Zahteva borznoposredniške družbe za posredovanje sklepa o dedovanju v celoti

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 16. 8. 2021 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem postavljate vprašanja v zvezi z zahtevo borznoposredniške hiše po predložitvi originala sklepa o dedovanju zaradi prepisa delnic vašega pokojnega očeta na vaše ime. Zahteva borznoposredniške hiše se vam zdi pretirana, saj so na sklepu o dedovanju navedeni tudi podatki o drugem podedovanem premoženju. Po elektronski pošti ste jim že poslali skeniran dokument, na katerem ste prekrili podatke o ostalem premoženju, ker se jih to ne tiče, viden ste pustili samo podatek o delnicah, ki jih hrani borznoposredniška hiša. Po elektronski pošti ste jim posredovali tudi skeniran očetov mrliški list. Po telefonu so vam sporočili, da bi potrebovali original sklepa o dedovanju, da jim ga naj pošljete po pošti, ko ga bodo pregledali, pa vam ga bodo poslali nazaj. Na IP se obračate, ker vas zanima, ali borznoposredniška hiša res potrebuje original sklepa o dedovanju z vsemi podatki. Zanima vas tudi, ali je v redu, da morate izpolniti obrazec za prepis in da prepis stane 50 €.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju v skladu z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 in 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vprašanjem.

Borznoposredniška hiša je po mnenju IP kot upravljavec osebnih podatkov v primeru, ko posameznik na podlagi sklepa o dedovanju uveljavlja pravice, ki imajo za posledico spremembo osebnih podatkov v zbirki podatkov o lastništvu delnic ali v kakšni drugi zbirki, ob spreminjanju podatkov ne samo upravičena do vpogleda v originalno listino, na podlagi katere bo spremenila podatke v svoji zbirki, ampak je celo dolžna opraviti skrben pregled takšne listine (torej v celoti), saj bi drugače lahko kršila določbe Splošne uredbe in ZVOP-1 glede dolžnosti vodenja točnih in ažurnih osebnih podatkov. Osebni dokument ali druga ustrezna javna listina (sem spada tudi sklep o dedovanju) torej služi kot vir, na podlagi katerega se opravi sprememba podatkov v zbirki.

Obrazložitev:

Vsaka obdelava osebnih podatkov mora temeljiti na zakoniti in ustrezni pravni podlagi, te pa so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe, in sicer: privolitev (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon oziroma izvajanje javnih nalog (točka (c) oziroma (e)), zakoniti interesi, ki prevladajo nad interesi posameznika (točka (f)). Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca, pri tem pa je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena ena od samostojnih pravnih podlag, ki jih določa 6. člen Splošne uredbe.

Osebni podatki se morajo vselej obdelovati v skladu z načeli varstva osebnih podatkov[1], med drugim morajo biti osebni podatki v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Prav tako pa je v zvezi z osebnimi podatki potrebno upoštevati načelo točnosti, ki določa, da morajo biti osebni podatki točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni, sprejeti pa je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo. Pomembno načelo, ki ga mora upoštevati vsak upravljavec osebnih podatkov pa je tudi načelo celovitosti in zaupnosti, v skladu s katerim se osebnih podatki obdelujejo na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi.

V vašem primeru je sodišče s sklepom o dedovanju odredilo, da se določene delnice vašega pokojnega očeta prenesejo na vas. Te pravice pri borznoposredniški hiši ne morete izkazati drugače, kot s pravnomočnim sklepom o dedovanju, ki je pravni naslov za pridobitev lastništva nad podedovanimi delnicami. Če želite prenesti lastništvo delnic nase, morate borznoposredniški hiši, ki ta prenos lahko opravi, vsekakor izkazati ustrezno pravno podlago, borznoposredniška hiša pa je upravičena do tistih podatkov, ki jih glede na vse okoliščine potrebuje za izvršitev odločitve zapuščinskega sodišča. Ob tem mora borznoposredniška hiša kot upravljavec osebnih podatkov slediti načelom obdelave osebnih podatkov ter v skladu s temi zagotoviti tudi točnost in ažurnost osebnih podatkov, ki jih vodi v svojih zbirkah, zaradi tega pa lahko na podlagi drugega odstavka 18. člena ZVOP-1 pred vnosom podatkov v zbirko preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino. Enako velja tudi v primeru spremembe osebnih podatkov, saj je le z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino mogoče zagotoviti točnost osebnih podatkov, ki se obdelujejo.

Borznoposredniška hiša je kot upravljavec osebnih podatkov v primeru, ko posameznik na podlagi sklepa o dedovanju uveljavlja pravice, ki imajo za posledico spremembo osebnih podatkov v zbirki podatkov o lastništvu delnic ali v kakšni drugi zbirki, ob spreminjanju podatkov ne samo upravičena do vpogleda v originalno listino, na podlagi katere bo spremenila podatke v svoji zbirki, ampak je celo dolžna opraviti skrben pregled takšne listine (torej v celoti), saj bi drugače lahko kršila določbe Splošne uredbe in ZVOP-1 glede dolžnosti vodenja točnih in ažurnih osebnih podatkov. Osebni dokument ali druga ustrezna javna listina (sem spada tudi sklep o dedovanju) torej služi kot vir, na podlagi katerega se opravi sprememba podatkov v zbirki.

Kljub temu, da v konkretnem primeru sklep o dedovanju vsebuje tudi podatke o premoženju, ki ga vodijo drugi upravljavci osebnih podatkov, vpogledovanje v, kopiranje in shranjevanje takšnih sklepov ali drugih listin z osebnimi podatki po mnenju IP samo po sebi še ne pomeni kršitve predpisov o varstvu osebnih podatkov. Kršitev bi lahko nastala, če bi se osebni podatki, ki jih takšni sklepi vsebujejo, uporabili za namene, ki z vnosom in spremembo podatkov oziroma urejanjem zadev nimajo nobene zveze, če upravljavec zbirke ne bi zagotovil ustreznega zavarovanja osebnih podatkov, ki izhajajo iz sklepa, ali pa, če morebitnih shranjenih kopij (vključno z elektronskimi) po preteku roka shranjevanja ne bi ustrezno uničil (izbrisal).

Obseg osebnih podatkov, ki jih za doseganje določenega namena zahteva od posameznikov, torej določi upravljavec osebnih podatkov sam ali pa ti izhajajo iz posebnih področnih predpisov, pri tem pa morajo biti upoštevana vsa načela varstva osebnih podatkov in vse pomembne okoliščine, ki jih IP izven izvedbe konkretnega inšpekcijskega postopka ne more poznati in upravljavcu tudi ne more izreči nobenih ukrepov. Vsak upravljavec osebnih podatkov pa se mora zavedati, da z zbiranjem večjega števila osebnih podatkov nase prevzema tudi večjo odgovornost, saj mora v enaki meri poskrbeti za zavarovanje večjega števila osebnih podatkov, v primeru nezakonitega razkritja pa je lahko deležen hujših sankcij. Upravljavec osebnih podatkov je torej, ne glede na obseg osebnih podatkov, ki jih zaradi doseganja določenih namenov (utemeljeno) zahteva od posameznikov, dolžan spoštovati vsa načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

Nadzor nad organizacijsko izvedbo prepisa delnic, vključno z določitvijo oziroma zaračunavanjem nadomestila za prepis, ne spada v pristojnost IP.

S spoštovanjem,

Pripravila:

Mojca Leitinger Okršlar,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka