Razkritje osebnih podatkov v upravnem postopku

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 31. 01. 2021 prejel vaš elektronski dopis, v katerem nas seznanjate, da ste na občinsko komunalno podjetje naslovila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja in sicer do računov za izvedene komunalne storitve zaračunane konkretnim javnim zavodom. Pojasnjujete, da je v upravnem postopku uradna oseba poslala dopis javnim zavodom, s pozivom za priglasitev stranske udeležbe v upravnem postopku, kjer pa so v tem dopisu razkrili vaše osebne podatke (ime, priimek, naslov, povzetek vloge). Zanima vas, ali  so imeli pravico to storiti brez vašega soglasja?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more in ne sme presojati. Poleg tega IP poudarja, da, v skladu s prakso Ustavnega sodišča RS, ni pristojen posegati v vodenje uradnih postopkov, za katere so pristojni drugi organi. Ker se torej glede dostopa do osebnih podatkov tretjih oseb, v podatke izhajajoče iz konkretnega upravnega postopka (postopka o dostopu do informacij javnega značaja in s tem odločanja o vprašanju stranske udeležbe), odloča v samostojnem (upravnem) postopku, IP nima pristojnosti dajati navodil oz. usmeritev glede ravnanja pristojnih upravnih organov v njihovih upravnih postopkih oz. opredeljevanja; ali je/bi bilo določeno ravnanje upravnega organa zakonito ali ne (vprašanje posredovanja osebnih podatkov potencialnim stranskim udeležencem). S tem bi namreč posegel v ustavni položaj pristojnega upravnega organa (načelo samostojnosti uprave, drugi odstavek 120. člena Ustave RS), kar je tudi v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oz. vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države iz 2. člena Ustave RS (enako Sklep Ustavnega sodišča RS št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013). V zadevnem mnenju lahko zato podamo zgolj splošna pojasnila, ne moremo pa presojati ustreznosti konkretnega ravnanja posameznih upravljavcev.

Splošna uredba v 2. točki 4. člena opredeljuje pojem „obdelava osebnih podatkov“ kot  vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

IP najprej pojasnjuje, da za vsakršno obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za njihovo razkritje, mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe in sicer:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP pri tem pojasnjuje, da je izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, vedno obveznost upravljavca. IP pa pri tem poudarja, da je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena ena od samostojnih pravnih podlag, ki jih določa člen 6(1) Splošne uredbe. To pomeni, da v kolikor upravljavec osebne podatke obdeluje npr. na podlagi zakona, za te podatke privolitev v smislu člena 6(1)(a) Splošne uredbe ni dolžan pridobivati. Pravna podlaga, s tem pa potrebni namen za obdelavo osebnih podatkov, morata torej biti izrecno določena v zakonu, ki ureja pravice oziroma obveznosti oseb, o katerih se odloča v upravnem postopku (2. oziroma 4. člen ZUP). To je pomembno predvsem zato, da se sploh lahko presoja potreba po obdelavi osebnih podatkov v določenem upravnem postopku, saj jih je dopustno zbirati in nadalje obdelovati samo, če so potrebni za odločitev o pravici, obveznosti ali pravni koristi, o kateri je mogoče odločiti v upravnem postopku.   

IP v povezavi s tem še pojasnjuje, da so za delovanje nosilcev oblasti pooblastila v zvezi s pridobivanjem osebnih podatkov in drugi vidiki njihove obdelave urejeni predvsem v postopkovnih zakonih (npr. Zakon o splošnem upravnem postopku), lahko pa tudi v drugih zakonih, ki urejajo njihove pristojnosti in pooblastila. V smislu člena 6(1)(e) Splošne uredbe ter 1. odstavka 9. člena ZVOP-1, tako področni zakon, ki ureja obdelavo osebnih podatkov, v konkretnem upravnem postopku, ureja Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP). ZUP v 44. členu določa, da mora organ ves čas med postopkom po uradni dolžnosti skrbeti za to, da so v postopku udeleženi vsi, na katerih pravice ali pravne koristi bi lahko vplivala odločba. V upravnem postopku je torej lahko udeleženih več oseb, pri čemer sta poglavitna udeleženca stranka(e) in organ. Pravico udeleževati se postopka pa ima poleg vas, ki ste stranka v postopku dostopa do informacije javnega značaja, v skladu s 1. odst. 43. člena tudi oseba, ki izkaže pravni interes. Pravni interes izkaže oseba, ki zatrjuje, da vstopa v postopek zaradi varstva svojih pravnih koristi (t.i. stranski udeleženec). Stranski udeleženec ima v postopku, v skladu s 3. odst. istega člena, enake pravice in dolžnosti kot stranka, če zakon ne določa drugače. Določbe glede stranske udeležbe v upravnem postopku podrobneje vsebujeta predvsem 142. in 143. člen ZUP, ki v 1. odstavku določa, da organ pred začetkom ugotovitvenega postopka povabi k udeležbi v postopku osebe, za katere ugotovi, da imajo pravni interes za udeležbo v postopku.

IP pri tem pojasnjuje, da kadar se osebni podatki zbirajo za namene odločanja v upravnem postopku, kot tudi vseh postranskih vprašanj upravnega postopka (npr. glede ugotavljanja stranske udeležbe), se takšno zbiranje in nadaljnja uporaba oz. obdelava osebnih podatkov šteje za zakonito, če se osebni podatki zbirajo in nadalje uporabljajo v skladu s procesnim in drugim zakonom, ki določa pravila posameznega postopka oziroma kriterije za priznanje uveljavljane pravice. IP dodatno opozarja, da tovrstnih pristojnosti ni mogoče razlagati tako, da upravičuje upravni organ za neomejeno pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov, ki bi presegal obseg in namen, ki jih upravni organ za posamezno svoje ravnanje nujno potrebuje, torej ob upoštevanju ustavnega načela sorazmernosti. Obdelava osebnih podatkov v obsegu, ki ni v zvezi z vsebino izvajanja postopka odločanja, lahko torej vodi do kršitve ustavne pravice stranke ali druge osebe, na katero se navedeni podatki nanašajo. Pri tem poudarjamo, da je organ pri seznanitvi udeležencev z osebnimi podatki drugih v konkretnem upravnem postopku dolžan spoštovati načelo sorazmernosti (3. člen ZVOP-1) in strankam postopka še posebej pa osebam, ki za vpogled v zadevo izkazujejo pravni interes (osebam, ki že izkazujejo status stranskega udeleženca in ne le potencialnim), razkriti le tiste osebne podatke udeležencev postopka, ki so ustrezni, ciljno usmerjeni in sorazmerni za doseganje navedenega cilja, po obsegu pa primerni za zaščito njihovih pravic in pravnih koristi.

IP sklepno meni, da bi lahko bila navedba osebnega imena in naslova stranke že v postopku pozivanja potencialnih stranskih udeležencev v konkretni upravni postopek preuranjena. Kot pojasnjujemo zgoraj, je namreč obdelava osebnih podatkov dopustna le pod pogojem, da se te osebe že v času posredovanja osebnih podatkov, šteje kot stranske udeležence. Glede na razpoložljive informacije je razbrati, da navedba osebnih podatkov prosilca v samem pozivu udeležencev za priglasitev stranske udeležbe, verjetno ni potrebna in zadostuje, da se v obrazložitvi poziva navede zgolj povzetek zahteve stranke ter navedejo ostale sestavine iz 142. in 143. člena ZUP. Kot rečeno, pa za presojo vprašanj ustreznosti vodenja upravnega postopka IP ni pristojen.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,

informacijska pooblaščenka

Pripravil:

Grega Rudolf,

asistent svetovalca pri IP