Kadrovska služba in zahtevanje zdravstvenih izvodov delavcev

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 12. 1. 2018 prejel vaše e-sporočilo, v katerem ste navedli, da je delavec, ki je zaposlen v vašem podjetju, v kadrovsko službo prinesel potrdilo osebnega zdravnika, v katerem navaja, da mora delavec zaradi zdravstvenih težav (konkretno zaradi zelo povišanega holesterola) začeti s striktno dieto. Kadrovsko službo je o tem obvestil in prosil, da se mu nadomestilo za prehrano povrne v denarnem nadomestilu v višini, ki mu dnevno pripada za malico, ker ne bo več jedel v službeni menzi. Kadrovska služba mu je odgovorila, da potrdilo osebnega zdravnika ne velja in da mora prinesti potrdilo od specialista in izvide, s katerimi dokazuje, da je opravičen, da ne hodi več na malico v menzo in da se mu nakazuje denarno nadomestilo.

Kot predstavniku sveta delavcev se vam zdi ta poteza vodstva kadrovske službe sporna iz dveh razlogov, in sicer, kako lahko kadrovska služba oceni, da potrdilo osebnega zdravnika ne velja, še bolj sporno pa se vam zdi, da mora delavec dokazovati z izvidi, ker menite, da je to kršitev varstva osebnih podatkov in da kadrovska služba ni kompetentna in pristojna za ocenjevanje oziroma določanje, katero potrdilo od zdravnika bo veljalo in katero ne.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005 in 51/2007–ZUstS-A) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP meni, da je delodajalec, če je delavcem dolžan zagotoviti topel obrok med delom (npr. če tako določa kolektivna pogodba), upravičen do podatka o tem, katero hrano sme iz zdravstvenih (ali drugih utemeljenih) razlogov posamezen delavec jesti, in sicer z namenom, da preveri, ali mu lahko v službeni menzi nudi prehrano, ki bi ustrezala njegovim zdravstvenim potrebam (v nasprotnem primeru mora namreč delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom). Nikakor pa delodajalec ni upravičen do pridobivanja izvidov ali diagnoze.

*****

Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek (1. in 2. točka 6. člena ZVOP-1). Podatki o zdravstvenem stanju posameznika se v skladu z 19. točko 6. člena ZVOP-1 štejejo med občutljive osebne podatke. Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje (3. točka 6. člena ZVOP-1).

Zbiranje osebnih podatkov delavcev pomeni obdelavo osebnih podatkov, za katero mora imeti delodajalec ustrezno pravno podlago. Splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so določene v 8. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ker je ta določba splošne narave, so v 9. členu ZVOP-1 še posebej določene pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, v 10. členu ZVOP-1 pa pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju.

Čeprav ZVOP-1 razlikuje med javnim in zasebnim sektorjem, je področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih, tj. predvsem v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006; v nadaljevanju: ZEPDSV) in Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013 s spr.; v nadaljevanju: ZDR-1). ZEPDSV v 12. členu določa vrste evidenc, ki jih morajo voditi delodajalci (evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa, evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu), v 13., 16., 18. in 20. členu pa njihovo vsebino. ZDR-1 v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Delodajalec torej lahko obdeluje le tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa ZEPDSV in v skladu z 48. členom ZDR-1 tiste osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravice in obveznosti delavca in delodajalca.

Ker podatki o zdravstvenem stanju delavca niso del nobene evidence po ZEPDSV, mora delodajalec izkazati, da ima pravno podlago za njihovo zbiranje v 48. členu ZDR-1. IP meni, da je delodajalec, če je delavcem dolžan zagotoviti topel obrok med delom (npr. če tako določa kolektivna pogodba), upravičen do podatka o tem, katero hrano sme iz zdravstvenih (ali drugih utemeljenih) razlogov posamezen delavec jesti, in sicer z namenom, da preveri, ali mu lahko v službeni menzi nudi ustrezno prehrano. Če ugotovi, da delavcu ne more zagotoviti prehrane, ki bi ustrezala njegovim zdravstvenim potrebam, potem mu mora zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom. To dolžnost delodajalcu nalaga 130. člen ZDR-1, ki v prvem odstavku določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom, za prevoz na delo in z dela ter povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju.

IP poudarja, da delodajalec nikakor nima pravne podlage za zahtevanje delavčeve diagnoze, iz katere izhajajo omejitve pri prehranjevanju, in izvidov (v konkretnem primeru izvida, iz katerega je razvidna vrednost holesterola v krvi), saj delodajalec ni tisti, ki bi na podlagi izvidov določil diagnozo, ali ki bi presojal, ali je zdravnikovo potrdilo strokovno ustrezno ali ne. Delodajalec lahko le, če sumi, da je potrdilo, ki ga je prinesel delavec, ponarejeno, pri zdravniku preveri verodostojnost potrdila.

Lepo vas pozdravljamo,

                                                                                                  Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                                          informacijska pooblaščenka