Posredovanje elektronskega naslova drugemu organu

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, iz katerega izhaja, da ste s strani ministrstva .. prejeli elektronsko sporočilo, ki naj bi odgovarjalo na vaše domnevno vprašanje. Navajate, da na ministrstvo niste še nikoli pisali in jim niste postavljali nikakršnih vprašanj, zato je nemogoče, da bi imeli vaš elektronski naslov. Ste pa o tematiki spraševali ravnateljico šole, zato domnevate, da je ta vaše vprašanje posredovala na ministrstvo brez izbrisa vaših podatkov. Ministrstvo ste že vprašali o tem, kako so prišli do vašega elektronskega naslova, odgovor še čakate. Zanima vas, ali so vam dolžni sporočiti, kdo jim je poslal sporočilo. Zanima vas tudi, ali gre za kršitev s strani ravnateljice, saj se vam zdi ta poteza neodgovorna in neprofesionalna.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uvodoma poudarjamo, da lahko IP opravi konkretno presojo, ali gre v primeru, ki ga opisujete, za kršitev predpisov s področja varstva osebnih podatkov, le v inšpekcijskem postopku. Ob tem pa opozarjamo, da je IP pristojen le za tisti del pravice do zasebnosti, ki se nanaša na varstvo osebnih podatkov in ga ureja 38. člen Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/1991 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju Ustava RS). V primeru posredovanja elektronske komunikacije bi eventualno lahko šlo tudi za poseg v pravico do komunikacijske zasebnosti iz 37. člena Ustave RS, ki sodi v pristojnost sodišč in je varovana z instituti civilnega ter kazenskopravnega varstva. Za varstvo te pravice IP ni pristojen.

Na splošno pa IP pojasnjuje, da je treba imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov (npr. posredovanje elektronskih naslovov) ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe in so za javni sektor, kamor sodijo šole in ministrstva, naslednje:

• privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)),
• sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
• zakon (točka (c)),
• izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1).

Kot pojasnjujete, naj bi ravnateljica šole posredovala vaše elektronsko sporočilo z vprašanji na ministrstvo, ... Pri tem bi lahko šlo za obdelavo, ki je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (člen 6(1)(c) Splošne uredbe). Zakon o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZUP) v petem odstavku 65. člena namreč določa, da če dobi organ po pošti, brzojavno ali po elektronski poti vlogo, ki je ni pristojen sprejeti, pa ni nobenega dvoma o tem, kateri organ jo je pristojen sprejeti, jo pošlje brez odlašanja pristojnemu organu oziroma sodišču in to sporoči stranki. V primeru, da ste v elektronskem sporočilu zahtevali informacije javnega značaja, ima smiselno podobno določbo tudi Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 - uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDIJZ), ki v 20. členu določa, da če organ, ki je prejel zahtevo, ne razpolaga z zahtevano informacijo, mora nemudoma, najpozneje pa v roku 3 delovnih dni od dneva prejema zahteve, odstopiti zahtevo organu, ki je glede na vsebino zahteve pristojen za njeno reševanje, in o tem obvestiti prosilca.

Vendar IP ne pozna konkretnega namena, zaradi katerega bi ravnateljica vašo vlogo poslala ministrstvu, niti če je to dejansko storila, prav tako pa tudi ne pozna vsebine vašega elektronskega sporočila, zato v okviru tega mnenja ne more podati obvezujočega stališča glede tega, ali je bilo posredovanje vašega elektronskega sporočila na ministrstvo in s tem razkritje vašega elektronskega naslova, potrebno in zakonito, ali ne. Pojasnjuje, pa, da je upravljavec (v konkretnem primeru je to ministrstvo) odgovoren za zagotavljanje skladnosti s predpisi s področja varstva osebnih podatkov in mora biti to skladno tudi zmožen dokazati (načelo odgovornosti).

IP bi vam zato predlagal, da se za utemeljitev kje so prejeli vaše elektronsko sporočilo in zakaj vam nanj odgovarjajo, obrnete na pristojno ministrstvo, ki vam je dolžno pojasniti pravno podlago, ki utemeljuje obdelavo vašega elektronskega naslova. Vendar glede na to, da ste slednje storili že sami, IP predlaga, da počakate na odgovor predmetnega ministrstva. Če boste nato menili, da sta ministrstvo ali šola, z obdelavo vašega elektronskega naslova kršila predpise s področja varstva osebnih podatkov, lahko vložite prijavo pri IP. Več o vložitvi prijave si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vložitev-prijave.

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si.

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/.

Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                    Mojca Prelesnik

                                                                                    informacijska pooblaščenka

Pripravila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.