Snemanje razgovorov s kandidati v okviru javnega natečaja

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli dopis MJU, v katerem vam ta odgovarja na vaše zaprosilo za pojasnilo glede možnosti snemanja razgovorov s kandidati v okviru javnega natečaja. V svojem zaprosilu sicer navajate, da bi zvočni zapis zaposlitvenega razgovora služil za pripravo zapisnika in za lažjo evalvacijo odgovorov kandidatov, snemanje pa bi se izvedlo samo ob predhodni pisni privolitvi kandidata. Po zaključenem postopku javnega natečaja bi se zvočni zapis izbrisal.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obdelava osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev, tudi snemanje zaposlitvenih razgovorov, je načeloma dovoljena le, če to določa zakon ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V vsakem primeru morajo biti kandidati ustrezno seznanjeni z informacijami iz člena 13 Splošne uredbe.

O b r a z l o ž i t e v:

Ker posameznikov glas (in v primeru video snemanja tudi njegova podoba) vselej povesta več kot le zapis njegovih besed, četudi bi ta bil v obliki magnetograma, ni dvoma, da snemanje pomeni poseg v zasebnost in varstvo osebnih podatkov ter da je takšen poseg dopusten le na podlagi ustreznega pravnega temelja.

Splošna uredba o varstvu podatkov v 2. točki člena 4 pojem „obdelava osebnih podatkov“ opredeljuje kot vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

Za vsakršno obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, in sicer so to:

a)    privolitev posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo;

b)    obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik;

c)     obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

d)    obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

e)    obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

f)      obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov.

Točka (f) prvega pododstavka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

V delovnopravnih razmerjih obdelavo osebnih podatkov primarno ureja zakon, torej je pravna podlaga v smislu člena 6(1) Splošne uredbe zapisana v točki (c) - izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Obdelava osebnih podatkov zaposlenih je uokvirjena v 48. členu Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZDR-1), ki se glede na določbo četrtega odstavka nanaša tudi na osebne podatke kandidatov za delovno mesto oz. iskalcev zaposlitve (v nadaljnjem besedilu: kandidat). Prvi odstavek 48. člena ZDR-1 določa, da se lahko osebni podatki delavcev (tudi kandidatov) zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Glede na dejstvo, da se vaše vprašanje nanaša na snemanje zaposlitvenih razgovorov v okviru javnega sektorja, privolitev kot pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov najverjetneje ne pride v poštev, saj taka privolitev zaradi neravnotežja moči obeh strank, torej na eni strani kandidata za zaposlitev in na drugi strani delodajalca, najverjetneje ne izpolnjuje elementa prostovoljnosti (kandidat bi najverjetneje zelo težko dokazal, da ni bil sprejet zgolj za to, ker je odklonil snemanje zaposlitvenega razgovora). Vprašanje izpolnjevanja elementa prostovoljnosti, kot temeljnega pogoja veljavne privolitve, je najbolj očitno ravno v primerih obdelave osebnih podatkov s strani javnih organov in v okviru zaposlitve. Splošna uredba o varstvu podatkov v uvodni določbi 43 jasno navaja, da se javni organi verjetno ne bodo mogli opreti na privolitev za obdelavo, saj, kadar je upravljavec javni organ, pogosto obstaja očitno neravnotežje moči v razmerju med upravljavcem in posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki. V večini primerov je tudi jasno, da posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne bo imel drugih dejanskih možnosti, kot da sprejme obdelavo (pogoje) tega upravljavca. Gl. tudi smernice EDPB o privolitvi: https://edpb.europa.eu/sites/default/files/files/file1/edpb_guidelines_202005_consent_sl_0.pdf.

V tem delu še dodajamo, da je treba posameznika v okviru pridobivanja njegovih osebnih podatkov na podlagi katerekoli od pravnih podlag iz člena 6 Splošne uredbe seznaniti z informacijami iz člena 13 Splošne uredbe, torej s tem, kdo bo upravljavec zbirke osebnih podatkov, kateri so nameni snemanja, katera je pravna podlaga za obdelavo podatkov, kdo bodo morebitni uporabniki posnetkov, kakšen bo rok hrambe posnetkov, katere so pravice, ki jih posameznik lahko uveljavlja, o pravici do vložitve pritožbe pri IP itd.

S spoštovanjem.

Pripravila:

mag. Eva Kalan Logar,

vodja državnih nadzornikov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka