Posnetek seje sveta staršev in kontakti članov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste kot predsednica sveta staršev od ravnatelja želeli pridobiti posnetek sestanka sveta staršev, ki je potekal po oddaljeni povezavi. Sestanek se je snemal s privolitvijo prisotnih z namenom sestave zapisnika. Obenem ste ravnatelja prosili tudi za kontaktne podatke ostalih članov sveta staršev - z njihovo privolitvijo - za lažjo komunikacijo oz. korespondenco. Ker udeleženi v tem primeru opravljate nekakšno javno funkcijo, ne vidite zadržkov ne glede pošiljanja posnetka seje ne glede kontaktnih podatkov sočlanov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Informacijski pooblaščenec meni, da gre v primeru, kot ga opisujete, za posredovanje osebnih podatkov znotraj upravljavca, saj izvajate funkcijo predsednice sveta staršev in ne nastopate v kakšni zunanji vlogi. V vašem primeru torej ne gre za to, da bi šola osebne podatke posredovala fizičnim ali pravnim osebam izven lastne organizacije, temveč za obdelavo osebnih podatkov znotraj organizacije, kjer je najpomembnejša opredelitev vlog in upravičenja posameznih subjektov znotraj organizacije, ki so ali niso upravičeni do obdelave posameznih vrst osebnih podatkov.

Svet staršev je po 66. členu Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 in naslednji; v nadaljevanju ZOFVI) eden od organov šole namenjen organiziranemu uresničevanju interesa staršev v javnem vrtcu oziroma šoli. Svet staršev predlaga nadstandardne programe; daje soglasje k predlogu ravnatelja o nadstandardnih storitvah; sodeluje pri nastajanju predloga programa razvoja vrtca oziroma šole, vzgojnega načrta, pri pravilih šolskega reda ter da mnenje o letnem delovnem načrtu; daje mnenje o kandidatih, ki izpolnjujejo pogoje za ravnatelja; razpravlja o poročilih ravnatelja o vzgojno-izobraževalni problematiki; obravnava pritožbe staršev v zvezi z vzgojno-izobraževalnim delom; voli predstavnike staršev v svet vrtca oziroma šole in druge organe šole; lahko sprejme svoj program dela sodelovanja s šolo, zlasti glede vključevanja v lokalno okolje; v dogovoru z vodstvom šole lahko ustanavlja oziroma oblikuje delovne skupine; opravlja druge naloge v skladu z zakonom in drugimi predpisi.

Glede na zgoraj navedeno se vaše zaprosilo nanaša na vprašanje, komu znotraj upravljavca so lahko dostopni osebni podatki zaposlenih oziroma vprašanje ustreznosti zavarovanja osebnih podatkov, ki jih upravljavec zakonito obdeluje (v kolikor je za snemanje seveda podana ustrezna pravna podlaga). Upravljavec je tisti, ki lahko in mora določiti, kdo znotraj njegove organizacije glede na svoje pristojnosti in naloge sme obdelovati osebne podatke. V zvezi s tem je treba namreč upoštevati določbo še veljavnega drugega odstavka 25. člena ZVOP-1, skladno s katero je upravljavec osebnih podatkov dolžan v svojih internih aktih predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določiti osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Bistveno je torej, da lahko znotraj upravljavca z osebnimi podatki praviloma razpolagajo le za to določene oziroma pooblaščene osebe v okviru svojih pristojnosti.

IP na koncu dodaja, da v okviru mnenja ne more podati dokončne presoje o tem, kdo sme znotraj upravljavca obdelovati določene osebne podatke in kdo ne, saj je ta presoja na samem upravljavcu, torej na šoli, ki jo zastopa ravnatelj in ki tudi odgovarja za zakonitost njenega poslovanja in delovanja. Zaradi navedenega se morda lahko ponovno obrnete na šolo v smislu preučitve internih aktov o obdelavi osebnih podatkov, če ti določajo, kdo in s kakšnimi nameni lahko dostopa do omenjenih podatkov. Dejstvo je namreč, da ste posnetke seje zahtevali ravno z namenom priprave (oziroma popravkov in zagotavljanja točnosti in celovitosti) zapisnika seje, torej za izvrševanje vaše funkcije predsednice sveta staršev, in ne za neke druge namene, ki ne bi bili združljivi z nameni, zaradi katerih so bili osebni podatki zbrani.

V zvezi s kontaktnimi podatki članov sveta staršev dodajamo še, da je privolitev tudi ena od možnih pravnih podlag, vendar bi privolitev prišla v poštev le v primeru, če bi kontaktne e-naslove pridobili oziroma zbrali od članov sveta staršev samih. Šola pa vam jih lahko posreduje le v primeru zgoraj navedene možnosti, če je to skladno z njenimi internimi akti dopustno v smislu posredovanja osebnih podatkov znotraj upravljavca.

Lepo vas pozdravljamo,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                                informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov