Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
SLO | ENG

Register zbirk

+ -
Iskanje po registru
Popravljanje vpisa
Prvi vpis v register

Pred vpisom v register najprej preverite, ali vpis sploh potrebujete. Novela ZVOP-1 (Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o varstvu osebnih podatkov, ZVOP-1A, Ur. l. RS, št. 67/2007) namreč krog zavezancev za vpis zbirk osebnih podatkov v register bistveno oži. Novela je namreč predvidela, da vpis v register ni obvezen za tiste upravljavce osebnih podatkov, ki imajo manj kot 50 zaposlenih, vendar pa navedena omejitev ne velja za zbirke osebnih podatkov, ki jih vodijo upravljavci osebnih podatkov iz javnega sektorja, notarji, odvetniki, detektivi, izvršitelji, izvajalci zasebnega varovanja, zasebni zdravstveni delavci, izvajalci zdravstvenih storitev ter za upravljavce osebnih podatkov, ki vodijo zbirke, ki vsebujejo občutljive osebne podatke in je obdelava občutljivih osebnih podatkov del njihove regsitrirane dejavnosti. Če torej sodi vaša dejavnost v krog navedenih subjektov, vpis v register morate opraviti.

Ko vpisujete zbirke osebnih podatkov v register, bodite pozorni, da obvezno končate postopek, preden zaprete program, v katerem vnašate podatke v register (Internet Explorer, Firefox ...). Postopek je končan, ko zagledate stran, na kateri se na vrhu vidita naslov Informacijskega pooblaščenca in črtna koda (ta izgleda tako kot vsaka druga črtna koda, npr. na izdelkih v trgovini). Če tega pravila ne boste upoštevali, boste izgubili vse podatke, ki ste jih vnesli.

Informacijski pooblaščenec opozarja, da morate po končanem vpisu v register zbirk osebnih podatkov v elektronski obliki izpolnjene obrazce natisniti in jih v takšni obliki poslati Informacijskemu pooblaščencu. Šele Informacijski pooblaščenec bo verificiral vpis z odčitanjem bar kode, ki bo natisnjena na izpisku. Za takšen postopek se je Informacijski pooblaščenec odločil, ker 90 % slovenskih podjetij in drugih pravnih oseb nima elektronskega podpisa, ki bi v celoti omogočal elektronski vnos.

Informacijski pooblaščenec obvešča, da natisnjeni obrazec, ki ga boste poslali kot podlago za vpis v register, velja tudi kot katalog zbirke osebnih podatkov, ki ste ga dolžni voditi in hraniti pri sebi po 26. členu ZVOP-1, če izpolnete tudi neobvezna polja (točke 3, 7 in 8 v vnosnem obrazcu). Namen takšnih katalogov je uveljavljanje pravice posameznika po seznanitvi z namenom obdelave in vrstah osebnih podatkov, ki jih upravljavec zbira.

Pojasnjujemo še razliko med opisom zbirk osebnih podatkov v registru, ki ga vodi Informacijski pooblaščenec, in opisom zbirk osebnih podatkov v katalogu zbirk osebnih podatkov. Z vpogledom v register zbirk osebnih podatkov na spletni strani Informacijskega pooblaščenca se posameznik lahko seznani s podatki, ki jih našteva 27. člen ZVOP-1 in se nanašajo na vse zbirke osebnih podatkov, ki se vodijo v Republiki Sloveniji. Z vpogledom v katalog zbirke osebnih podatkov, ki ga hrani posamezni upravljavec, pa se posameznik lahko seznami z vsemi podatki iz 26. člena ZVOP-1, ki se nanašajo na zbirke posameznega upravljavca. Namen kataloga je predvsem v seznanitvi posameznika z njegovo vsebino (glej 1. točko prvega odstavka 30. člena ZVOP-1), torej z opisom posamezne zbirke osebnih podatkov, zato mora vsak upravljavec osebnih podatkov, ki vzpostavi zbirko osebnih podatkov, pri sebi zagotoviti tudi katalog zbirke osebnih podatkov in skrbeti za njegovo točnost ter ažurnost vsebine, saj mora na zahtevo posameznika le temu vedno omogočiti vpogled vanj.

Zato priporočamo, da upravljavci zbirk osebnih podatkov v register sporočijo tudi neobvezne podatke, saj bodo posameznika potem zgolj napotili na spletno stran, kjer je register objavljen. Upravljavci pa seveda morajo imeti katalog tudi v pisni obliki za posameznike, ki nimajo dostopa do spletne strani, zaradi polnega udejanjanja temeljne človekove pravice - varstvo osebnih podatkov.

Podrobnejša navodila vnosa v register osebnih podatkov lahko najdete v Pravilniku o metodologiji vodenja registra zbirk osebnih podatkov.

Zavezanci, ki imate z dostopanjem do svetovnega spleta težave ali sploh nimate dostopa, lahko zbirke podatkov v register še vedno sporočite tudi v pisni obliki na obrazcu RZOP.