Seznanitev z dokumentacijo v zvezi s postopkom pridobitve spremljevalca otroka s posebnimi potrebami

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas seznanjate, da ste ravnateljico šole, v katero hodi vaš sin, že dvakrat prosila za seznanitev z vso dokumentacijo v zvezi s postopkom pridobitve spremljevalca vašemu sinu s posebnimi potrebami. Pojasnjujete nam, da ravnateljica vašo prošnjo zavrača z obrazložitvijo, da do teh podatkov niste upravičena, zavrnitev pa ste prejela v obliki elektronskih sporočil in ne odločbe. Prosite nas za mnenje glede tega, ali vam pripada seznanitev z vso dokumentacijo, vezano na pridobitev spremljevalke vašemu sinu.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 76. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, v nadaljevanju ZVOPOKD), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

·         V pravnem sistemu RS obstaja več poti, kako se lahko posameznik seznani z dokumenti o njegovih zadevah. Za vaš konkretni primer bo najverjetneje v poštev prišla pravica do seznanitve z dokumenti v upravnih zadevah po 82. členu ZUP (t.i. pravica vpogleda v spis) ali pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki po 15. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

·         Obe pravici med seboj nista izključujoči, imata svoja postopkovna pravila in omogočata ločen sistem pravnega varstva, kar podrobneje opisujemo v nadaljevanju spodaj.

·         Obe pravici sta v konkretnih postopkih tudi venomer omejeni z načelom varsta največje koristi otroka, kot ga določata Konvencija o otrokovih pravicah in Družinski zakonik.

·         Za podrobnejšo interpretacijo določb Zakona o splošnem upravnem postopku in predpisov, ki urejajo upravne postopke je pristojno Ministrstvo za javno upravo. Za nadzor nad izvajanjem teh prepisov pa je pristojna Upravna inšpekcija.

O b r a z l o ž i t e v:

IP v zvezi z vašim vprašanjem najprej pojasnjuje, da imajo stranke postopka (pa tudi njihovi zakoniti zastopniki, začasni zastopniki in pooblaščenec) ter stranski udeleženci (ti imajo v postopku enake procesne pravice in dolžnosti kot stranka) pravico seznaniti se z dokumenti zadeve po 82. členu Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju ZUP). Pravico seznaniti se z dokumenti zadeve ter te dokumente prepisati ali kopirati pa ima tudi posameznik, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist (drugi odstavek 82. člen ZUP). Tako imenovana pravica vpogleda v spis po 82. členu ZUP vključuje pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje vseh dokumentov v konkretni upravni zadevi na svoje stroške. Zahteva za seznanitev z dokumenti upravne zadeve se vloži pri organu, ki vodi konkretni postopek. Glede na 30. člen Zakona o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami (Uradni list RS, št. 58/11, 40/12 – ZUJF, 90/12, 41/17 – ZOPOPP in 200/20 – ZOOMTVI) je za izdajo odločbe o usmeritvi otrok v program vzgoje in izobraževanja vključno z vprašanjem postavitve začasnega ali stalnega spremljevalca pristojen Zavod Republike Slovenije za šolstvo, ki odloča o zadevi na prvi stopnji. Predlagamo vam, da zahtevo za seznanitev z dokumenti po 82. členu ZUP v zadevi odločanja o postavitvi spremljevalca vašemu sinu, kot njegova zakonita zastopnica (starš mladoletnega otroka), vložite neposredno na njih. V kolikor bo organ vašo zahtevo po seznanitvi z dokumenti zadeve po 82. členu ZUP zavrnil, mora o tem izdati sklep, zoper katerega ima posameznik pravico do pritožbe na drugostopenjski nadzorstveni organ (osmi odstavek 82. člena ZUP; v vašem primeru na Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport).

Za nadzor nad izvajanjem ZUP in drugih zakonov, ki urejajo upravne postopke je pristojna Upravna inšpekcija pri Ministrstvu za javno upravo. Le-ta je pristojna, da v primeru ugotovljenih nepravilnosti predlaga ustrezne ukrepe za izboljšanje poslovanja organa, zato se lahko, če menite, da organ ne obravnava vaših vlog v zakonsko določenih rokih in tako krši kateregakoli izmed navedenih predpisov, obrnete tudi na omenjeno inšpekcijo.

Dodano in ne-izključujoče s pravico vpogleda v spis po 82. členu ZUP pa vam je kot zakonita zastopnica (starš mladoletnega otroka) vašega sina omogočena tudi pravica do seznanitve z osebnimi podatki vašega otroka po členu 15. Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov.

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki iz člena 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov posamezniku (oz. njegovemu zakonitemu zastopniku) omogoča, da ve, kaj se z njegovimi osebnimi podatki počne. Upravljavec mora posamezniku na njegovo zahtevo posredovati potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki. Posameznik lahko vpogleda v svoje podatke, lahko pa tudi pridobi brezplačno kopijo podatkov. Poleg tega lahko pridobi tudi naslednje informacije glede obdelave podatkov:

a)    namene obdelave (zakaj potrebuje osebne podatke oz. kaj bo z njimi počel),

b)    vrste zadevnih osebnih podatkov (katere podatke obdeluje),

c)     uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah (kdo vse bo do podatkov dostopal),

d)    kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja (npr. podatke bomo hranili do posameznikovega preklica),

e)    obstoj pravice do popravka, izbrisa osebnih podatkov, omejitve obdelave ali obstoja pravice do ugovora taki obdelavi,

f)      pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu,

g)    kadar osebni podatki niso bili zbrani neposredno od posameznika, tudi vse razpoložljive informacije v zvezi z virom, kje so jih pridobili,

h)    obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika.

Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki po členu 15. Splošne uredbe se vloži pri upravljavcu, za katerega posameznik (oz. njegov zakoniti zastopnik) meni, da obdeluje posameznikove osebne podatke (v vašem primeru najverjetneje na ravnateljico šole ali/in Zavod RS za šolstvo). Rok za odločitev upravljavca je en mesec od prejema zahteve. Zoper molk upravljavca (če posamezniku ne odgovori v enomesečnem oziroma v izjemoma podaljšanem roku) ali zoper njegov zavrnilni odgovor (ki pa ni nujno odločba temveč zadostuje že zavrnilni odgovor upravljavca) je mogoča pritožba, za reševanje katere je pristojen IP.

Pritožbo zaradi zavrnitve oz. molka je treba vložiti v 15 dneh od prejema zavrnilnega odgovora. V pomoč vam je lahko obrazec pritožbe (SLOP), ki je dostopen na spletni strani IP:  https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev_z_lastnimi_osebnimi_podatki__Obrazec_SLOP_.doc. Pritožbi pa v tem primeru obvezno tudi priložite kopijo zahteve, ki ste jo naslovili na upravljavca in po možnosti tudi potrdilo o oddaji poštne pošiljke ter kopijo odločitve upravljavca, zoper katero se pritožujete (dopis, odločba, sklep, obvestilo, račun, poziv in podobno), razen če vam upravljavec ni odgovoril. Več o pravici do seznanitvi z osebnimi podatki si lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki

Če je upravljavec organ, ki je zavezan postopati po ZUP (kot bi veljalo v vašem primeru šole in Zavoda RS za šolstvo), se pritožba vloži neposredno pri upravljavcu. Če pa upravljavec ni zavezan postopati po ZUP, pa bi se pritožba vložila neposredno pri IP.

Dodatno pri tem opozarjamo, da je tako pravica do seznanitve starša z osebnimi podatki otroka kot tudi pravica do seznanitve z dokumenti zadeve lahko omejena z načelom varovanja največje koristi otroka, ki ga določata Konvencija o otrokovih pravicah[1] in Družinski zakonik (Uradni list RS, št. 15/17, 21/18 – ZNOrg, 22/19, 67/19 – ZMatR-C, 200/20 – ZOOMTVI, 94/22 – odl. US in 94/22 – odl. US; v nadaljevanju DZ). Organ torej lahko staršu to pravico odreče, če utemeljeno oceni, da bi bil vpogled v navedene podatke v nasprotju s koristmi otroka. Načelo varovanja otrokove koristi je na podlagi 3. člena Konvencije o otrokovih pravicah in 7. člena DZ namreč primarne narave v vseh postopkih, v katerih so kakorkoli udeleženi otroci. Omenjena konvencija izrecno določa, da morajo državni organi, izvajalci javnih služb, nosilci javnih pooblastil, organi lokalnih skupnosti ter druge fizične in pravne osebe v vseh dejavnostih in postopkih v zvezi z otrokom skrbeti za korist otroka. V vsakem primeru lahko to presojo posameznik izpodbija z uporabo predvidenih pravnih sredstev zoper tako odločitev organa.

IP v okviru neobvezujočega mnenja o tem, ali vam pripadajo ti dokumentu ali ne ter po kateri pravni podlagi, ne more podati konkretnega odgovora, poleg tega pa za to niti nima dovolj informacij.

Katero pravico je najbolje uveljavljati v določeni situaciji, je vedno odvisno od okoliščin konkretnega primera in posameznikovega namena zaradi katerega želi dostopati do podatkov. V kolikor nastopate kot stranka v postopku (oz. kot zakonita zastopnica stranke – starš mladoletnega otroka), bo verjetno najbolj smiselno podati zahtevo na podlagi 82. člena ZUP, namreč v kolikor bi zahtevali seznanitev z lastnimi osebnimi podatki po Splošni uredbi o varstvu podatkov, vam upravljavec lahko posreduje le osebne podatke, katere zakoniti zastopnik ste (v kolikor boste zahtevali podatke v imenu otroka), podatke morebitnih drugih strank pa bi bil dolžan prekriti oz. na drug način onemogočiti vašo seznanitev z njihovimi osebnimi podatkih. IP vam svetuje, da v vaših zahtevah jasno navedete, na kateri podlagi se zahtevate podatke oz. dostop do podatkov.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil:                                                                                                                                  

Grega Rudolf,

asistent svetovalca pri IP          

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

[1] Dostopna na naslednji povezavi: https://www.gov.si/assets/ministrstva/MIZS/SRI/Konvencija_o_otrokovih_pravicah.pdf