Vpogled v koledar zaposlenih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali ima lahko delodajalec direkten in stalen vpogled oziroma dostop do celotnega koledarja svojih zaposlenih, ki se pri delodajalcu uporabljajo za ustvarjanje urnika dela posameznega delavca (npr. Teams, Outlook ipd.).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za vpogled v koledar delavca, zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Ena izmed možnih podlag je izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (člen 6(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Za obdelavo podatkov v delovnih razmerjih je relevanten predvsem 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13; s spremembami in dopolnitvami; ZDR-1), skladno s katerim se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

IP ob tem poudarja, da je potrebno osebne podatke delavcev, ki jih delodajalec lahko obdeluje, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, presojati od primera do primera. Na delodajalcu je, da utemelji, zakaj potrebuje določen osebni podatek delavca zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem.

Zato IP meni, da bi bila možnost vpogleda v koledar delavca zakonita le pod pogojem, da so podatki, vpisani v koledar, relevantni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, kamor bi lahko sodila na primer potreba po koordinaciji in organizaciji delovnega procesa pri delodajalcu. Prav tako je pomembno, da so zaposleni predhodno obveščeni o namenu vpisovanja podatkov v koledar ter o možnosti delodajalca, da dostopa do koledarja. Delavcem se mora v takem primeru namreč omogočiti, da v koledar vnašajo izključno tiste podatke, ki so relevantni za uresničevanje namenov, zaradi katerih delodajalec želi vpogled v koledar oziroma da lahko na ustrezen način vnašajo tudi morebitne zasebne podatke, do katerih delodajalec nima dostopa. Seveda pa je priporočljivo tudi, da se vnaprej določijo pravila uporabe takšnih koledarjev delavcev ter načina in obsega dostopa delodajalca, na primer z internimi akti.

Glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih je IP izdal tudi smernice, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si.

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/.

Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.