Zbiranje osebnih podatkov na soglasju kandidata za člana volilnega odbora
+ -Številka: 07120-1/2022/152
Kategorije: EMŠO in davčna, Pravne podlage
Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vprašanje glede zbiranja osebnih podatkov na soglasju kandidata za člana volilnega odbora. Izpolnjeno soglasje kandidati za člane volilnih odborov posredujejo predlagateljem (političnim strankam), le-ti pa na okrajne volilne komisije. Kot je razvidno iz obrazca, je vanj treba vpisati kar nekaj podatkov, med drugim tudi davčno številko in EMŠO. Glede na to, da že eden izmed teh dveh podatkov zadošča za enolično identifikacijo posameznika, prosite za mnenje glede sorazmernosti in ustrezne pravne podlage za zbiranje teh podatkov. Še posebej ste izpostavili dejstvo, da se omenjen obrazec ne pošilja neposredno na okrajno volilno komisijo, temveč preko predlagateljev - političnih strank, zaradi česar se tveganje za nepravilno hrambo in obdelavo OP še poveča. Dopisu ste priložili obrazec »Soglasje kandidata za člana volilnega odbora«.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 in 177/20; v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Vsak upravljavec mora pri zbiranju osebnih podatkov slediti načelu »najmanjšega obsega podatkov«, kar pomeni, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.
Praviloma se na soglasjih kandidatov zbirajo njihovi osebni podatki, skladno s področno zakonodajo (za kandidate za člane volilnih odborov veljajo npr. določila Zakona o volitvah v državni zbor, Zakona o davčnem postopku) ali na podlagi privolitve.
Konkretne zakonitosti obdelave IP ne more ugotavljati v načelnem mnenju.
Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ureja člen 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov, in sicer:
- privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)),
- sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
- zakon (točka (c)),
- zaščita življenjskih interesov (točka (d)),
- izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),
- zakoniti interesi, za katere si prizadeva upravljavec (točka (f)).
Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru soglasja kandidata za člana volilnega odbora, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, lahko predstavlja Zakon o volitvah v državni zbor (ZVDZ; Uradni list RS, št. 109/06 – UPB, 54/07 – odl. US, 23/17 in 29/21) ter zakonodaja s področja financ, npr. Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2; Uradni list RS, št. 13/11 – UPB, 32/12, 94/12, 101/13 – ZDavNepr, 111/13, 22/14 – odl. US, 25/14 – ZFU, 40/14 – ZIN-B, 90/14, 91/15, 63/16, 69/17, 13/18 – ZJF-H, 36/19, 66/19, 145/20 – odl. US, 203/20 – ZIUPOPDVE, 39/22 – ZFU-A in 52/22 – odl. US).
Skladno z 22. členom ZVDZ volitve poslancev vodijo in izvajajo volilne komisije in volilni odbori (v nadaljnjem besedilu: volilni organi). Volilne komisije se imenujejo za štiri leta, volilni odbori pa za vsake volitve. V drugem odstavku 24. člena je določeno, da so člani volilnih organov lahko samo osebe, ki imajo volilno pravico. Pravico voliti pa ima državljan Republike Slovenije, ki je na dan glasovanja že dopolnil osemnajst let starosti (7. člen ZVDZ). Nihče ne more biti član več kot enega volilnega organa, niti ne more hkrati kandidirati na volitvah in ne more biti določen za predstavnika ali zaupnika liste kandidatov (24. in 25. člen ZVDZ).
V zakonodaji je torej navedenih nekaj pogojev, kdo je lahko imenovan za člana volilnega odbora, zato se njegovi osebni podatki obdelujejo v obsegu, ki omogoča njegovo enolično identifikacijo.
Po 39. členu ZVDZ člane volilnih odborov imenuje posamezna okrajna volilna komisija. Kot določa 41. člen ZVDZ volilni odbor sestavljajo predsednik in parno število članov ter njihovi namestniki. Predsednik in člani volilnega odbora ter njihovi namestniki se imenujejo izmed državljanov, ki imajo stalno prebivališče na območju volilnega okraja. Politične stranke lahko najkasneje v petnajstih dneh po razpisu volitev dajo svoje predloge za imenovanje predsednika in članov volilnega odbora ter njihovih namestnikov okrajni volilni komisiji. Pri imenovanju članov volilnih odborov se najprej upoštevajo predlogi političnih strank, s katerih list kandidatov so bili na zadnjih volitvah v državni zbor izvoljeni kandidati, in sicer po vrstnem redu glede na število izvoljenih kandidatov pri čemer v primeru enakega števila odloči žreb, nato pa predlogi drugih političnih strank in lokalnih skupnosti ter njihovih delov, tako da je zagotovljena politično pluralna sestava volilnih odborov. Če predlogov ni ali jih je premalo, se za manjkajoče člane določijo uradniki, zaposleni v organih državne uprave ali upravi lokalne skupnosti.
Ker zakonodaja predvideva, da se prvenstveno pri sestavi volilnih odborov upoštevajo predlogi političnih strank, ni sporno, da tak predlog s soglasjem kandidata pri okrajni volilni komisiji vloži politična stranka. Navsezadnje tak potek določa tudi navedena zakonodaja.
Kar se tiče zavarovanja osebnih podatkov, ni dvoma, da je za to odgovoren vsakokratni upravljavec, tj. najprej posamezna politična stranka, potem pa tudi posamezna okrajna volilna komisija. Dolžnost izvedbe ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov pri obdelavi, med drugim tudi hrambi osebnih podatkov, nalaga tudi člen 24 Splošne uredbe o varstvu podatkov.
Člani volilnih organov imajo zaradi dela v volilnem organu pravico do ustreznega nadomestila in povračila stroškov (26. člen ZVDZ). Kot določa tretji odstavek 4. člena Pravilnika o določitvi meril in kriterijev za določitev višine nadomestil in povračila stroškov članom volilnih organov, tajnikom in drugim osebam, ki opravljajo dolžnosti na volitvah in referendumu (Uradni list RS, št. 24/19 in 17/22), se članu volilnega odbora povračilo izplača na podlagi odločbe o imenovanju, ki jo izda okrajna volilna komisija in v skladu z določbami predpisov o davčnem postopku, ob predložitvi davčne številke, enotne matične številke občana – EMŠO in številke osebnega tekočega računa (TRR).
Gre za informacije, ki jih izplačevalec dohodka potrebuje za izpolnitev davčne obveznosti in so pomembne pri pobiranju davka. ZDavP-2 tako npr. v 35. členu določa uporabo davčne številke fizične osebe pri izplačevanju dohodkov, v 36. členu določa obveznost nakazovanja plačil in prejemkov na transakcijske račune.
Ker je davčna številka identifikacijska številka za davčne namene, ni nujno, da nedavčnim organom omogoča enolično identifikacijo fizične osebe. To poleg osebnega imena načeloma omogoča še enotna matična številka občana. Pri vsaki obdelavi osebnih podatkov mora upravljavec upoštevati tudi načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov (člen 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov), ki v točki c določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (»najmanjši obseg podatkov«). Ker sme IP zakonitost konkretnih obdelav osebnih podatkov presojati zgolj v postopku inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka, vam podrobnejšega odgovora ne moremo podati.
Izbira pravilne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov in obseg njihovega zbiranja so odgovornost posameznega upravljavca. Teh pravilnosti IP ne more ugotavljati v načelnem mnenju.
Lep pozdrav,
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP