Interna javna objava stanja delovnih ur za zaposlenega na šoli

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 27. 10. 2023 prejeli vaše vprašanje, ali je po novem dopustno, da šola javno objavi (npr. na spletni zbornici) stanje delovnih ur za vsakega zaposlenega za pretekli mesec. Omenjate spremembo Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena ZVOP-2, 58. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo še, da se lahko dokončno opredeljujemo do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih in pritožbenih postopkih in ob upoštevanju vseh okoliščin konkretnega primera.

Po trenutni zakonodaji ne velja obveznost javnega vzgojno-izobraževalnega zavoda, da znotraj zavoda javno objavlja mesečno stanje delovnih ur za vsakega zaposlenega.

Trenutna delovnopravna zakonodaja tudi ne določa možnosti (dopustnosti) take javne objave. Le če bi bilo »stanje delovnih ur zaposlenega javnega uslužbenca za pretekli mesec« možno šteti za prosto dostopno informacijo javnega značaja po določbah ZDIJZ (tega IP izven pritožbenega postopka ne more presojati), bi javni vzgojno-izobraževalni zavod te podatke teoretično lahko tudi proaktivno javno objavil, vendar v vašem primeru ne vidimo tehtnih razlogov za tako objavo.

Tudi spremenjeni 19. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialnega varstva (ZEPDSV), ki se na podlagi ZEPDSV-A začne uporabljati 20. 11. 2023, takšne javne objave podatkov ne zahteva oziroma ne predstavlja pravne podlage za takšno javno objavo.

O b r a z l o ž i t e v:

Iz trenutno veljavnega ZDR-1 in Zakona o evidencah s področja dela in socialne varnosti (ZEPDSV) ne izhaja, da bi moral ali da bi lahko katerikoli delodajalec proaktivno v internih prostorih ali na interno splošno dostopnih mestih (npr. intranet) redno objavljati stanja delovnih ur poimensko določenih zaposlenih za pretekli mesec, in sicer na način, da so podatki dostopni vsem zaposlenim.

Sprememba, ki jo imate verjetno v mislih, se nanaša na Zakon o evidencah s področja dela in socialne varnosti (ZEPDSV) na podlagi novele ZEPDSV-1, ki se začne uporabljati 20. 11. 2023. V četrtem in petem odstavku 19. člena je določeno, da delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca. V novem 19.c členu istega zakona je še določeno, da se za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec iz četrtega odstavka 19. člena tega zakona, šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Delavec neposredni elektronski dostop uresničuje brez prisotnosti delodajalca. Omenjene nove določbe torej ne govorijo o proaktivnem javnem objavljanju podatkov.

Do javnosti določenih osebnih podatkov po določbah ZDIJZ se, kot pritožbeni organ na tem področju, ne moremo vnaprej dokončno opredeljevati. Pri ugotavljanju, ali je dopustna širša javna objava je treba upoštevati tudi, kateri podatki so mišljeni kot »stanje delovnih ur zaposlenega za pretekli mesec«. Na splošno velja, da so podatki, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca, prosto dostopne informacije javnega značaja (tretji odstavek 6. člena ZDIJZ). Če so tudi predmetni podatki take narave, bi jih javni zavod teoretično lahko proaktivno javno objavil, vendar nam posebej utemeljenih razlogov za to niste predstavili.

Na spletni strani IP je objavljenih nekaj mnenj v zvezi z dostopnostjo evidenc o delovnem času, npr. št. 07120-1/2020/16, 07121-1/2022/761, 07121-1/2023/217, 0712-1/2019/950 in 0712-1/2014/3259.

Prijazen pozdrav.

Pripravil:

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka