Posredovanje dokazil v postopku revizije izplačil v evropski instituciji

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da na podlagi pogodbe o delu z Evropskim parlamentom in določenim evropskim poslancem za slednjega opravljate določena dela. V okviru redne revizije vas je Evropski parlament zaprosil za določena dokazila, za katere ste v dvomih, ali bi jih dejansko posredovali, saj so lahko zaupne narave in predstavljajo zasebno komunikacijo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma vam pojasnjujemo, da je IP nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov, pristojen za nadzor nad obdelavo osebnih podatkov upravljavcev in obdelovalcev osebnih podatkov s sedežem oziroma ustanovitvijo v Republiki Sloveniji. Za obdelavo osebnih podatkov s strani upravljavcev javnega in zasebnega sektorja, razen določenih izjem, se uporablja prej citirana Splošna uredba. Iz 6. člena slednje izhaja, da je obdelava osebnih podatkov dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V navedenem 6. členu Splošne uredbe so tako določene pravne podlage za zakonito obdelavo, in sicer:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

V konkretnem primeru pa sprašujete glede zakonitosti obdelave osebnih podatkov (v določenem delu pa za druge aspekte posredovanja podatkov, kot je zaupnost, morda poslovne skrivnosti in tajnost občil oziroma zasebne komunikacije, kar so področja, za katera IP sploh ni pristojen) s strani Evropskega parlamenta. Obdelavo osebnih podatkov s strani institucij Evropske unije ureja posebna uredba, in sicer Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES.

Za presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov, ki jo izvršujejo institucije Evropske unije (skladno z zgoraj navedeno Uredbo št. 2018/1725), pa ni pristojen slovenski Informacijski pooblaščenec, temveč Evropski nadzornik za varstvo osebnih podatkov. Svetujemo vam, da se za pojasnila in interpretacije obrnete nanj: https://edps.europa.eu/_en?lang=sl.

Slovenska praksa, glede katere vam določena pojasnila lahko poda IP, v vašem primeru niti ne bi bila relevantna, saj je tudi pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov in presojo njene zakonitosti, druga in je IP pri izvrševanju svojih pristojnosti ne uporablja. Tudi če bi šlo za interpretacijo zakonodaje, za katero je pristojen IP, pa v neobveznem mnenju ne moremo odgovarjati na konkretna vprašanja, denimo o tem, ali smete oziroma morate posredovali določeno dokumentacijo ali ne. Podali bi vam lahko le načelno mnenje s splošnimi napotki in ne konkretnih navodil za ravnanje. Posebej pa lahko omenimo še, da bi bilo treba odgovore na vaša vprašanja črpati tudi iz konkretnih pravnih dokumentov, kot je vaša pogodba, ki jo imate sklenjeno z Evropskim parlamentom, notranja pravila delovanja in izvajanja revizij znotraj Evropskega parlamenta in tudi zakonodaje EU s področja zakonitosti porabe javnih sredstev. Kot rečeno pa IP za to ni pristojen in vas napotuje na Evropskega nadzornika za varstvo osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov