Pridobivanja podatkov iz kazenske evidence za izbrisane obsodbe zaradi kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost
+ -Številka: 07121-1/2021/1588
Kategorije: Delovna razmerja, Pridobivanje OP iz zbirk, Pravne podlage
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste zaposleni v šoli prejeli sporočilo, iz katerega izhaja, da mora delodajalec pridobiti podatke iz »kazenske evidence za izbrisane obsodbe zaradi kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, ki so bila izvršena proti mladoletni osebi«. Potrdila za novo zaposlene mora pridobiti že pred sklenitvijo pogodbe, prav tako pa mora ta potrdila postopno pridobiti za ostale zaposlene (tiste, s katerimi je pogodbe o zaposlitvi sklenil samo na osnovi potrdil o nekaznovanosti, ki jih delavec sam pridobi). Ob tem je delodajalec navedel, da lahko potrdilo pridobi le na osnovi vašega soglasja, priložili ste tudi obrazec. Zanima vas, ali je takšna zahteva ustrezna.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
Za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo zbiranje, vpogled ali shranjevanje, mora imeti upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe. Skladno s členom 6(1)(c) Splošne uredbe je obdelava zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Na podlagi člena 10 Splošne uredbe pa se obdelava osebnih podatkov v zvezi s kazenskimi obsodbami in prekrški ali s tem povezanimi varnostnimi ukrepi na podlagi člena 6(1) izvaja le pod nadzorom uradnega organa ali če obdelavo dovoljuje pravo Unije ali pravo države članice, ki zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Kakršni koli celoviti registri kazenskih obsodb se vodijo samo pod nadzorom uradnega organa.
V primeru obdelave osebnih podatkov v delovnih razmerjih je treba izhajati iz 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE in 119/21 – ZČmIS-A, v nadaljevanju ZDR–1), ki določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom, ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebne podatke delavcev, za zbiranje katerih ne obstaja več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov.
Na podlagi navedene določbe bi lahko vzgojno izobraževalni zavod kot delodajalec načeloma pridobival določene podatke iz kazenskih evidenc, vendar le od tistih kandidatov oziroma delavcev, ki so/bodo zaposleni na delovnih mestih, za katera se izpolnitev določenega kriterija, ki izhaja iz kazenske evidence, zahteva kot pogoj za zaposlitev. Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj in 123/21, v nadaljevanju ZOFVI) v 107.a členu določa, da na področju vzgoje in izobraževanja ne more skleniti delovnega razmerja oziroma opravljati dela oseba, ki:
- je bila pravnomočno obsojena zaradi naklepnega kaznivega dejanja, ki se preganja po uradni dolžnosti, na nepogojno kazen zapora v trajanju več kot šest mesecev;
- je bila pravnomočno obsojena zaradi kaznivega dejanja zoper spolno nedotakljivost.
Področna zakona v smislu členov 6(1)(c) in 10 Splošne uredbe, ki urejata dajanje podatkov iz kazenske evidence, pa sta v konkretnem primeru Kazenski zakonik (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16, 27/17, 23/20, 91/20 in 95/21, v nadaljevanju KZ-1) in Zakon o izvrševanju kazenskih sankcij (Uradni list RS, št. 110/06 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 40/09, 9/11 – ZP-1G, 96/12 – ZPIZ-2, 109/12, 54/15, 11/18 in 200/20 – ZOOMTVI, v nadaljevanju ZIKS-1).
V prvem odstavku 84. člena KZ-1 je določeno, da se podatki o izrečenih sodbah vodijo v kazenski evidenci. Z zakonom se določita obseg podatkov in dajanje podatkov iz kazenske evidence pred izbrisom iz kazenske evidence. Skladno z drugim odstavkom 84. člena KZ-1 se dajo na upravičeno z zakonom določeno zahtevo ustanov ali društev, ki so jim otroci ali mladoletniki zaupani v učenje, vzgojo, varstvo ali oskrbo, podatki iz kazenske evidence tudi za izbrisane obsodbe za kazniva dejanja po 170. členu, po 171. členu, po 172. členu, po 173. členu, po 173.a členu, po drugem odstavku 174. člena, po drugem odstavku 175. člena, izvršenega proti mladoletni osebi, in po 176. členu tega zakonika. Tretji odstavek 84. člena KZ-1 pa predpisuje, da se z zakonom določi, da se obsodbe za kazniva dejanja iz prejšnjega odstavka vpišejo v posebno evidenco in se predpišejo pogoji, omejitve in postopek za dajanje podatkov o takih obsodbah; v primerih, ki niso zajeti v prejšnjem odstavku, se obsodba kljub ohranitvi v posebni evidenci šteje za izbrisano (prvi odstavek tega člena).
V osmem odstavku 250.a člena ZIKS-1 je nadalje določeno, da podatke iz kazenske evidence za kazniva dejanja po 170. do 173.a členu, po drugem odstavku 174. člena, po drugem odstavku 175. člena, ki je izvršeno proti mladoletni osebi, in po 176. členu KZ-1, vpiše ministrstvo na podlagi pravnomočne odločbe o izbrisu obsodbe iz kazenske evidence oziroma po izpolnitvi pogojev za izbris obsodbe iz kazenske evidence v evidenco izbrisanih obsodb za kazniva dejanja zoper spolno nedotakljivost. Podatki iz evidence izbrisanih obsodb za kazniva dejanja zoper spolno nedotakljivost se dajo na upravičeno, z zakonom določeno zahtevo ustanov, društev ali skupin, ki so jim otroci ali mladoletniki zaupani v učenje, vzgojo, varstvo ali v oskrbo.
Pravilnik o kazenskih evidencah (Uradni list RS, št. 3/18, v nadaljevanju Pravilnik) glede dajanja podatkov iz kazenskih evidenc v 10. členu še določa, da se podatki iz kazenskih evidenc smejo dati pod pogoji, v obsegu in na zahtevo oseb, določenih z zakonom, ter na način, ki ga določa ta pravilnik. Zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc vsebuje podatke o fizični oziroma pravni osebi, na katero se zahteva nanaša, namen in pravno podlago za pridobitev podatkov, če se zahteva ne nanaša na vpogled v lastne osebne podatke, in podatke o vlagatelju. Zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc se vloži na obrazcu št. 1 za fizične osebe in obrazcu št. 2 za pravne osebe, ki sta kot Priloga II sestavni del tega pravilnika (prvi odstavek 11. člena Pravilnika). Ministrstvo nato preveri, ali je zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc v skladu z zakonom, ki določa pogoje, obseg in upravičene osebe za pridobitev podatkov, in s tem pravilnikom (prvi odstavek 12. člena Pravilnika). Ministrstvo na zahtevo iz 11. člena tega pravilnika izda potrdilo, ki vsebuje naslednje podatke o fizični ali pravni osebi, na katero se zahteva nanaša:
- ime in priimek fizične osebe, naziv oziroma firmo pravne osebe;
- enotno matično številko občana za fizično osebo, matično številko za pravno osebo;
- naslov stalnega oziroma začasnega bivališča za fizično osebo, sedež in poslovni naslov pravne osebe (ulica in hišna številka, poštna številka in pošta);
- podatke iz ustrezne evidence;
- opredelitev namena in pravne podlage za posredovanje podatkov.
Iz navedenih določb po mnenju IP torej izhaja, da so vzgojno izobraževalni zavodi kot delodajalci upravičeni do pridobitve podatkov iz evidence izbrisanih obsodb za kazniva dejanja zoper spolno nedotakljivost, izvršena proti mladoletni osebi, za svoje zaposlene oziroma kandidate pod pogojem, kadar je to predpisano z zakonom. IP meni, da določbe ZOFVI načeloma predstavljajo ustrezno pravno podlago. Vendar pa o utemeljenosti konkretne zahteve odloča Ministrstvo za pravosodje.
Prav tako IP izpostavlja, kot je zapisano na vladni spletni strani https://www.gov.si/zbirke/storitve/izpis-iz-kazenske-evidence-evidence-vzgojnih-ukrepov-in-evidence-izbrisanih-obsodb-za-kazniva-dejanja-zoper-spolno-nedotakljivost-potrdilo-o-nekaznovanosti/, da v postopku prijave na razpis za delovno mesto potrdila iz kazenske evidence ni potrebno priložiti, saj zadostuje že podpisana izjava kandidata za zasedbo delovnega mesta, iz katere izhaja, da kandidat soglaša s pridobitvijo dokazil s strani delodajalca. Na podlagi take izjave bo delodajalec za izbranega kandidata sam pridobil potrebna dokazila. Le v primeru, če kandidat soglasja ne poda, mora dokazila pridobiti in predložiti sam. Podrobnejša pojasnila so dostopna na povezavi: https://www.gov.si/assets/ministrstva/MP/CKE/Dodatna-pojasnila-zaposlitev.pdf.
Glede zahteve po pridobitvi oziroma predložitvi zahtevanega potrdila od že zaposlenih delavcev pa je delodajalec lahko omejen, če so v času zaposlitve izpolnjevali vse pogoje za zasedbo delovnega mesta. Okoliščina, ko bi npr. delodajalec takšno potrdilo lahko naknadno zahteval, bi nastala v primeru zakonske zahteve v zvezi z opravljanjem dela na določenem delovnem mestu. Določba 107.a člena ZOFVI je bila uzakonjena z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 129/06; ZOFVI-F), ki je začel veljati 27. 12. 2006. V tem primeru pa se pojavi tudi vprašanje, ki je predvsem delovnopravne narave, in sicer kakšne možnosti (morebitno premestitev na drugo delovno mesto ali celo prekinitev delovnega razmerja) ima delodajalec na voljo, če delavec odkloni zahtevo in ne poda soglasja za pridobitev potrdila ali le-tega ne prinese sam oziroma, če delavec ni nekaznovan. Ta vprašanja pa ne sodijo v pristojnost IP.
Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v smernicah IP, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.
Lep pozdrav,
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov