Komunikacija s poslovnimi partnerji

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navedli ste, da imate nekatera konkretna vprašanja glede interpretacije Splošne uredbe in sicer:

a) Ali se morajo vaši zaposleni v klicnem centru identificirati stranki z imenom in priimkom?

b) Ali lahko v okviru poslovne komunikacije s poslovnimi partnerji vaši zaposleni uporabljajo službeni naslov, ki vsebuje ime in priimek za namene pošiljanja akcij in poslovnega komuniciranja?

c) Ali lahko pri vas zaposleni delavec posreduje poslovnemu partnerju službeni naslov sodelavca?

d) Ali morate pridobiti pisno soglasje zaposlenega pri poslovnem partnerju za pošiljanje akcij in ostale elektronske korespondence?

e) Ali potrebujete pisno soglasje za pošiljanje akcij in ostale elektronske korespondence v primeru, ko nimate sklenjene pogodbe o poslovnem sodelovanju s poslovnim partnerjem?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. 

Uvodoma pojasnjujemo, da e-naslovi zaposlenih posameznikov, ki so namenjeni komunikaciji s podjetjem, uživajo varstvo osebnih podatkov, saj je na podlagi teh naslovov mogoče opredeliti posameznika (npr. ime.priimek@podjetje.si). Glede prvih treh vprašanj nadalje poudarjamo, da je na podlagi 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS in 81/19, v nadaljevanju: ZDR-1) dopustno obdelovati osebne podatke zaposlenih tedaj, ko je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Predlagamo, da delodajalec presodi, katere osebe so tiste, katerih delo je take narave, da se njihovi e-naslovi uporabijo kot kontakti za poslovanje s strankami oz. se javno objavijo. Drugi odstavek 106. člen ZVOP-1 namreč določa, da lahko upravljavci osebnih podatkov javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev. 

Glede neposrednega trženja na elektronske naslove zaposlenim pri poslovnem partnerju tako tudi menimo, da v kolikor so taki e-naslovi javno objavljeni, jih je dopustno uporabiti za namen neposrednega trženja, če je seveda to sporočilo namenjeno podjetju in je e-naslov zaposlenega temu tudi namenjen. Obdelava osebnih podatkov lahko v tem primeru poteka na podlagi točke (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (zakoniti interes), pri čemer se upoštevajo razumna pričakovanja posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, glede na njihovo razmerje do upravljavca. V vseh ostalih primerih, ko ne gre za opisane primere zakonitega interesa podjetja predlagamo, da zagotovite ustrezno pravno podlago, npr. pridobite privolitev posameznikov (točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe).

Ob tem pripominjamo, da trženje preko elektronske pošte posameznikom specialno ureja področna zakonodaja in sicer 158. člen Zakona o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 109/12, 110/13, 40/14 – ZIN-B, 54/14 – odl. US, 81/15 in 40/17, v nadaljevanju: ZEKom-1) in 6. člen Zakona o elektronskem poslovanju na trgu (Uradni list RS, št. 96/09 – uradno prečiščeno besedilo in 19/15).

Tako opozarjamo predvsem na določbo drugega odstavka 158. člena ZEKom-1, ki določa, da fizična ali pravna oseba, ki od kupca svojih izdelkov ali storitev pridobi njegov elektronski naslov za elektronsko pošto, ta naslov uporablja za neposredno trženje svojih podobnih izdelkov ali storitev pod pogojem, da kupcu ponuja jasno in izrecno možnost, da brezplačno in enostavno zavrne takšno uporabo svojega elektronskega naslova takrat, ko so ti podatki za stike pridobljeni in ob vsakem sporočilu v primeru, da kupec ni zavrnil takšne uporabe že na začetku. Uporaba drugačnih sredstev za neposredno trženje je mogoča le s soglasjem naročnika ali uporabnika. Opozarjamo, da sta v tem primeru pristojna organa Agencija za komunikacijska omrežja in storitve RS in Tržni inšpektorat RS.

Glede vprašanj posredovanja ostale korespondence, ki ne pomeni neposrednega trženja, temveč poslovno korespondenco za namen sklenitve posla med gospodarskimi subjekti, pa IP pojasnjuje, da za ta vprašanja ni pristojen podajati pojasnil, saj Splošna uredba varuje le osebne podatke posameznikov. 

Predlagamo vam, da si glede vprašanja neposrednega trženja med podjetji preberete že izdana mnenja IP, ki so dosegljiva preko iskalnika na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/vop/, na primer:

- mnenje št. 0712-1/2019/775 z dne 5.4.2019 glede poslovne komunikacije med podjetji,

- mnenje št. 0712-3-2018/28 z dne 1.2.2018 glede naslovov službene elektronske pošte,

- mnenje št. 0712-1/2019/841 z dne 12.4.2019 glede kontaktnih podatkov obstoječih strank in

- mnenje št. 0712-1/2019/2944 z dne 24.12.2019 v zvezi z neposrednim trženjem na e-naslove na Bizi.si.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo