Zbiranje elektronskih naslov staršev razreda v šoli

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje glede zbiranja elektronskih naslovov staršev otrok razreda. Pojasnjujete nam namreč, da ste bili izbrana za predstavnico devetega razreda osnovne šole, v okviru česar bi rada zbrala elektronske naslove drugih staršev otrok. Zanima vas dvoje in sicer:

1. Ali lahko prosite učiteljico, ki ima vse naslove staršev, da posreduje vaše sporočilo s prošnjo, da vam starši na vaš elektronski naslov pošljejo svoje podatke, če želijo prejemati relevantne informacije?

2. Ali lahko prosite ravnatelja za posredovanje elektronskih naslovov staršev otrok v razredu?

Dodatno vaš še zanima, ali morajo starši podpisati kakšno izjavo, da dovolijo, da se jim informacije relevantnih zadev posreduje in/ali morajo imeti možnost preklica take izjave?   

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 76. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, v nadaljevanju ZVOPOKD), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.     Vsak upravljavec nosi obveznost zakonite in poštene obdelave osebnih podatkov, konkretnih obdelav osebnih podatkov pa IP izven postopka inšpekcijskega nadzora ne more presojati.

2.     Za opisano zbiranje elektronskih naslovov staršev je potrebna ustrezna pravna podlaga, ki pa je v javnem sektorju praviloma lahko le zakon oz. ob določenih pogojih tudi osebna privolitev vsakega starša.

3.     Privolitev je možno zbirati na več načinov bodisi to uredi šola ob začetku šolskega leta v okviru skupnega obrazca bodisi starši posredujejo privolitev neposredno vam ali učiteljici preko obrazca, lahko pa se starši sami javijo vam, v kolikor želijo biti vključeni v tovrstno obveščanje.

4.     Veljavna privolitev mora zadostiti štirim zahtevam, in sicer mora biti: prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. S tega razloga vam v nadaljevanju podajamo le nekaj splošnih pojasnil z navedbo relevantnih pravnih podlag, ki pa vsekakor ne predstavlja konkretno presojo vašega predvidenega ravnanja. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave je namreč vedno odgovornost in obveznost upravljavca.

V zvezi s tem pojasnjujemo, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov potrebno imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, kjer je določeno, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

•        privolitev (točka (a)),                                   

•        sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

•        zakon (točka (c)),

•        zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),

•        izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),

•        zakoniti interesi upravljavca, ki ne prevladajo nad interesi in pravicami posameznika (točka (f)).

IP v zvezi z zbiranjem elektronskih naslovov preko ravnatelja šole oz. učiteljice razreda poudarja, da pravila varstva osebnih podatkov veljajo za vse upravljavce osebnih podatkov, v vašem primeru tudi za šolo oz. zaposlene v njej. Ena od možnosti je, da že šola v okviru ustreznih obrazcev pridobi privolitev staršev za uporabo njihovega elektronskega naslova za namen kontaktiranja s strani predstavnikov razreda v svetu staršev. V tem primeru vam lahko šola oz. ravnatelj posreduje elektronske naslove staršev. Šola mora namreč kot upravljavec osebnih podatkov za zakonito obdelavo osebnih podatkov (npr. posredovanje elektronskih naslovov staršev otrok) zagotoviti ustrezno pravno podlago, ki pa je v javnem sektorju (glede na določbo 9. člena ZVOP) praviloma lahko le zakon (ta pa opisanega zbiranja elektronskih naslovov staršev ne določa) ali v takih primerih tudi osebna privolitev. 

IP v zvezi z navedenim tako sklepno pojasnjuje, da bi za zakonito obdelavo osebnih podatkov prišla v poštev privolitev staršev, ki pa se lahko zagotovi na raznovrstne načine (npr. s tem, da bi starši privolitev podali šoli ali neposredno vam, kot predstavnici razreda, in sicer bodisi na način prostovoljnega izpolnjevanja obrazca ali tako, da se starši predstavnici sami javijo, v kolikor želijo biti vključeni v to komunikacijo s strani predstavnice razreda). Pri tem pa je potrebno upoštevati , da mora veljavna privolitev zadostiti štirim zahtevam, in sicer mora biti: prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna. Več o pogojih za veljavno privolitev pa je tudi dostopno na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnihpodatkov/ključna-področja-uredbe/privolitev

Pri tem še dodatno pojasnjujemo, da mora vsakokratna obdelava osebnih podatkov temeljiti na načelih poštenosti, odgovornosti in zaupnosti, z  ustreznim obveščanjem posameznikov o namenih obdelave, ustreznem času in varnosti hrambe podatkov ter posledičnem izbrisu osebnih podatkov ob prenehanju potrebe po njihovi obdelavi. Podatkov zbranih za namene obveščanja s strani predstavnika razreda v svetu staršev pa ni dopustno brez ustrezne pravne podlage uporabljati za druge namene.

Ob vsem zgoraj navedenem pa IP še poudarja, da pri obveščanju staršev preko elektronske pošte lahko tudi pride do posega v zasebnost v širšem smislu, ko pa lahko katerikoli posameznik, ki meni, da so mu kršene njegove osebnostne pravice, prek sodišča zahteva prenehanje teh kršitev.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.                                         

Pripravil:                                                                                                                                  

Grega Rudolf,

asistent svetovalca pri IP          

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka