Dostop etažnih lastnikov do podatkov o plačanih računih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa etažnih lastnikov do podatkov o plačanih računih. Kot etažnega lastnika in člana Nadzornega odbora v večstanovanjski stavbi vas zanima, kakšen je pravilen postopek, da pridobite informacije od vaših skupnih dobaviteljev (električne energije, odvoza smeti ...) ali je vaš upravnik poravnal vse izdane račune za vašo stavbo. Ko ste poskusili preko e-pošte, ste dobili odgovor, da  se obrnite neposredno na upravnika, kar se vam zdi neutemeljeno, saj imate lastniki pogodbeni odnos z dobavitelji in ne upravnik. Zanima vas, ali je vaše stališče pravilno.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Etažni lastniki so upravičeni do pridobivanja podatkov od upravnika, v posameznih primerih pa tudi neposredno od dobavitelja storitev.

Pridobivanje podatkov od upravnika

Stanovanjski zakon (SZ-1; (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17 in 59/19) v 53. členu določa, da se razmerja med etažnimi lastniki in upravnikom uredijo s pogodbo o opravljanju upravniških storitev, ki lahko, poleg pooblastil iz 50. člena tega zakona, določi za upravnika še druge pravice in obveznosti.

Glede pridobivanja podatkov od upravnika SZ-1 v 64. členu določa, da mora upravnik vsaj enkrat letno lastnikom poročati o svojem delu. O svojem delu mora upravnik nujno poročati, če tako sklenejo lastniki oziroma če sam oceni, da je takšno poročilo potrebno. Tako po Navodilu o izdelavi poročila o upravnikovem delu (Uradni list RS, št. 108/04) takšno poročilo glede izvajanja finančno-računovodskih in knjigovodskih opravil vsebuje obračun letnih stroškov upravljanja, stanje plačil in neplačanih obveznosti etažnih lastnikov na podlagi pogodb s tretjimi osebami, morebitne škode na skupnih prostorih, objektih, delih in napravah, ki se krijejo iz naslova pogodbe z zavarovalnico, stanje sredstev računa rezervnega sklada, porabi sredstev sklada ter morebitnem zadolževanju.

Kar se tiče vpogleda v pogodbe, sklenjene s tretjimi osebami, 65. člen SZ-1 določa, da mora upravnik vsakemu etažnemu lastniku na njegovo zahtevo, vendar ne več kot enkrat mesečno, omogočiti vpogled v pogodbe, sklenjene s tretjimi osebami, glede poslov obratovanja in vzdrževanja večstanovanjske stavbe, v knjigovodske listine, ki so pridobljene na podlagi pogodb in poslovnih razmerij upravnika s tretjimi osebami in v stanje rezervnega sklada večstanovanjske stavbe. Prav tako mora upravnik etažnemu lastniku na njegovo zahtevo izdati potrdilo o stanju neplačanih obveznosti na določen dan. Strošek izdaje tovrstnega potrdila se ne šteje za strošek opravljanja upravniških storitev (67. člen SZ-1).

Ob morebitnem prenehanju upravljanja Stanovanjski zakon v 61. členu nalaga določene dodatne obveznosti. Tako mora upravnik na dan prenehanja pogodbe o opravljanju upravniških storitev izdelati končno poročilo in sestaviti končni obračun. Sredstva, zbrana na računu, mora upravnik na dan prenehanja pogodbe prenesti na račun, ki ga za večstanovanjsko stavbo vodi na novo izbrani upravnik. Po prenehanju pogodbe o opravljanju upravniških storitev mora upravnik novemu upravniku izročiti vse pogodbe, dovoljenja in druge listine, ki se nanašajo na upravljanje večstanovanjske stavbe, ter obvestiti tiste dobavitelje in izvajalce storitev, ki izvršujejo dobavo oziroma opravljajo storitve za večstanovanjsko stavbo, katere upravnik je bil. Upravnik mora tudi imenovati svojega zakonitega zastopnika, ki je bodisi novo izbrani upravnik ali eden od etažnih lastnikov, ki je pooblaščen, da ob izteku depozitne pogodbe prevzame sredstva rezervnega sklada do izbire novega upravnika.

Pridobivanje podatkov neposredno od dobaviteljev storitev

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in so sledeče:

• privolitev (točka (a)),
• sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
• zakon (točka (c)),
• zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),
• izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),
• zakoniti interesi upravljavca (točka (f)).

Posredovanje podatkov o celotni višini dolga za vse lastnike in najemnike stanovanj v objektu ne pomeni obdelave osebnih podatkov, saj se podatek ne nanaša na posameznika.

Če se knjigovodska kartica nanaša na upravnika (kateri računi in kdaj so mu bili izdani, valute, zneski in datumi plačil), ne gre za obdelavo osebnih podatkov, ker se vsi podatki nanašajo na pravno osebo.

Etažni lastniki konkretne večstanovanjske stavbe so upravičeni pridobiti te podatke, ker je upravnik skladno z določbami SZ-1 pooblaščenec etažnih lastnikov, ki jih zastopa v poslih, ki se nanašajo na upravljanje večstanovanjske stavbe, in skrbi, da se izvršujejo pravice in obveznosti iz sklenjenih poslov s tretjimi osebami. Pri sklepanju pravnih poslov s tretjimi osebami npr. dobavitelji električne energije) nastopa upravnik v imenu in za račun etažnih lastnikov (68. člen SZ-1), razen če SZ-1 ali pogodba o upravljanju upravniških storitev ne določata drugače, pravni posel pa zavezuje neposredno etažne lastnike in ne upravnika. Šteje se, da je pravni posel sklenjen v imenu etažnih lastnikov, če pravni posel vsebuje navedbo: »Etažni lastniki« skupaj z natančno označbo večstanovanjske stavbe.

Glede posredovanja podatkov o porabi oziroma stroških posameznega etažnega lastnika (enako velja za podatke o dolgovih) je stališče IP naslednje:

1. če so v posameznih stanovanjskih enotah vgrajene merilne naprave, ki omogočajo individualni odjem in obračun dobav ter storitev, upravnik (kot tudi dobavitelj) načeloma ne sme posredovati podatkov o porabi/stroških posameznega etažnega lastnika ostalim etažnim lastnikom, razen če bi za takšno posredovanje pridobil njegovo vnaprejšnjo osebno privolitev ali če je obveznost posameznega etažnega lastnika odvisna od obveznosti drugega lastnika oz. ko zaradi neplačevanja posameznega etažnega lastnika škodo trpijo vsi ostali etažni lastniki (v tem primeru njegovo osebno ime, višina plačila in ostali podatki, ki so potrebni za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, ne uživajo varstva);
2. če naprave v stavbi ne omogočajo individualnega odjema in obračuna dobav ter storitev za njene posamezne enote, se obratovalni stroški, ki nastajajo na njenih skupnih delih in po posameznih enotah, delijo bodisi glede na površino posamezne enote, glede na število posameznih enot ali pa glede na število uporabnikov posamezne enote. V takšnem primeru so lastniki upravičeni do seznanitve z delilnikom stroškov, da lahko sproti preverjajo poslovanje upravnika oz. ali je pravilno razdelil stroške. Če je obveznost posameznega etažnega lastnika odvisna od obveznosti drugega lastnika oz. ko zaradi neplačevanja posameznega etažnega lastnika škodo trpijo vsi ostali etažni lastniki, njegovo osebno ime, višina plačila in ostali podatki, ki so potrebni za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, ne uživajo varstva. To pomeni, da lahko upravnik (kot tudi dobavitelj) te osebne podatke etažnih lastnikov brez njihove privolitve posreduje drugim etažnim lastnikom.

Tako ni dvoma, da smejo dobavitelji skupne podatke posredovati kateremukoli etažnemu lastniku konkretne večstanovanjske stavbe. Osebne podatke določenega etažnega lastnika pa lahko drugim etažnim lastnikom posredujejo le, če razpolagajo z ustrezno pravno podlago.

Več informacij o obdelavi osebnih podatkov pri upravljanju večstanovanjskih stavb lahko pridobite v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

Dobavitelji so po Splošni uredbi o varstvu podatkov zavezani tudi posameznemu etažnemu lastniku (ali njegovemu pooblaščencu po predložitvi ustreznega pooblastila) omogočiti seznanitev z njegovimi lastnimi podatki, kot to določa člen 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Vsak upravljavec mora posamezniku na njegovo zahtevo zagotoviti kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje v zvezi z njim. Pri pisanju zahteve lahko uporabite obrazec, ki ga je pripravil IP in je dostopen na spletni strani www.ip-rs.si preko povezave https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Upravljavec se mora na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja in mora v vsakem primeru posredovati informacije oz. zavrnilni odgovor v enem mesecu po prejemu zahteve. Zoper zavrnilni odgovor upravljavca je mogoča pritožba. Rok za vložitev pritožbe je 15 dni od prejema zavrnilnega odgovora. Za njeno reševanje je pristojen IP.

Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, kako jo uveljavljati in več informacij glede pritožbe lahko pridobite na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si.

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani https://www.ip-rs.si/vop/.

Prav tako so vsa ključna področja, ki jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/. Tu lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                               Mojca Prelesnik,

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.