Vpogled v matični register zaradi presoje upravičenosti do izrednega plačanega dopusta

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 18. 8. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali sme delodajalec (v konkretnem primeru upravna enota) opraviti vpogled in pripraviti izpis iz matičnega registra v primeru, ko zaposleni na delodajalca naslovi prošnjo za dodelitev izrednega dopusta ob smrti ožjega družinskega člana na podlagi določb 41. člena Zakona o delavcih v državnih organih le s podatki o umrlem ožjem družinskem članu, brez dokazila glede sorodstvenega razmerja in glede smrti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec potrebuje določene podatke o umrlem posamezniku (predvsem ime in priimek, sorodstveno razmerje ter datum smrti), na podlagi katerih lahko preveri upravičenost delavca do izrednega plačanega dopusta. Ne iz ZMatR niti iz ZDR-1 ali ZDDO pa ne izhaja, da bi lahko delodajalec te podatke sam pridobival oziroma preverjal v matičnem registru, temveč lahko od delavca zahteva predložitev osebnih podatkov o pravno relevantnih dejstvih.

O b r a z l o ž i t e v:

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) za vsako obdelavo osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov (privolitev, pogodba, zakon itn.). Za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih je relevanten predvsem 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), skladno s katerim se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Zakon o delavcih v državnih organih (Uradni list RS, št. 15/90, 2/91-I, 5/91, 18/91, 22/91, 4/93, 18/94 – ZRPJZ, 70/97, 87/97 – ZPSDP, 38/99, 56/02 – ZJU in 8/20; v nadaljevanju ZDDO) v 41. členu ureja odsotnost z dela s pravico do nadomestila plače (t.i. izredni plačani dopust):

»Delavec je lahko odsoten z dela s pravico do nadomestila plače največ sedem dni v posameznem koledarskem letu, in sicer:

-          do sedem dni zaradi nege ožjega družinskega člana v primerih, ko nima pravice do nadomestila plače za odsotnost zaradi nege družinskega člana po predpisih o zdravstvenem zavarovanju, in sicer na podlagi zdravniškega potrdila, in zaradi aktivnega sodelovanja pri kulturnih, športnih in podobnih prireditvah;

-          tri dni zaradi sklenitve zakonske zveze, rojstva otroka, smrti ožjega družinskega člana in selitve v drugo stanovanje;

-          en dan zaradi smrti bližnjih sorodnikov, zaradi vpoklica k vojaškim vajam, ki trajajo nad šest dni, in drugih neodložljivih opravkov.«

ZDDO ne določa, kakšno dokazilo mora delavec predložiti delodajalcu, da izkaže upravičenost do izrednega plačanega dopusta zaradi smrti ožjega družinskega člana. Zato lahko delodajalec načeloma samostojno odloča o tem, katera dokazila bo zahteval. Vendar pa mora pri tem upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov iz člena 5(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. To pomeni, da lahko delodajalec zahteva le tista dokazila, ki izkazujejo pogoje za izredni plačan dopust po 41. členu ZDO.

Delodajalec torej potrebuje določene podatke o umrlem posamezniku (predvsem ime in priimek, sorodstveno razmerje ter datum smrti), na podlagi katerih lahko preveri upravičenost delavca do izrednega plačanega dopusta. Vprašanje pa je, ali lahko le zahteva predložitev takšnih podatkov od delavca (npr. izpisek ali potrdilo, ki se nanaša na umrlega bližnjega sorodnika, pri čemer so lahko podatki, ki niso relevantni za presojo upravičenosti do izrednega dopusta, prikriti) ali ima tudi pravico do pridobivanja oziroma preverjanja teh podatkov v matičnem registru.  

Glede osebnih podatkov umrlih posameznikov Zakon o matičnem registru (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo in 67/19; v nadaljevanju ZMatR) v tretjem odstavku 28. člena določa, da če vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, se izpiski in potrdila iz matičnega registra lahko izdajo njegovim ožjim družinskim članom in zakonitim dedičem prvega in drugega dednega reda po vstopni pravici, če umrla oseba nima živečih ožjih družinskih članov. Na tej podlagi in pod pogoji iz te določbe bi delavec praviloma lahko iz matičnega registra pridobil izpisek oziroma potrdilo, ki se nanaša na umrlega ožjega družinskega člana.

V tretjem odstavku 29. člena ZMatR nadalje določa, da če vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo pravico do pridobitve njegovih osebnih podatkov osebe, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo teh osebnih podatkov, osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega in drugega dednega reda, pa niso vnaprej pisno prepovedale posredovanja, skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Tudi na tej podlagi bi delavec načeloma lahko pridobil za izkaz upravičenosti do izrednega plačanega dopusta relevantne osebne podatke umrlega ožjega družinskega člana. Po mnenju IP pa ta določba ne predstavlja izrecne pravne podlage za pridobivanje teh podatkov s strani delodajalca, saj se ne nanaša na uporabnike, temveč na posameznike.

Skladno s tretjim odstavkom 27. člena ZMatR lahko namreč osebne podatke iz matičnega registra uporabljajo za opravljanje nalog iz svojega delovnega področja delavci ministrstva, pristojnega za upravne notranje zadeve in pristojnega organa, uporabljajo pa jih lahko tudi drugi uporabniki, ki so za njihovo pridobivanje pooblaščeni z zakonom ali s pisno privolitvijo posameznika. Prvi odstavek 30. člena ZMatR pa predpisuje, da pristojni organ, pri katerem je posameznik vpisan v matični register, posreduje osebne podatke iz matičnega registra uporabnikom, ki jih potrebujejo za vzdrževanje registrov in evidenc iz svojega delovnega področja, če so za pridobitev teh podatkov pooblaščeni z zakonom. Ne iz ZDR-1 ne iz ZDDO ne izhaja, da bi bil delodajalec kot uporabnik pooblaščen za pridobivanje podatkov, ki so relevantni za presojo upravičenosti do izrednega plačanega dopusta, neposredno iz uradnih evidenc oziroma iz matičnega registra. Zato IP meni, da upravna enota kot delodajalec nima izrecne pravne podlage za pridobivanje oziroma preverjanje podatkov o smrti ožjega družinskega člana delavca za namen presoje upravičenosti do izrednega plačanega dopusta, temveč lahko od delavca zgolj zahteva predložitev ustreznih dokazil o pravno relevantnih dejstvih. Če jih delavec na zahtevo delodajalca ne predloži, pa mora sam nositi posledice takšnega ravnanja.

Ob tem IP opozarja še na načelo omejitve namena iz člena 5(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni. Zgolj dejstvo, da ima upravna enota dostop do določenih osebnih podatkov posameznikov, zato še ne pomeni, da jih lahko obdeluje za kakršenkoli namen, temveč mora imeti za vsak namen obdelave izkazano ustrezno pravno podlago. Z drugimi besedami, če ima upravna enota pravno podlago za obdelavo določenih osebnih podatkov posameznikov za namene iz njenega delovnega področja, to obenem še ne pomeni, da lahko te osebne podatke delavca brez druge ustrezne pravne podlage obdeluje tudi v vlogi delodajalca.

Več odgovorov na vprašanja, s katerimi osebnimi podatki delavca se lahko seznani delodajalec, si lahko preberete tudi v Smernicah IP »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka