Hramba evidenc o izpolnjevanju PCT pogoja

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 29. 6. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede hrambe evidenc o izpolnjevanju PCT pogoja pri delodajalcu. Zanima vas, ali morate tovrstne evidence zaradi morebitnega prekrškovnega postopka hraniti dve leti ali le do izpolnitve njihovega namena, tj. preverjanje izpolnjevanja pogoja PCT, kar je že minilo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec lahko hrani osebne podatke delavcev le toliko časa, kot je to nujno potrebno za namen njihovega zbiranja. Namen hrambe osebnih podatkov je lahko vezan tudi na iztek zastaralnih rokov. 

O b r a z l o ž i t e v:

Splošna uredba o varstvu podatkov v točki (e) člena 5(1) opredeljuje t.i. načelo »omejitve shranjevanja osebnih podatkov«. Skladno s tem načelom so osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1), pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. IP pojasnjuje, da je namen hrambe osebnih podatkov lahko vezan tudi na iztek zastaralnih rokov, saj lahko služijo kot dokaz v določenem postopku. 

V zvezi z ustreznim časom hrambe evidenc o izpolnjevanju PCT pogoja vas IP napotuje tudi na že objavljene smernice o preverjanju PCT pogojev za delodajalce: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-o-preverjanju-pct-pogojev-za-delodajalce-oziroma-upravljavce (predvsem odgovor na vprašanje št. 5) ter na smernice glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih (poglavje 7): https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

IP je v teh smernicah poudaril, da lahko delodajalec obdeluje osebne podatke delavcev, ki so nujno potrebni za namen organiziranja preverjanja pogojev PCT. Delodajalec lahko te podatke obdeluje le za preverjanja izpolnjevanja PCT pogoja in ne za druge namene; hrani pa jih lahko le toliko časa, kot je to nujno potrebno za namen njihovega zbiranja. Primeren rok hrambe teh podatkov v delovnih razmerjih je lahko do 2 leti. Ob tem pa IP opozarja, da izven inšpekcijskih postopkov ne more presojati konkretnih dejanj obdelave osebnih podatkov ter da je vsak zavezanec dolžan sproti preverjati konkretne obveznosti, ki veljajo zanj.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka