OP staršev za namen šolske prehrane

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem sprašujete, ali lahko na prijavi za šolsko prehrano od staršev zahtevate davčno številko ali EMŠO. Ta podatek bi potrebovali za urejanje zadev, če pride do dolžniškega razmerja in izterjave dolga preko okrožnega sodišča v Ljubljani, ki v prijavi zahteva en ali drug podatek.  

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Splošna uredba o varstvu podatkov vsebuje določbe o dopustnih pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov v členu 6, ki v točki (1)(c) določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je (med drugim) potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, ali če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka (e)), pri čemer pa Splošna uredba o varstvu podatkov v odstavku 2 istega člena določa, da države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1, tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave, tudi za druge posebne primere obdelave iz poglavja IX.

Pravne podlage za obdelavo v javnem sektorju so določene v 9. členu ZVOP-1. Osebni podatki v javnem sektorju se lahko na podlagi prvega odstavka tega člena obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na prvi odstavek pa se na podlagi četrtega odstavka istega člena lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Področni zakon v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 v obravnavanem primeru predstavlja Zakon o šolski prehrani (Uradni list RS, št. 3/13, 46/14 in 46/16 – ZOFVI-K), v nadaljevanju: ZŠolPre-1), ki v prvem odstavku 17. člena določa, da šola vodi evidenco prijavljenih na šolsko prehrano, ki obsega naslednje podatke o otroku oziroma učencu oziroma dijaku, prijavljenem na šolsko prehrano:

-        ime in priimek ter naslov,

-        EMŠO,

-        naziv šole, razred oziroma letnik in oddelek izobraževalnega programa,

-        ime in priimek staršev ter naslov,

-        številka odločbe, ki je podlaga za upravičenost do subvencije za malico oziroma kosilo,

-        datum nastopa pravice in obdobje upravičenosti do otroškega dodatka oziroma državne štipendije oziroma subvencije za malico oziroma kosilo,

-        višina subvencije za malico oziroma subvencije za kosilo,

-        podatek o namestitvi v dom za učence oziroma v zavod za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami, podatek o namestitvi v rejniško družino in podatek, da je učenec oziroma dijak prosilec za azil,

-        datum prijave na malico oziroma kosilo,

-        vrsta obrokov šolske prehrane, na katere je prijavljen,

-        število in datum prevzetih in odjavljenih obrokov.

Glede na določbo 17. člena ZŠolPre-1 šola lahko zbira le zgoraj navedene podatke, ne pa EMŠO ali davčne številke staršev. Pri tem je potrebno upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, ki ga Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 5 v točki (1)(c) in v skladu s katerim so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Šola vodi evidenco prijavljenih na šolsko prehrano, v kateri vodi tiste osebne podatke, ki so potrebni za organizacijo šolske prehrane in v primeru zbiranja osebnih podatkov, ki jih ne potrebuje za ta namen, temveč za namen izvršbe v primeru neplačila, bi tako nekatere osebne podatke zbirala na zalogo in ne bi sledila načelu najmanjšega obsega podatkov.

V primeru neplačila osnovna šola lahko vloži predlog za izvršbo na podlagi izvršilnega naslova pri pristojnem sodišču in na podlagi prvega odstavka 40. člena Zakona o izvršbi in zavarovanju (Uradni list RS, št. 3/07 – UPB, 93/07, 37/08 – ZST-1, 45/08 – ZArbit, 28/09, 51/10, 26/11, 17/13 – odl. US, 45/14 – odl. US, 53/14, 58/14 – odl. US, 54/15, 76/15 – odl. US in 11/18, v nadaljevanju ZIZ), v katerem morajo biti na podlagi prve alineje tega odstavka navedeni upnik in dolžnik z identifikacijskimi podatki iz 16.a člena tega zakona. Na podlagi prvega odstavka 16.a člena ZIZ so identifikacijski podatki o dolžniku in upniku, ki je fizična oseba osebno ime in naslov prebivališča ter datum rojstva ali EMŠO ali davčna številka ali drug isti povezovalni znak ali drug ustrezen identifikacijski podatek. Te podatke pa lahko na podlagi šestega odstavka 4. člena ZIZ pridobi od upravljavca podatkov ali zbirk podatkov. Le-ta je namreč dolžan upniku, ki izkaže pravni interes, na njegovo zahtevo, ne glede na državljanstvo oziroma državo, ki ji upnik pripada, posredovati podatke iz 1. do 16. točke ter 18. in 19. točke prvega odstavka tega člena. Upnik izkaže pravni interes z listino, ki je izvršilni naslov, na podlagi katerega je mogoče po tem zakonu predlagati izvršbo.

Lepo vas pozdravljamo,

                                                                                                 Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                                 informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Sonja Božič Testen,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov