OP pri delitvah stroškov ogrevanja

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Datum: 23.10.2016
Številka: 0712-1/2016/2150
Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 9. 10. 2016 prejel vaše e-sporočilo, v katerem ste navedli, da je vaša družba izvajalka delitev stroškov za toploto in da osebne podatke, ki jih prejmete od upravnikov večstanovanjskih stavb, obdelujete kot pogodbeni obdelovalec podatkov. Pojasnili ste, da je glavna področna pravna podlaga za vašo dejavnost Pravilnik o načinu delitve in obračunu stroškov za toploto v večstanovanjskih in drugih stavbah z več posameznimi deli (Uradni list RS, št. 82/2015 in 61/2016, v nadaljevanju: Pravilnik), ki je izdan na podlagi določil 357. člena Energetskega zakona (Uradni list RS, št. 17/2014). Pri izpolnjevanju določil pravilnika se že ves čas srečujete z dilemo, koliko podatkov razkriti in komu jih razkriti ter ob kakšni priložnosti. Na skupnem poročilu o stroških za toploto za celotni objekt se namreč nahajajo sledeči podatki:- naslov večstanovanjske stavbe,- številke vseh stanovanj,- ogrevalne površine vseh stanovanj,- ime in priimek lastnika,- serijske številke delilnikov stroškov ogrevanja, vgrajene v posamično stanovanje,- poraba po vsakem od delilnikov iz prejšnje alineje,- korekcijski faktor za posamično stanovanje,- izračun vseh vmesnih in končnega deleža porabe,- v kolikor od upravnika prejmete še finančne podatke o vplačilih/obveznostih/terjatvah, pa tudi ti finančni podatki.Navedli ste tudi 21. člen Pravilnika, ki med drugim določa, da mora izvajalec delitve lastniku na njegovo zahtevo omogočiti vpogled v vse podatke in izračune, ki so podlaga za delitev stroškov za toploto oziroma gorivo ter da mora lastnikom dati vse potrebne informacije in podporo pri sprejemanju in uresničevanju odločitev v zvezi z izvajanjem tega pravilnika. Dikcija »vse podatke« se v praksi razlaga zelo široko. »Vsi podatki« tako rezultirajo v zahtevah po razkritju porab vseh etažnih lastnikov posamezniku, ki za to nima osebne privolitve lastnikov, katerih podatke želi videti oziroma jih uporabljati. Prav tako se v praksi srečujete s po vašem mnenju preširokimi zahtevami članov nadzornih odborov.Zato ste kot izvajalec delitve vseskozi v dilemi, kako in koliko podatkov posredovati etažnim lastnikom, da boste zadostili določbam 21. člena Pravilnika in ne kršili zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov. V priponki ste poslali predlog tabel, za katere prosite za mnenje, ali so podatki, ki so v njih, varovani z vidika varstva osebnih podatkov. Navedli ste tudi določbo 35. člena Zakona o varstvu potrošnikov, ki določa, da mora podjetje potrošniku omogočiti, da preveri pravilnost zaračunanega zneska glede na kakovost in količino kupljenega blaga oziroma opravljene storitve. Tega potrošnik, kot ste navedli, ne more storiti, če prejme le lastne podatke. Delitev stroškov ogrevanja je za posameznika vedno soodvisna od porabe drugih, saj se deli, primeroma 30% po površini in 70% po porabi po delilnikih. Tako se površina nanaša na posameznikovo stanovanje, poraba po delilnikih pa prav tako na posameznikove delilnike. Celostno gledano pa se posameznikov delež izračuna skladno s predpisano metodologijo tudi glede na skupno površino in skupno porabo vseh odjemnih enot.IP sprašujete:1. Ali so tovrstne tabele, ki razkrivajo porabe toplote za vse etažne lastnike, primerne za razkrivanje vsem etažnim lastnikom ali ne? Če ne, katere podatke je potrebno iz njih odstraniti, da bo zadoščeno področni zakonodaji varstva osebnih podatkov?2. Ali se tovrstne podatke, če se izkaže, da njihovo posredovanje tretjim osebam z vidika varstva osebnih podatkov ni sporno, lahko pošilja po elektronski pošti, ali se jih lahko zgolj vroča v zaprtih pisemskih ovojnicah v poštne predalčnike etažnih lastnikov, da se onemogoči dostop nepooblaščenih oseb (česar pri elektronski pošti ni moč izključiti)?3. Kako zagotoviti posamezniku vse podatke, ki jih potrebuje za izračun, brez kršitve področne zakonodaje?4. Kakšno je stališče IP v primeru, da bi bila tabela zastavljena tako, da bi se etažnemu lastniku, ki ima tovrstni zahtevek, njegove podatke posredovalo v celoti, za ostale etažne lastnike pa bi prejel agregirane podatke, brez možnosti, da bi vedel, koliko je kdo od njih porabil toplote, katere delilnike ima vgrajene, kakšna je kvadratura in številka njihovega stanovanja?5. Ali številka stanovanja, navedena na tovrstnem poročilu, že predstavlja osebni podatek?6. Ali imajo člani nadzornega odbora večstanovanjske stavbe več pravic do vpogleda v osebne podatke etažnih lastnikov, kot vsi ostali etažni lastniki, ki nimajo funkcije članov nadzornega odbora? Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A, v nadaljevanju: ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Obrazložitev:Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (1. in 2. točka 6. člena ZVOP-1). Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje (3. točka 6. člena ZVOP-1). Pri presoji dopustnosti obdelave osebnih podatkov je treba upoštevati splošne pravne podlage, določene v 8. členu ZVOP-1, in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju (10. člen ZVOP-1), kamor v skladu s 23. točko 6. člena ZVOP-1 sodijo tudi upravniki.Prvi odstavek 8. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika, drugi odstavek istega člena pa nadalje določa, da mora biti namen obdelave osebnih podatkov določen v zakonu, v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Po določbi prvega odstavka 10. člena ZVOP-1 se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na prvi odstavek se lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (drugi odstavek 10. člena ZVOP-1) ali če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (tretji odstavek 10. člena ZVOP-1). Pooblastila upravnika določa 50. člen Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/2003, s spr., v nadaljevanju: SZ-1), ki v tretjem odstavku določa, da je upravnik na podlagi tega zakona pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom v skladu s tem zakonom. Glede na to, da je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, je tudi številka stanovanja osebni podatek, če vemo, na katerega etažnega lastnika se nanaša. Enako velja za podatke o velikosti stanovanja ter podatke o stroških ogrevanja in porabi tople vode, če so ti vezani na določeno stanovanje in/ali lastnika. Vendar pa je treba v zvezi z osebnimi podatki etažnih lastnikov pojasniti, da gre za podatke, ki so (če so vpisani v zemljiško knjigo) javni. Zakon o zemljiški knjigi (Uradni list RS, št. 58/2003, s spr., v nadaljevanju: ZZK-1) v 1. členu namreč določa, da je zemljiška knjiga javna knjiga, namenjena vpisu in javni objavi podatkov o pravicah na nepremičninah in pravnih dejstvih v zvezi z nepremičninami. V skladu s 198. členom ZZK-1, ki določa, da mora biti prek portala e-ZK vsakomur omogočen brezplačen dostop in računalniški izpis podatkov informatizirane glavne knjige, so tako dostopni podatki o nepremičnini (npr. tip nepremičnine – posamezni del stavbe, ID znak, katastrska občina, št. stavbe, številka posameznega dela, naslov), lastniku nepremičnine (če gre za fizično osebo: ime in priimek, naslov prebivališča in delen EMŠO - zadnjih šest številk je prikritih) in podatki o stvarnih pravicah na nepremičninah (npr. hipoteka). Varstvo osebnih podatkov je zagotovljeno na način, da zemljiška knjiga v javno dostopnem delu ne omogoča iskanja po imenu in priimku, kar pomeni, da ni mogoče pridobiti podatkov o tem, koliko nepremičnin ima v lasti določena oseba. Glede na navedeno so v tabelah, ki ste jih posredovali, nedvomno tudi osebni podatki. Če je, kot ste navedli, delitev stroškov ogrevanja za posameznika vedno soodvisna od porabe drugih, potem so etažni lastniki upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo, ali je obračun stroškov pravilen. Pri posredovanju osebnih podatkov pa morate upoštevati načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Če lahko posameznik uveljavlja svoje pravice na podlagi agregiranih podatkov, potem lahko posredujete takšne podatke, pri čemer pa niti ne bi šlo za obdelavo osebnih podatkov. Po mnenju IP za preverjanje točnosti obračuna stroškov ni potrebno posredovanje npr. podatka o tem, katere delilnike toplote imajo vgrajene etažni lastniki, nikakor pa ne smete posredovati podatkov o dolgovih etažnih lastnikov, saj neplačilo računov za ogrevanje in porabo tople vode s strani enega lastnika ne vpliva na višino obveznosti, ki jih imajo drugi etažni lastniki. Če v takšnem primeru pride do neplačila stroškov, je upravnik tisti, ki etažnega lastnika dolžnika opominja in po potrebi zoper njega predlaga postopek izvršbe.Če je torej posredovanje določenih osebnih podatkov potrebno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem ti podatki ne uživajo varstva. To pomeni, da jih lahko brez privolitve posredujete drugim etažnim lastnikom. Ti podatki se smejo etažnim lastnikom posredovati samo na način, ki onemogoča, da bi se z njimi seznanile nepooblaščene osebe (npr. z vlaganjem zaprtih pisemskih ovojnic v poštne predalčnike etažnih lastnikov in ne z izobešanjem različnih seznamov na vsakomur dostopnih oglasnih deskah). Podatke lahko posredujete tudi po elektronski pošti, pri čemer pa morate paziti, da posameznemu etažnemu lastniku ne boste razkrili e-naslovov ostalih etažnih lastnikov (razen če ste za razkritje pridobil njihovo vnaprejšnjo privolitev), kar pomeni, da boste e-naslove vnesli v skrito kopijo (v rubriko »Skp:« ali »Bcc:« in ne »Za:« oziroma «To:«). Za ugotavljanje pravic in dolžnosti nadzornega odbora lastnikov stanovanj je treba upoštevati 39. člen SZ-1, ki določa, da ima, če etažni lastniki ne sklenejo drugače, nadzorni odbor tri člane, ki nadzorujejo delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, predlaga predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter daje pobude upravniku. Ti člani imajo z vidika svoje nadzorne funkcije nad upravnikom pravico do vpogleda v vse podatke, ki se tičejo upravljanja. Ker so člani nadzornega odbora predstavniki etažnih lastnikov, nimajo glede pridobivanja osebnih podatkov več pravic kot ostali etažni lastniki. To pomeni, da lahko vse osebne podatke, ki jih pridobijo člani nadzornega odbora za namen nadzora nad delom upravnika, pridobijo tudi vsi ostali etažni lastniki. Lepo vas pozdravljamo,Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,informacijska pooblaščenka
Pripravila:
dr. Monika Benkovič Krašovec,
državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov