakon, ali na podlagi izrecne pisne privolitve stranke oziroma druge osebe, na katero se ti podatki nanašajo.
(6) Določbe prejšnjega odstavka se uporabljajo tudi v postopku, uvedenem po uradni dolžnosti, v katerem se odloča o pravici stranke.
(7) Določbe petega in šestega odstavka tega člena se štejejo za zadostno zakonsko podlago za pridobivanje osebnih podatkov v smislu zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, ne glede na to, ali posebni (materialni) zakoni za posamezne vrste upravnih postopkov vsebujejo takšno podlago.
Čeprav Pooblaščenec pri svojem delu še ni obravnaval enakega primera, kot je vaš, vam predlagamo, da se z nekaterimi mnenji s tega področja seznanite na internetni strani Pooblaščenca http://www.ip-rs.si/, kjer si lahko s pomočjo iskalnika po mnenjih in odločbah s področja varstva osebnih podatkov poiščete npr. mnenja št. 0712-841/2007/2, 0712-845/2007/2 in 0712-383/2007/3.
Lepo vas pozdravljamo,
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,
pooblaščenka