Pridobivanje podatkov o razdelitvi stroškov od upravnika in dobavitelja
+ -Številka: 07121-1/2022/484
Kategorije: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste etažna lastnica poslovnih prostorov, ki jih upravlja upravnik. Zaradi preizkusa pravilnosti delitve obratovalnih in drugih stroškov, razvidnih iz mesečnih računov upravnika, na katerih so tudi podatki o površinah skupnih prostorov, na katere se nanašajo stroški, kot tudi višina deležev za plačilo skupnih stroškov ter zneski stroškov, za katere po računu upravniku izstavijo dobavitelji potrebujete listine, na primer račune, ključe delitve stroškov. Zato nam zastavljate določena vprašanja v povezavi z varstvom osebnih podatkov v takšnem primeru.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
Če je posredovanje določenih osebnih podatkov potrebno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem ste etažni lastniki do njih upravičeni. Vsak posameznik pa ima tudi pravico do dostopa do lastnih osebnih podatkov (15. člen Splošne uredbe).
Splošna uredba omogoča Informacijskemu pooblaščencu zgolj posredovanje v primeru neposredovanja osebnih podatkov v primeru izvrševanja pravice do dostopa do lastnih osebnih podatkov. V vseh drugih primerih bi se morali v primeru neodzivnosti upravnika ali dobavitelja, kadar sta dolžna posredovati določene podatke, pa tega ne storita, obrniti na sodišče.
Obrazložitev
IP je v več mnenjih že odgovarjal na podobna vprašanja, zato vam relevantne odgovore posredujemo spodaj glede na posamezne teme.
- Pridobitev podatkov o porabi energije v večstanovanjski stavbi (iz mnenja IP št. 07121-1/2022/306, https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/pridobitev-podatkov-o-porabi-energije-v-ve%C4%8Dstanovanjski-stavbi-1648803360)
IP uvodoma pojasnjuje, da je podatke, ki jih potrebujete za preverjanje veljavnosti obračuna po našem mnenju možno pridobiti tudi tako, da se vam pri tem ne razkrijejo osebni podatki drugih uporabnikov, do katerih niste upravičeni. Predvidevamo, da bi namreč veljavnost izračuna lahko preverili tudi tako, da pridobite podatke o lastni porabi ter o skupni porabi v večstanovanjski hiši, pri čemer so lahko podatki za ostala stanovanja združeni tako, da ne razkrivajo posamične porabe v drugih stanovanjih oziroma poslovnih prostorih.
Poleg navedenega pa IP pojasnjuje, da v kolikor je delitev stroškov elektrike za posameznega etažnega lastnika soodvisna od porabe drugih etažnih lastnikov, potem so etažni lastniki upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo, ali je obračun stroškov pravilen. Na ta način lahko etažni lastniki sproti preverijo, ali upravnik pravilno opravlja svoje delo oz. ali je pravilno razdelil stroške med etažne lastnike. Nadzor nad delom upravnika namreč opravljajo etažni lastniki, v ta namen lahko tudi imenujejo nadzorni odbor, katerega temeljna naloga je nadzor nad delom upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev (39. člen Stanovanjskega zakona, Uradni list RS, št. 69/03, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: SZ-1). SZ-1 v 65. členu za namene nadzora tudi določa, da mora upravnik vsakemu etažnemu lastniku na njegovo zahtevo, vendar ne več kot enkrat mesečno, omogočiti vpogled v pogodbe, sklenjene s tretjimi osebami glede poslov obratovanja in vzdrževanja večstanovanjske stavbe, v knjigovodske listine, ki so pridobljene na podlagi pogodb in poslovnih razmerij upravnika s tretjimi osebami in v stanje rezervnega sklada večstanovanjske stavbe.
Če je torej posredovanje določenih osebnih podatkov potrebno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem ste etažni lastniki do njih upravičeni. To pomeni, da vam jih lahko upravnik posreduje brez privolitve drugih etažnih lastnikov. Ti podatki se smejo posredovati samo na način, ki onemogoča, da bi se z njimi seznanile nepooblaščene osebe. Pri posredovanju osebnih podatkov pa mora upravljavec upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. IP vam na podlagi navedenega svetuje, da se s svojo zahtevo vnovič obrnete na upravnika večstanovanjske stavbe ali na dobavitelja elektrike.
- Posredovanje podatkov glede porabe toplotne energije v večstanovanjski stavbi (iz mnenja IP št. 07121-1/2022/322, https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-podatkov-glede-porabe-toplotne-energije-v-ve%C4%8Dstanovanjski-stavbi-1647599659).
Skladno z drugim in tretjim odstavkom 21. člena Pravilnika o načinu delitve in obračunu stroškov za toploto v stanovanjskih in drugih stavbah z več posameznimi deli (Uradni list RS, št. 82/15, 61/16 in 158/20 – ZURE) mora izvajalec delitve lastniku na njegovo zahtevo omogočiti vpogled v vse podatke in izračune, ki so podlaga za delitev stroškov za toploto oziroma gorivo. Izvajalec delitve mora lastnikom dati vse potrebne informacije in podporo pri sprejemanju in uresničevanju odločitev v zvezi z izvajanjem tega pravilnika. IP je v več svojih mnenjih že izpostavil, da če je delitev stroškov ogrevanja za posameznika soodvisna od porabe drugih etažnih lastnikov, potem so etažni lastniki upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo, ali je obračun stroškov pravilen. Pri posredovanju osebnih podatkov pa mora upravljavec podatkov upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.
Po mnenju IP za preverjanje točnosti obračuna stroškov ni potrebno posredovanje npr. podatka o tem, katere delilnike toplote imajo vgrajene etažni lastniki, nikakor pa se ne sme posredovati podatkov o dolgovih etažnih lastnikov, saj neplačilo računov za ogrevanje in porabo tople vode s strani enega lastnika ne vpliva na višino obveznosti, ki jih imajo drugi etažni lastniki.
Če je torej posredovanje določenih osebnih podatkov potrebno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem so slednji do njih upravičeni. To pomeni, da se jih lahko brez privolitve posreduje drugim etažnim lastnikom. Ti podatki se smejo etažnim lastnikom posredovati samo na način, ki onemogoča, da bi se z njimi seznanile nepooblaščene osebe
Poleg navedenega se lahko seznanite tudi z naslednjimi mnenji IP:
- Osebni podatki pri delitvah stroškov ogrevanja, št. 0712-1/2016/2150, z dne 24. 10. 2016: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/op-pri-delitvah-stro%C5%A1kov-ogrevanja,
- Preglednica s stroški po stanovanjskih enotah, št. 0712-1/2019/502, z dne 6. 3. 2019: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/preglednica-s-stro%C5%A1ki-po-stanovanjskih-enotah,
- v iskalniku po mnenjih na https://www.ip-rs.si/vop v spustnem meniju izberete kategorijo »Stanovanjsko in nepremičninsko pravo«, kjer je na voljo še več tovrstnih mnenj.
IP ob tem dodaja, da je v zvezi z vprašanji upravljanja večstanovanjskih stavb pripravil tudi Smernice za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so objavljene na spletni strani IP:
Za konec pa posebej odgovarjamo tudi na vaše vprašanje, kakšne možnosti za ukrepanje ima etažni lastnik v primeru neutemeljene zavrnitve podatkov o stroških porabe v skupnih prostorih. IP lahko naloži posredovanje osebnih podatkov posamezniku zgolj takrat, kadar posameznik izvršuje pravico do seznanitve z lastnimi (ne tujimi!) osebnimi podatki skladno z določbo 15. člena Splošne Uredbe. V kolikor bi želeli izvrševati to pravico, si lahko podrobnosti in postopek preberete tudi na posebnem portalu IP: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/. Navedeno pravico lahko kot posameznica (če gre za vaše osebne podatke) izvršujete tako pri upravljavcu kot pri dobavitelju elektrike, ogrevanja idr.
Po drugi strani pa IP ni pristojen za to, da upravljavcu (npr. upravniku večstanovanjske stavbe ali dobavitelju) naloži posredovanje osebnih podatkov, ki se ne nanašajo na posameznika, še manj pa je IP pristojen za presojo glede obveznosti posredovanja neosebnih podatkov. Takšno izvrševanje pozitivne dolžnosti posredovanja podatkov bi po naši presoji lahko dosegli le prek sodišča, v kolikor ne bi mogli do podatkov priti po sporazumni poti.
V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.
Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov