Hramba davčnih številk v zvezi s prijavo izplačil iz sredstev šolskih skladov ter obveščanje staršev

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 30. 5. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali lahko osnovna šola hrani davčne številke (DŠ) otrok kot upravičencev do izplačil iz šolskega sklada tudi po izvedbi poročanja FURS. Šola DŠ sicer pridobi od FURS in na tak način ne bi bilo treba za vsako poročanje pridobivati DŠ od FURS. Poleg tega vas zanima, ali je treba o pridobivanju DŠ in o poročanju FURS obveščati starše.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Do konkretnih primerov obdelav osebnih podatkov se IP lahko dokončno opredeljuje le v nadzornih postopkih.

Po mnenju IP ni utemeljeno, da bi osnovna šola hranila DŠ učencev tudi po tem, ko je že izvedla posamično poročanje o izplačilih iz šolskega sklada FURS, DŠ pa je pridobila od FURS le za namen tega poročanja.

Proaktivno individualno informiranje staršev o pridobitvi DŠ in o poročanju v zvezi z izplačili iz šolskega sklada FURS, ni potrebno. Morajo pa biti o viru podatkov (tj. FURS), uporabniku (tj. FURS), namenu, pravni podlagi in hrambi informirani s splošnimi pojasnili v skladu s 13. in 14. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov.

O b r a z l o ž i t e v:

I. 

Osnovna šola je na podlagi in pod pogoji iz četrtega odstavka 19. člena Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2) upravičena da od FURS pridobi DŠ upravičencev sredstev iz šolskega sklada, če jih neizogibno potrebuje za obvezno poročanje FURS. Ker je namen pridobitve DŠ zgolj v enkratnem poročanju FURS prek sistema eDavki, se namen hrambe DŠ izčrpa v trenutku uspešne oddaje vloge v omenjenem sistemu.

Obvezno načelo omejitve hrambe iz 5. člena Splošne uredbe zahteva, da se osebni podatki hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Tudi 43. člen ZVOP-2 določa, da je rok hrambe osebnih podatkov omejen na najkrajše možno obdobje in le, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali in nadalje obdelovali. Če drug zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače, se po izpolnitvi namena obdelave osebni podatki izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo.

Zakon o osnovni šoli (ZOSn) ne daje pravne podlage za pridobivanje in hrambo DŠ učencev. Izjemo določa ZDavP-2, vendar ne za dolgoročno hrambo, pač pa za enkratno potrebo.

Možno je sicer, da bodo določeni učenci v šolskem letu letu ali v času šolanja večkrat upravičenci iz šolskega sklada, vendar zgolj potencialna možnost, da bo treba njihove podatke ponovno poročati FURS, ne opravičuje dolgoročne hrambe DŠ.

Dodajamo še, da so DŠ učencev, za katere so bila oddana poročila FURS, šoli dostopni v sistemu eDavki med oddanimi vlogami. Če bi bilo to nujno, lahko šola za namen novega poročanja vpogleda v oddane vloge ter si tako pridobi DŠ učencev (ponovnih upravičencev), saj gre de facto za pridobivanje podatkov od FURS, za kar je podlaga v ZDavP-2. Vendar menimo, da to ni primerno, saj terja iskanje izbranih učencev na celotnih seznamih, kar posledično lahko privede tudi do prekomerne obdelave osebnih podatkov. 

II.

Glede informiranja posameznikov, ki ga zahtevata 13. in 14. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov je na spletni strani IP že na voljo več mnenj. Omenjena člena ne zahtevata neposrednega individualnega informiranja o obdelavi osebnih podatkov, temveč splošno informiranje (npr. na spletni strani šole), kamor bi bilo treba med drugim vključiti tudi vir pridobljenih DŠ, pravno podlago za pridobitev DŠ in poročanje, namen uporabe DŠ ter uporabnika, tj. FURS. Obveščeni bi morali biti tudi o predvidenem obdobju hrambe DŠ.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka